Zbog svega toga, planeri sastanaka trebaju čvrsto shvatiti brojeve ugostiteljskih usluga kako bi osigurali kvalitetu hrane i izbjegli kazne. Dolje su navedene istaknute figure i pojmovi za upoznavanje.
Procjena broja
To je broj gostiju kojima u početku izradite projekcije događaja. Nema stvarne obveze s procijenjenim brojem jer je više "radni broj" korišten za procjenu troškova i potreba za osobljem.
Očekivani broj
Očekivani broj predaje se dva ili tri tjedna prije događaja. To predstavlja precizniji broj očekivanih gostiju, a vezan je uz konačni broj. Svako ugostiteljsko poslovanje ima svoje politike za očekivane brojeve, ali općenito govoreći, ne smije se odstupati za više od 15% konačnog broja.
Konačni broj / zajamčeni broj
To je broj gostinjskih obroka za koje ćete platiti, a također predstavlja i broj mjesta na kojima će ugostiteljski tim postaviti sobu.
Sve promjene na ovom broju nakon datuma dospijeća mogu prouzročiti kazne ili kasne naknade. Stoga je važno da planer postavlja datum RSVP-a koji pada prije roka za jamstvo.
Pad postotka
Postoje dva kuta za ispuštanje postotaka. Prvo je izračunato ugostiteljskom djelatnošću da biste vidjeli koliko je vaš konačni broj izgubio od očekivanog broja.
Ako je postotak prevelik (preko 20%), može se izdati kazna za pokriće troškova vezanih uz narudžbe za osoblje i narudžbe. Planeri koriste postotke padova kako bi procijenili koliko "ne-pokazuje" očekivati. Pad od 2% je prosječno za plaćene ili ulaznice. Taj prosjek može se penjati iznad 5% za događaje koji su besplatni. Kao što možete zamisliti, polaznici će se vjerojatno pokazati kada imaju novac uložen u događaj.
Kartice za obroke
Neki planeri nude više od jednog entrera na formalne obroke, a to stvara još jedan izračun zahtjev. Hoteli i banketi ne žele nagađati koliko će gosti izabrati odrezak ili piletinu, tako da planeri mogu dobiti točne brojeve svakog izbora putem svog RSVP sustava. Na dan događaja, svaki sudionik bi trebao dobiti obojen obrok kartice mogu staviti na stol, tako da poslužitelji automatski znaju što jelo koje su naručili.
Pijte ulaznice
Planeri događaja mogu koristiti ulaznice za piće kako bi kontrolirali troškove vožnje otvorenog kafića. To se postiže davanjem svakom gostu jednu ili dvije ulaznice za piće prilikom registracije. Barmenica će prihvatiti ulaznice u zamjenu za piće, a gosti koji se odluče piti iznad dopuštene ulaznice mogu platiti gotovinu. Jedna stvar koju treba napomenuti o ulaznicama za piće je da će mjesto naplatiti najvišu cijenu pića po ulaznicama.
Iz tog razloga, ima smisla koristiti ovaj sustav s pivom i vinom ili kućnim barom budući da će odabir biti skuplji.
Radite sa sustavom
U konačnici, planer događaja mora pružiti preciznu procjenu ugostiteljskom odjelu. Oni planeri koji ignoriraju politike i rokove koje izdaje njihov pružatelj mogu završiti plaćati više nego što bi trebali učiniti u obliku kazni i drugih pristojbi. Najbolji način da se to izbjegne je pročitati kroz ugostiteljske politike prije planiranja događaja. Slijedom ovog jednostavnog pravila pomoći ćete odabrati najprikladnije datume i troškove koji će se prenijeti na goste.