Savjeti u nastavku pomoći će vam da podesite svoje komunikacijske vještine kako biste uštedjeli na vremenu, smanjili stres i postali produktivniji učinkovitije komunikacije u svakoj interakciji koju imate u svojoj maloj tvrtki.
Ograničite distractions i slušajte
Slušanje je ključ za učinkovitu komunikaciju, ali to nije uvijek lako. Jedan od načina da postanete bolji slušatelj jest pokušati ograničiti distractions tijekom razgovora koji otežavaju slušati i apsorbirati ono što drugi govore. To može značiti zatvaranje klijenta e-pošte, isključivanje telefonskog zvona ili zatvaranje vrata u vaš ured. Prilikom tih malih stvari, pobrinite se da osoba s kojom razgovarate ima punu pozornost.
Također je važno ograničiti unutarnje distractions, to jest, sve što se događa u vašem umu. Kada imate nekoliko tema kako biste se borili tijekom sastanka ili razgovora koji prolaze kroz njih da bi sve vaše ideje izvan može biti primamljivo, ali to uzrokuje zbunjenost i može učiniti drugoj osobi osjećati da mu njegov unos nije važan.
Usporite i zapamtite da je komunikacija dvosmjerna ulica. Uspostaviti dati-i-take koji omogućuje obje strane da imaju svoje reći.
Budite odgovorni
Jedna od najgorih stvari koje možete učiniti kada nastane sukob ili netko ima prigovor o vašem poslovanju, proizvodima, uslugama i sl. Ignorira ga. U većini slučajeva, neka vrsta odgovora treba odmah izdati, čak i ako je to samo kratka izjava da ćete pogledati problem.
Ako pričekate da sve potrebne informacije budu potrebne prije odlaska na nesretnu zabavu, one mogu završiti ne samo nesretnom, već i sada ljutom. Držite linije komunikacije otvorene u svim situacijama tako što ćete biti što brže odgovarajući i pazeći da vas ljudi koji se doznaju osjećaju da vam je važno njihovo izdavanje.
Pitajte prava pitanja
Toliko se komunikacija oslanja na dobivanje informacija koje su vam potrebne, a mnogo puta to znači da morate postaviti prave vrste pitanja. Postoje tragovi o pitanjima koja biste trebali postaviti u svakom dijelu razgovora koji imate. Morate biti u mogućnosti slušati i nula u na one tragove da shvatiti koja pitanja će razotkriti informacije koje su vam potrebne.
Razmislite o slučaju zaposlenika koji nije ispunjavao ciljeve i općenito je nesretan na poslu. Ako ne postavljate prava pitanja, možda nikada nećete doći do korijena problema, što može biti bilo što od osobnih problema do nedovoljno izazvane.
Iskoristite većinu susreta
Sastanci su zloglasni zbog toga što su vremenski razbojnici ako nisu dobro planirani i temeljito organizirani. Ako ste organizator, prva stvar koju biste trebali učiniti da biste poštovali svačija vremena i učiniti vaš sastanak što je učinkovitije je zakazivanje unaprijed.
Zatim, odvojite vrijeme za pripremu dnevnog reda koji opisuje fokusne točke i postavlja strukturu za sastanak.
Evo nekih drugih savjeta pametnih sastanaka koji će vam pomoći da vaš sastanak bude produktivan:
- Potvrdite vrijeme sastanka u odgovarajućim vremenskim zonama jedan do dva dana prije sastanka.
- Dodjeljivanje moderatora sastanka koji upravlja sastankom i osigurava da sudjeluje na dnevnom redu.
- Potaknite unos i pitanja svih sudionika sastanka.
- Uzmite bilješke ili dodijelite nekom drugom da bilježi bilješke kako biste uhvatili važne detalje sastanka.
Kombinirajte komunikacijske metode
Komunikacija licem u lice ili govorna pošta je odlična za uklanjanje vremenskih izazova koji često dolaze s e-poštom. Ali može stvoriti i više pitanja i zbunjenosti ako sve uključene strane nisu na istoj stranici.
Čak i ako se većina vaših komunikacija odvija preko telefona ili na mrežnim događajima , možete izraditi sažet e-poruke koje opisuju ono što se raspravljalo, koji su sljedeći koraci i tko je odgovoran za što. To može biti odličan način kombiniranja različitih komunikacijskih metoda za učinkovitije (i manje zbunjujuće) komunikaciju naprijed.
Usredotočite se na korisničku službu
Dobra usluga korisnicima ovisi o dvosmjernoj komunikaciji. Često kada dođe do sukoba s klijentima, ključ za rješavanje komunicira se radi otkrivanja problema, a zatim nastavlja komunicirati dok se ne otkrije rješenje.
Jedan od načina održavanja dugoročnih odnosa s klijentima je održavanje otvorenih linija komunikacije. To znači tražiti informacije o tome kako stvari idu i kako se osjećaju o proizvodima i usluzi koju pružate. Može se postići na kraju projekta, tijekom svakodnevnih razgovora, fokus grupom ili formalnim anketama.
Koristite povratne informacije koje primate
Ako već komunicirate sa svojim klijentima, vjerojatno ćete redovito primati povratne informacije, čak i ako ih ne tražite putem formalnih metoda. To može biti zlatni rudnik korisnih informacija o tome kako vaša tvrtka, proizvodi i usluge percipiraju klijenti i potencijalni klijenti. Da biste bili učinkoviti, ipak morate koristiti te podatke da biste promijenili i poboljšali svoje procese. Napravite postupak za prikupljanje povratnih informacija koje primate na jednom mjestu, a zatim poništite svaki mjesec ili dva da biste analizirali podatke i stvorili plan za implementaciju i praćenje poboljšanja.
U konačnici, učinkovita komunikacija može biti jedna od najvažnijih vještina koje koristite u vašem poslovanju. Ako vaše komunikacijske vještine mogu koristiti neke fine podešavanje, potrebno je vrijeme da analizira način komuniciranja i rezultate vaše komunikacije. Zatim se usredotočite na načine na koje ga možete poboljšati tijekom vremena. Možda ćete se iznenaditi koliko to poboljšava vaše odnose s osobljem, klijentima i kolegama.