Zapravo, možete se pitati jeste li party planer ili planer sastanka. U profesiji za planiranje događaja, nazivi poslova su jednako raznoliki i brojni kao i ponuđene usluge i često ih je teško opisati i razlikovati od sljedećeg.
To može biti izazov prilikom pripreme portfelja planiranja događaja, traženja posla ili rada s klijentom koji nema ispravno razumijevanje funkcije i odgovornosti vašeg posla.
Upravljanje događajima i planiranje događaja
Iako su vrlo usko povezani, upravljanje događajima i planiranje događaja dvije su vrlo različite funkcije. Ključna razlika leži u ove dvije riječi: upravljanje i planiranje. U vrlo jednostavnim terminima menadžeri događaja upravljaju događajima, a planeri događaja planiraju događaj.
Na taj način, menadžeri događaja mogu također planirati aspekte događaja i planera događaja koji mogu upravljati određenim komponentama procesa planiranja događaja. Voditelji događaja i planeri događaja rade uz rame, a njihove se odgovornosti mogu preklapati.
Da bi stvari bile još zbunjujuće, pojedini organizatori događaja često pružaju usluge upravljanja događajima, a menadžeri događaja mogu također ponuditi usluge planiranja događaja. Ako sve ovo zaglađujete glavu, počnimo pažljivo pogledati upravljanje događajima.
Upravljanje događajima uključuje upravljanje projektima
Upravljanje događajima uključuje stvaranje i razvoj velikih događaja koji mogu uključivati konferencije, konvencije, koncerte, sajmove, festivale i svečanosti. Upravljanje događajima uključuje identifikaciju ciljane publike, formuliranje koncepta događaja, planiranje cjelokupne logistike događaja i vođenje projekta upravljanja događajem u cjelini - uključujući upravljanje timovima osoba odgovornih za svaku funkciju, proračun i nadzor izvršavanja događaja.
Upravitelji događaja također nadziru usluge svih vanjskih dobavljača i stručnjaka, koji uključuju planere događaja.
Specifične odgovornosti upravitelja događaja mogu uključivati:
- Odabir i rezerviranje mjesta
- Koordinacija vanjskih dobavljača
- Uključivanje zvučnika ili zabave
- Organiziranje prijevoza i parkiranja
- Dobivanje potrebnih dozvola i odgovarajućeg osiguranja
- Odgovornost za poštivanje zdravstvenih i sigurnosnih standarda
- Razvijanje planova izvanrednih događaja
- Kriza i upravljanje situacijom na događaju
- Izrada sigurnosnog plana
- Praćenje događaja
Ovaj popis nikako nije potpuna. Ovisno o opsegu događaja i ostalim angažiranim stručnjacima, odgovornosti za posao mogu se razlikovati.
Uloga službi za upravljanje događajima
Organizacije za upravljanje događajima često se angažiraju za planiranje i izvršavanje velikih sastanaka tvrtki i posebnih događaja. Dok su vjenčanja i koncerti zajednički događaji za upravljanje događajima, sportski događaji, okupljanja i velike zabave također su prigode koje mogu imati koristi od upravljanja događajima.
Vlasti, neprofitne organizacije, udruge i korporacije koriste sve tvrtke za upravljanje događajima kako bi koordinirale važna događanja i sastanke. Funkcija upravljanja događajima često se može naći unutar korporativnog marketinga ili odjela za odnose s javnošću ili kao dio njihovog osobnog događanja.
Vještine za uspjeh
Kao i kod većine funkcija planiranja događaja, upravljanje događajima zahtijeva odlične organizacijske vještine za uspjeh. Sposobnost multitaskiranja i manipuliranja mnogim pokretnim dijelovima je neophodna i zajedno s tom vrhunskom organizacijom dolazi potreba za učinkovite vještine upravljanja vremenom.
Osposobljavanje za prioritet i zadržavanje zadatka je ono što vodi do uspješnog događaja. Upravljanje događajima započinje s procesom stvaranja vizije za događaj, a potom kroz izvršenje, što zahtijeva i kreativnost i fleksibilnost.
Budući da je upravljanje projektima ključni element i uključuje upravljanje ne samo funkcijama već i timovima ljudi, također su važne interpersonalne vještine. Interakcija s pojedincima na svim razinama organizacije je dio posla i ima zvijezde komunikacijske sposobnosti i ugodnost i simpatičnost idu daleko u razvoju tih odnosa.