Vještine koje moraš biti planer događaja
Najuspješniji planeri događaja imaju alatni okvir ispunjen impresivnim vještinama. Od njih, to su top 5 vještina planiranja događaja koje ćete privući na redovito i one koje mogu napraviti ili slomiti vaš uspjeh.
5 Vještine planiranja događaja koje trebate
Vrlo organizirano
U planiranju događaja uspjeh je u detaljima. A mnogi od njih! Praćenje brojnih zadataka, višestrukih dobavljača i neprekidno mijenjanje popisa obveza odjednom - zadržavajući klijenta sretnim - može biti izazov za neke i zastrašujuće za druge. Biti visoko organiziran je neophodan za uspješno planiranje događaja. Za one koji stvaraju i upravljaju popisima kako bi održali svoj osobni život glatko, organiziranje može doći prirodno. Za druge koji se bore sjećati se rokova ili podići suho čišćenje, organiziranje može zahtijevati više napora.
Planeri događaja mogu upravljati jednim događajem u isto vrijeme ili biti u fazi planiranja višestrukih događaja istodobno.
Neki događaji, kao što su godišnja konferencija, traju više od godinu dana planiranja tako da planeri događaja moraju ostati organizirani tijekom dugog leta.
Ima obilje organizacijskih alata za planere događaja, od softvera koji prati prijavu na predloške za obrasce i proračunske tablice. Popis za provjeru planiranja događaja koji je prilagođen za svaki događaj jedan je od najvrednijih alata za planiranje događaja bez obzira na vašu prirodnu organizacijsku sposobnost.
Zato shvatite organizacijski sustav koji radi za vas jer je to jedna od najvažnijih vještina planiranja događaja koju možete imati.
Lijep
Što sve imaju sve zajedničke događaje? Narod! S kime komunicirate i radite u procesu planiranja događaja? Narod! Uspješni događaj planeri su lijep, zanimljiv, dobri razgovori i izvrsni slušatelji. Planiranje događaja je vrlo društvena struka u tome što je krajnji rezultat - sam događaj - ili skupina ljudi, velikih ili malih. Razumijevanje ljudi i uživanje u razgovoru s njima dio su posla. To ne znači da ćete kao planer događaja provesti većinu svog dana na klijentima i uživati u koktelima na društvenim događajima. Nikako. Planiranje događaja je težak posao, a velik dio se troši na stolu s telefonom ili računalom. No, uklapanje u jedan od ovih zajedničkih zadataka za planiranje događaja je neophodan:
- Pregovaranje s hotelima
- Rasprava o izbornicima s ugostiteljskim menadžerima
- Susret s dobavljačima
- Pitching Vaše ideje događaja potencijalnom klijentu
- Umrežavanje bilo kada i bilo gdje
- Nadzorno osoblje događaja
- Radite svoj događaj i interakciju s gostima i radnicima
Uostalom, u svakodnevnom životu, većina nas se sjeća ugodnih, korisnih ljudi s kojima smo u interakciji, a ta interakcija može napraviti iskustvo koje je mnogo ugodnije za obje strane.
Znanje o tome kako se povezati s različitim osobnostima, kako se povezati s nekim koga želite poslovati i biti netko tko čini pozitivan dojam su ključevi uspjeha pa razmotrite ovu jednu od onih bitnih vještina planiranja događaja. Nitko ne želi raditi ili pomoći nekome tko je teško razgovarati, teško razumljiv ili nepristojan i neprofesionalan na bilo koji način.
Izvrsni Communicator (koji uključuje slušanje!)
Izvrsne komunikacijske vještine bitne su u mnogim zanimanjima. U planiranju događaja, pogrešno komuniciranje može dovesti do brojnih problema kako za planera događaja tako i za klijenta, a jednostavno nesporazum može imati katastrofalne rezultate. Biti u stanju učinkovito komunicirati misli i ideje je vrlo praktična vještina koja se svakodnevno koristi putem organizatora događaja svih razina iskustva.
Evo nekoliko primjera kako se ove vještine planiranja događaja koriste pri planiranju događaja:
Pisana komunikacija:
- pisanje prijedloga događaja za potencijalnog klijenta
- stvarajući materijale na tržište svoje tvrtke
- pisanje ugovora s klijentima i dobavljačima
- izrada bilješki o hvalu na gostujućim govornicima i VIP osobama
Verbalna komunikacija:
- sposobnost da objasni opseg i svrhu događaja
- učinkovito komunicirajte svoje ideje nadgledniku, klijentu ili dobavljaču
- razumijevanje i obradu informacija koje se pružaju, kao što su pitanja klijenta ili pitanja ugostitelja
- vješto pregovara o hotelskim cijenama, pojedinostima o ugovoru ili dodacima dobavljača
kreativan
Uspješni organizatori događaja imaju ideje. Puno njih. I s tom kreativnošću, sposobnost preobrazbe ideje u nešto opipljivo. Mogu uzeti viziju i dovesti je u život. Od razvijanja jedinstvene teme za stranku da dođe do pristupačne rješenja za ukrašavanje koja zadovoljava mali proračun, kreativnost je neophodna pri planiranju događaja.
Kreativnost također dolazi u igru kada se suočava s neizbježnim problemima koji se javljaju čak i tijekom najproblematičnijeg, profesionalno planiranog događaja. U ovom scenariju, kreativnost se oblikuje u obliku rješavanja problema. Biti sposobni kreativno razmišljati kako bi razvili rješenja za probleme mogu pozitivno utjecati na uspjeh vašeg događaja.
multitasker
U različitim fazama procesa planiranja događaja, upravlja se brojnim zadacima. Možda se pregovara o hotelskom ugovoru, sastanku s klijentom kako bi raspravljali o mogućim govornicima gostiju, rezervirao ugostitelj, razgovarao o najamnicima i istraživao mogućnosti zabave. I to je samo za jedan događaj. Dodaj sve događaje u fazu planiranja odjednom, a rezultat je žongliranje. Uspješni organizatori događaja trebaju znati kako učinkovito zadavati više zadataka i zadržati mnoge aspekte događaja istodobno, bez ikakvih zadataka koji padaju na putu.
Uspjeh leži u sposobnosti prioriteta i usredotočenja na svaki zadatak u tom prioritetnom poretku, a da pritom ne oduzme druge stvari koje trebaju skloniti ili postati preplavljene brojnim stvarima koje trebaju vašu pažnju. Ostati smireni, usredotočeni i fleksibilni su atributi uspješnog multitaskera.