Zakazivanje revizije
Osiguravatelj osiguranja vašeg radnika vjerojatno će pokrenuti postupak revizije ubrzo nakon što istekne vaša radna odšteta.
Možete dobiti pismo od svojeg osiguravatelja ili telefonski poziv od osobe koja je dodijeljena za obavljanje revizije. Vaš dodijeljeni revizor treba zakazati reviziju u vrijeme koje vam odgovara. Datum bi trebao biti dovoljno daleko u budućnosti da ćete imati dovoljno vremena za prikupljanje informacija koje će vam revizor trebati. Zamolite revizora da vam pruži sažetak podataka koje će zahtijevati za obavljanje revizije.
Imajte na umu da vaš dodijeljeni revizor može ili ne mora biti zaposlenik osiguravatelja. Neki osiguravatelji održavaju unutarnji revizijski odjel osoblja sa svojim zaposlenicima. Druge outsource funkciju revizije neovisnoj revizorskoj tvrtki. Postupak bi trebao biti isti, obavlja li se revizija zaposlenik osiguravatelja ili izvođača radova.
Zapisi koje trebate
Revizor će trebati različite financijske informacije za vremensko razdoblje koje pokriva politika koja se revidira. Evo vrste informacija koje ćete možda zatražiti:
- Računovodstvena knjiga
- Porezni oblici, osobito obrasci 941 i 944, Savezni porezni obveznik poslodavaca (tromjesečno i godišnje)
- Zapisi o isplati u gotovini
- Plaćanja za usluge nezavisnih poduzetnika. Revizor će morati potvrditi da ti radnici nisu vaši zaposlenici.
- Plaćanja za usluge koje pružaju kooperanti
- Potvrda o osiguranju za svakog kooperanta kojeg ste zaposlili
- W-2 i 1099 oblika
- Opis posla za svakog radnika. Pobrinite se da točno opisuje dužnosti radnika.
- Opis vašeg poslovanja
- Zapisi o plaći za razdoblje politike. Revizor će morati provjeriti sve izvore plaća koji se pružaju svakom radniku (plaća, bonusi itd.).
- Ograničenja plaća koja se primjenjuju na izvršne službenike, partnere, vlasnike pojedinaca itd. , Koji su obuhvaćeni ovim pravilima
- Radni list vašeg radnog iskustva
Nakon što prikupite potrebne podatke, morat ćete ga organizirati. Stavite sve svoje evidencije plaća (kao što su obrasci W-2, platine, itd.) Kako bi informacije bile lako dostupne. Isto tako, postavite sve informacije u vezi s podizvođačima, uključujući iznose za plaćanje i potvrde o osiguranju, na jednom mjestu. Vaši napori će se isplatiti, što će reviziju olakšati i brže.
Što je uključeno u plaću?
Premija za naknadu vašeg radnika izračunava se množenjem stopa puta vašeg plaća, a zatim podijeli rezultat za 100. NCCI i većina državnih službenika za naknadu štete se odnose na plaće kao naknadu . Ovi su pojmovi često korišteni naizmjenično. Oboje znače novčanu vrijednost usluga koje vaši zaposlenici pružaju vašoj organizaciji.
Troškovi koji su uključeni u naknadu variraju nešto od države do države. Međutim, oni uglavnom uključuju sljedeće:
- Bruto plaće i nadnice, uključujući retroaktivne plaće i plaće
- Povjerenstva. To uključuje ukupne provizije zaprimljene od strane radnika i svako povlačenje protiv provizije.
- Bonusi, uključujući i dionice bonus planova
- Odmor, odmor i bolovanja
- Plaćanje prekovremenog rada. U svim, ali nekoliko država, naknada uključuje prekovremeni rad obračunava se u pravom trenutku. Na primjer, pretpostavimo da je normalna satnica radnika 20 USD po satu. Ako je radniku isplaćeno 600 dolara za 20 sati prekovremenog rada, uključili biste samo plaću za prekovremeni rad od samo 400 dolara.
- Plaćanja od vas koji bi inače bili odbijeni od plaće zaposlenika prema zakonu za socijalnu sigurnost, Medicare ili mirovinski plan
- Plaćanje radnicima na osnovi koji nije radno vrijeme. Primjeri su radovi na dijelovima, dijeljenje dobiti ili planovi poticaja.
- Plaćanje ili doplatak za ručne alate ili ručne alate koji radnici koriste za obavljanje svojih poslova
- Vrijednost iznajmljivanja stana ili kuće koja se pruža zaposleniku. Također, vrijednost ostalog smještaja i obroka koje je zaprimio radnik kao dio njegove plaće
- Plaćanja oduzeta od bruto plaće radnika za mirovinu, kafeterija ili planove ušteda
- Platna lista za zaposlenike neosiguranih kooperanata (vidi komentare u nastavku)
Što je izuzeto iz plaće?
Postoji niz troškova koji su obično isključeni kada se obračunava plaća u svrhu osiguranja za naknade radnika. Dok se one razlikuju po državi, često uključuju sljedeće:
- Savjeti i ostali primici koje primaju zaposlenici
- Otpremnine (osim radnog vremena)
- Popusti na robu kupljenu od poslodavca
- Naknadni troškovi poslovanja
- Platite za aktivnu vojnu dužnost
- Jedinstvene naknade
klasifikacije
Jedan od primarnih zadataka revizora je osigurati ispravno klasificiranje osiguranog poslovanja. Sustavi klasifikacije kompenzacija radnika osmišljeni su kako bi se kategorizirale tvrtke , a ne pojedinačni zaposlenici. Revizor će pregledati operacije vaše tvrtke kako bi utvrdio je li osnovna klasifikacija navedena na pravilima ispravna.
Osnovna klasifikacija je klasifikacija koja najbolje opisuje vaše cjelokupno poslovanje. To je često isto kao i vladajuća klasifikacija (klasifikacija dodijeljena najviše plaće). Na primjer, pretpostavimo da upravljate trgovačkim strojem. Neki od vaših zaposlenika rade s rezačima, dok drugi rade za bušilice ili strojeve za utiskivanje. Specifične aktivnosti koje obavljaju vaši zaposlenici mogu se razlikovati od radnika do radnika. Ipak, svi oni odgovaraju vašoj osnovnoj klasifikaciji, Machine Shop.
Neki zaposlenici mogu obavljati poslove koji zahtijevaju odvojene klasifikacije. Na primjer, vaša strojarnica zapošljava službenika koji obavlja svoj posao u zatvorenom uredu od drugih radnika. Ovaj će zaposlenik vjerojatno biti dodijeljen klasifikaciji zaposlenika uredskog ureda umjesto Machine Shop-a.
Sustavi klasifikacije naknada radnika su iznimno složeni. Vaš revizor može reklasificirati vašu tvrtku na način koji ne razumijete ili koji vam nema smisla. U tom slučaju, zamolite revizora za objašnjenje. Ako ste još uvijek zbunjeni o promjenama, pitajte svog agenta ili brokera za pomoć.
Sastanak s revizorom
Za provođenje revizije, revizor će se morati sastajati s vama ili pouzdanim predstavnikom vaše tvrtke. Ako ovaj zadatak delegirate nekome drugom, obavezno pripazite da on ili ona:
- dobro zna vašu tvrtku
- razumije sve faze poslovanja tvrtke
- zna što zadatke obavlja svaki zaposlenik
- razumije politiku nadoknade radnika vaše tvrtke, uključujući i klasifikacije koje sadrži
- razumije financijske podatke vaše tvrtke, uključujući podatke o plaću, kako bi on ili ona mogli odgovoriti na pitanja od revizora
Prilikom sastanka s revizorom, vi ili vaš naznaku trebali bi biti suradni i odgovoriti na pitanja revizora, kao i vi. Ne nude informacije koje nisu zatražene.
Kao i mnoge tvrtke, vaša tvrtka može angažirati offsite knjigovodstvene tvrtke za obradu vaših računovodstvenih i plaća funkcije. Treba li vam se knjigovođa sastati s revizijom u vaše ime? Odgovor je ne. Vaš knjigovođa može pružiti revizoru financijske podatke koje treba obaviti reviziju. Međutim, revizor će morati posjetiti vaše prostorije za obavljanje fizičke revizije.
kooperanata
Mnoge države imaju zakone koji nameću odgovornost za izvođače koji unajmljuju neosigurane kooperante. Ti se zakoni primjenjuju na vas ako vaše poslovanje radi kao izvođač radova i podugovara rad s drugima.
Na primjer, pretpostavimo da vaša tvrtka, ABC Construction, angažira jednog podizvođača pod nazivom P & J Plumbing radi cjevovoda u zgradi koju obnavljate. Zaposlenik P & J-a je ozlijeđen na poslu i pokušava podnijeti zahtjev za naknadu štete radnika. Međutim, P & J nije otkupio naknadu za radnike. U većini država, ozlijeđeni radnik može tražiti naknadu prema vašoj politici naknade za radnika.
Osiguravatelji su zakonom dužni pružati pogodnosti zaposlenicima neosiguranih kooperanata. Stoga će vaš revizor pregledati vaše porezne dokumente i potražiti 1099 obrazaca izdanih podizvođačima. On ili ona će provjeriti jeste li dobili svjedodžbu o osiguranju od svakog kooperanta kojeg ste unajmili. Ako bilo koji podugovaratelj koji ste angažirali nije pružio dokaz o osiguranju odštete za radnike, revizor će vam naplatiti dodatnu premiju za osiguranje tog izvoditelja.
Stopa naplaćena za neosigurane kooperante ovisi o vrsti posla koji je izvršio podizvođač. Na primjer, ako je kooperant obavio krovište, tada će se koristiti stopa za odgovarajuću klasifikaciju krovišta. Stopa će se primijeniti na sve ili dio troškova podugovaranog posla. Ako je novac koji ste uplatili podizvođaču bio samo za rad, tada će se cijeli trošak (podijeliti s 100) koristiti kao osnova za premiju.
Izvođač protiv kooperanta
Ako vaša tvrtka nije izvođač radova, jeste li odgovorni za ozljede koje su pretrpjeli zaposlenici samostalnih poduzetnika koje angažirate? Odgovor je općenito ne. Ugovaratelj posluje u poslu koji je neovisan o vašem. Dakle, izvođač je odgovoran za pružanje naknada štete radnicima svojim ozlijeđenim zaposlenicima.
Na primjer, pretpostavimo da posjedujete maloprodajnu trgovinu. Postavljate Fabulous Flooring, izvođaču podnih obloga, da razbijete starog linoleuma u vašem dućanu i zamijenite ga novim. Ocijenite željeni rezultat (novi kat) i Fabulous radi posao. Fabulous nadglednik nadgleda radnike na podu. Nadzornik postavlja raspored rada i diktira kako zaposlenici obavljaju svoj posao. Ako je Fabulous zaposlenik ozlijeđen prilikom postavljanja vašeg novog poda, Fabulous (a ne vaša tvrtka) treba biti odgovoran radniku.
Postoje neke situacije u kojima se tvrtka može smatrati odgovornom za ozljede zaposlenika neovisnog izvođača radova. Stoga biste trebali inzistirati na tome da sve angažirane samostalne poduzetnike daju dokaze da su kupili osiguranje od naknada za radnike.