Vodič planiranja događaja za planiranje mjesta

Koraci za pronalaženje mjesta za savršeni događaj

Odlučivanje o najboljem prostoru ili prostoru događaja ključno je za ukupni uspjeh vašeg događaja. Dok planiranje mjesta treba vremena, ne mora se osjećati neodoljivo. Za mnoge profesionalne planera događaja i amatera, to zapravo može biti zabavan izazov.

Pod pretpostavkom da ste već identificirali vrstu događaja koji planirate i njegovu svrhu, morate uzeti u obzir i mnoge druge čimbenike kada započnete proces odabira samog mjesta.

Slijedi ovaj smjernica koji će vam pomoći u koracima odabira savršenog događaja.

Prepoznajte svoju ciljanu publiku i upoznajte svoj popis gostiju

Kada planiranje mjesta za događaj, jedan od najvažnijih dijelova informacija koje morate znati je tko će biti vaši gosti i koliko očekujete da prisustvujete. Dok će vrsta događaja zasigurno obavijestiti mjesto izbora, jedan od najvećih ograničavajućih čimbenika za događaj je njegov kapacitet. Pazite da znate barem točnu procjenu (to može biti raspon) broja gostiju jer to odmah ograničava opcije mjesta održavanja. Također biste trebali razmotriti svoju publiku. Budite sigurni da mjesto ne odražava samo događaj, već i goste i očekivanja gostiju.

Odredite datume događaja

Provjerite svoj kalendar jer će vrijeme utjecati na mnoge odluke, uključujući mjesto izbora. Nakon vašeg popisa gostiju datum vašeg događaja bit će sljedeći ograničavajući faktor.

Ovisno o vrsti događaja koji planirate, možda ćete morati biti fleksibilni s vašim datumom događaja kako biste dobili mjesto na kojem želite ili ćete morati biti fleksibilni s izborom mjesta kako biste dobili datum koji želite. Trebali biste započeti planiranje mjesta gdje znate gdje ste vi ili klijent fleksibilni.

Evo nekih pitanja koja valja razmotriti:

Izračunajte svoj proračun

S otvorenim proračunom svatko može planirati veliki događaj i imati beskonačan izbor izbora mjesta. No, vjerojatnije je da su vaši financijski resursi ograničeni i trebali biste biti svjesni od samog početka vaših financijskih ograničenja - čak i ako je vaš proračun događaja jednostavan proračun ili raspon lopte. Planer događaja uvijek može planirati veliki događaj unutar razumnog proračuna.

Obujam iz različitih lokacija

Jednom kada su popis brojeva gostiju i eventualni datumi događaja suzeni, važno je utvrditi gdje se događaj može održati. Hoteli i događaji ili centri za konferencije su neki od najpopularnijih događaja za korporativne događaje i vjenčanja, ali nisu jedine mogućnosti.

Ovo je vrijeme da budete kreativni u vašem razmišljanju. Razmislite o sljedećem:

Pronađite odgovarajuću vrstu prostora događaja

Mjesto koje odaberete mora imati odgovarajući prostor za vrstu događaja koji planirate. Hoće li vaš događaj zahtijevati plesni podij? Trebate li PA sustav? Što je s postoljem zvučnika ili zaslonom projektora? Koju vrstu postava tablice trebate? Pored razmatranja ovih vrsta pitanja, ovdje su neke od najboljih pitanja o planiranju mjesta za postavljanje pitanja:

Razmotrite usluge i ograničenja mjesta

Uz pronalaženje prave vrste prostora događaja, željet ćete pogledati vrste ostalih usluga koje nudi mjesto i odlučiti o vrijednosti svojeg događaja. Neki će objekti imati i željeni popis dobavljača s kojih morate raditi na pronalaženju dobavljača ili dobavljača za druge usluge. Ostala mjesta imaju ograničenja na dekor ili druge aspekte samog događaja. Neka od pitanja koja se postavljaju uključuju:

Razmotrite reputaciju mjesta

Reputacija mjesta za uslugu ključna je. To je često razlika između održavanja dobrog događaja i stvaranja velikog događaja. Način na koji mjesto održavanja svojih objekata, osoblja i klijenata uvijek će se pamtiti. Da biste dobili osjećaj za vrijednost reputacije mjesta, razmotrite ova pitanja:

Raspored posjeta

Ako logistika i vrijeme apsolutno ne spriječe, svaki planer događaja treba provesti inspekciju na mjestu prije nego što se dogovori s bilo kojim mjestom. Slike mogu biti izuzetno korisne, ali postoje mnogi aspekti koji se mogu samo procijeniti osobno. Zatražite obilazak mjesta, uključujući sve, od parkirališta do ulaza i prostora događaja do kupaonice. Bit će vam drago što ste učinili!

Uključite postavke klijenta

Na kraju dana, planeri događaja moraju predložiti svoje mjesto preporuke svojim klijentima (bez obzira na to jesu li interni klijenti poput rukovoditelja tvrtke ili menadžmenta ili vanjskog klijenta) i dobivaju odobrenja. Jedino pitanje koje se postavljaš kod klijenta tijekom faze planiranja mjesta je hoće li klijent odobriti moju preporuku (e)? Da biste mogli odgovoriti na to pitanje s nekim povjerenjem, morate se pobrinuti da razumijete klijenta očekivanja i postavke od samog početka.