Stvarnost planiranja konferencije je da, bez ikakvog iskustva, možete izgubiti puno vremena previše razmišljanja o svakom malom detalju dok gledate na važnije probleme.
Kako bismo proces učinili jednostavnijim za prvi put, predstavili smo najvažnije korake, pružajući vam veze na naše detaljnije upute o svakoj pojedinoj temi. Rezultat je ovdje vodič za planiranje konferencije koji će vam pomoći da počnete s čvrstim predloškom na mjestu.
Korak 1: Stvorite viziju vaše konferencije
Svaki događaj počinje vizijom, ali morat ćete preobraziti viziju u riječi i brojeve kako biste mjerili troškove i donosili informirane odluke o planiranju. Prvo, morate početi s osnovama kao što su tko, što, kada, gdje i zašto.
Pročitajte više: Planiranje događaja 101: Izrada ključnih pojedinosti
Korak 2: Izrada poslovnog plana
Ako vašu konferenciju ne financira bespovratna sredstva ili organizacija, morat ćete odrediti gdje dolazi novac i za što se koristi. Prvi dio ove jednadžbe, prihod, trebao bi se izračunati rano u procesu planiranja.
Sada, kako biste stavili cijenu na konferenciju, morate imati predodžbu o tome što namjeravate ponuditi sudionicima. Vaš itinerar i linija zvučnika bit će prodajni čimbenik potencijalnim registrantima.
Korak 3: Usporedba mjesta i usluga
Nakon što posjedujete konkretniju ideju o tome kada će se održati vaša konferencija i koliko ljudi želite posjetiti, možete početi kupovati za odgovarajuće mjesto održavanja.
Imajte na umu da će vaš odabir mjesta također odrediti troškove ugostiteljstva i audio / vizualne sadržaje. To je zato što većina konferencijskih centara i hotelskih događaja zahtijeva da koristite svoje usluge unutar tvrtke za bilo kakve događaje na licu mjesta.
Većina konferencija će morati pružiti neku vrstu noćenja za goste koji putuju izvan regije. Ova nužnost stvara još jedan skup razmatranja za faktor u vašu odluku o mjestu održavanja .
Čitaj više:
Korak 4: Zapošljavanje i upravljanje registrantima
Čak i najpopularnije konferencije moraju učinkovito tržište njihov događaj ispuniti svako sjedalo u kući. Prisustvo je najvažniji faktor uspjeha vašeg događaja. Dobar broj posjetitelja donosi prihode i mogućnosti sponzorstva. I što više ljudi koje ste registrirali, stvarat će više potražnje za oglašavanjem i otvaranjima za sudjelovanje. Duga priča kratka, ako možete privući publiku, sve će ostalo na svoje mjesto puno lakše.
Upravljanje registracijom postaje teže jer vaš događaj raste u veličini. Ovo je mjesto gdje online sustav registracije može vam pomoći pratiti broj, obraditi plaćanja i organizirati podatke.
Čitaj više:
Korak 5: Planiranje pojedinosti na licu mjesta
Konačno, nakon organiziranja i implementacije poslovnih elemenata konferencije, možete početi razmišljati o pojedinostima na web-mjestu. To uključuje način na koji će sudionici kretati konferencijom, opći izgled svake sobe i distribuciju hrane i pića. Ovo je dio planiranja konferencije koju većina ljudi povezuje s planiranjem događaja. Najbolji način koordiniranja svih pojedinosti je da prođete kroz svoj itinerar kako bi i vaši gosti. Slikajte kako će misliti i djelovati u svakoj točki dana kako bi riješili probleme prije nego što nastaju.
Čitaj više:
- Popularni prostorni planovi za sastanke
- Ideje za učinkovitu registracijsku tablicu
- Strategije znakova za upravljanje konferencijskim tijekovima
Korak 6: Savjeti za upravljanje izložbama
Konferencije obično imaju izložbeno područje ili kongresnu podu gdje sponzori i prodavači iznajmljuju prostor za promociju svojih proizvoda.
To može biti vrlo unosna prilika za vašu konferenciju ako sve dobro organizirate. Imajte na umu da će izložbeno područje zahtijevati značajnu predanost vremena i resursa, stoga provjerite jeste li spremni upravljati potrebama višestrukih dobavljača prije nego što počnete s ovim formatom.
Čitaj više: