Cijene europskih paketa za sastanke postale su popularnije u SAD-u
Ne samo da ova praksa može biti općenito učinkovitija za one koji su uključeni u planiranje događaja, nego čini upravljanje i predviđanje troškova povezanih s prostorom mnogo jednostavnijim postupkom.
U Sjedinjenim državama, s druge strane, hotelima je još uvijek uobičajenija izgradnja stavki retka troškova konferencije po stavkama retka na temelju detaljnih i prilagođenih potreba svakog sastanka ili događaja. Iako praksa omogućuje organizatoru događaja da posjeduje veću kontrolu nad svakim pojedinostima događaja, često stvara i komplicirane narudžbe događaja za domjenke i više poteškoća u upravljanju troškovima i ukupnom proračunu događaja .
Iako kako glavni igrači u industriji i dalje mijenjaju način na koji posluju, europski model i američki model još uvijek odražavaju te razlike u pristupu konferencijskim i korporativnim događajima. Za dublje ronjenje pogledajte dva primjera korporativnih događaja i paketa za konferencije: jedan iz bivše Fira Palace u Barceloni (europski primjer), a drugi u Wynn Resortsu u Las Vegasu (američki primjer).
Primjer europskih konferencija i sastanaka
Dnevne pakirane stope su popularne u Ujedinjenom Kraljevstvu i radile su svoj put do kontinentalne Europe. "Veliko tržište u Velikoj Britaniji prvi je tražilo ovu vrstu paketa i uvijek nastojimo prilagoditi naše prijedloge kako bismo zadovoljili potrebe naših klijenata", objašnjava bivši generalni direktor Fira Palace u Barceloni (sada Crowne Plaza Barcelona), tvrtku hotel koji je popularan među korporativnim događajima i planerima sastanaka koji organiziraju međunarodne sastanke.
Europski hotelski klijenteli
Natrag kad je Crowne Plaza Barcelona još djelovao kao palača Fira, oko 20% hotelskih klijenata bilo je iz Španjolske. Ostatak godišnjeg klijenta došao je iz Velike Britanije (19%), SAD-a (17%), Francuske (7%), Italije (6%), Japana (4%) i Njemačke (4%). Osim toga, oko polovice poslovnih događaja u kojima su bili domaćini bili su od farmaceutske industrije s ostatkom, uključujući tehnologiju, hranu i piće , bankarstvo i klijente auto industrije .
Europski zahtjev za cijene paketa konferencije
Za to vrijeme, dnevni sastanak paket u Fira Palace uključeni korištenje sastajališta, pauza za kavu, ručak, ekran, i još mnogo toga. Dostupni paketi za sastanke uglavnom su uključivali sve što bi planer trebao uključiti u sastanak.
Kako se industrija razvila, zahtjevi za paketima za sastanke i sastanke nastavljaju se mijenjati tijekom vremena. U početku, korporativni događaj planeri su tražili stan konferencijski cijene za sobe za sastanke i hrane i pića. S vremenom su ti zahtjevi prošireni na druge stavke, kao što su zasloni, pristup internetu, flip charti i zvučni sustavi. Ali potražnja je još uvijek bila za pakiranu, flat-rate cijenu.
Za one koji su trebali preko noći gost sobe, također su zatražili posebnu / pregovaračku stopu za smještaj u konferenciji sveukupne cijene događaja.
Iako će ovi paketi pokrivati većinu potreba za događajima, planeri bi i dalje pregovarali o ostalim zahtjevima događaja, kao što su izložbeni prostor, gala večere, koktel prijeme i ostale stavke dnevnog reda.
Pro i kontra od europskog pristupa
Jasno je da prvenstveno europski pristup planiranju konferencija i cijenama može pomoći organizatorima događaja iz nekoliko razloga, uključujući percepciju uštede troškova, predvidljivost troškova i jednostavnost prezentacije i odobrenja klijenata.
To je rekao, takav pristup definitivno stavlja povećan teret na hotel kako bi predvidio potrebe svojih klijenata dok je upravljao svojim dnom. "S naše točke gledišta, mnogo je lakše napraviti" à la carte "događaje, zapravo je operacija puno složenija, no korist nam je zadovoljstvo kupaca", kaže bivši generalni direktor Fira Palace.
Primjer američke konferencije i paketa za sastanke
Dok je europsko tržište relativno zrelo s prihvaćanjem i korištenjem paketa za sastanke ili sastanke, više američkih hotela može početi razmotriti promjenu načina na koji pakiraju, te cijene i konferencije. Ovo je osobito važno sada kad se planeri događaja traže da sve češće donose odluke o sastanku po kraćim rokovima.
U svibnju 2009. godine, Wynn Las Vegas preuzeo je inicijativu za uvođenje tri vrste onoga što nazivaju sveobuhvatne cijene konferencija i sastanaka za male sastanke na tržištu, što znači one s manje od 80 sudionika. Danas još uvijek nude one pakete. Oni uključuju:
- Delegat paket cjelodnevnih konferencija
- "AM" Paket s Delegatom za poludnevnu konferenciju
- "PM" Paketni Delegat Konferencija Poludnevne konferencije
Kao što su očekivali i europski događajni planeri, Wynn's pakirane opcije imaju cijenu po delegatima (tj. Sudionicima), uključujući sobu za sastanke, hranu i piće, zalogaje za pauze, LCD projektor i ekran.
Ideja za Wynn da razvije svoje mogućnosti konferencijskog paketa rasla je od pristupa europskog tržišta. Zapravo, André Link, bivši nacionalni prodajni menadžer Wynn, prethodno je došao iz Europe. "Uglavnom u Europi ovo je jedini način na koji smo prodavali sastanke ... Vrlo je rijetko da smo pripremili prijedloge à la carte na kojima su nabrojani troškovnici za nabavu, iznajmljivanje soba, AV troškovi i sl.", Objašnjava Link.
Shift u američkoj korporativnoj industriji događaja i konferencije
Lansiranjem svog malog paketa sastanaka, Wynn Resorts predvidio je da će paketne cijene konferencije biti popularnije kod svojih korporativnih klijenata jer većina sastanaka udruga ima veću veličinu. Imali su pravo. Od tada, nekoliko visokih američkih hotelskih lancera počelo je s ponudom korporativnih sastanaka i konferencija koje bolje odražavaju europski model ako se planiraju korporativni događaji.
Kako bi bili sigurni, cijene sastanka i konferencije neće zadovoljiti potrebe svakog događaja. Zapravo, većina planera prepoznaje da će odreći određene postavke za svoj program ili zahtijevati mjesto prilagodbe paketa za uključivanje dodatnih elemenata. Uvijek postoji oprez pri oslanjanju na cijene paketa ako planeri predviđaju da njihovi programi mogu trajati duže nego što se očekivalo, što može potaknuti dodatne naknade. Ali za one sastanke i planere događaja koji pozorno prate proračun, ti sastanak i konferencije nude jasnu predvidljivost za konferencijski proračun.