Očekuje se da će planeri događaja i sastanaka pridonijeti ili pisati formalne pozivnice i materijale za sastanke, poticajne izlete i druge programe koje organiziraju. Ne mora se činiti kao neodoljiv zadatak, ali važno je slijediti određene korake kako biste slijedili pravilnu etiketu poziva i izbjegli važne pojedinosti za svoje goste.
Evo kako:
Izradite temu događaja. Prije pisanja formalnih pozivnih pisama i materijala, planeri moraju pobrinuti se da imaju privlačan temu za program. Sljedeća pitanja pomoći će vam da započnete proces brainstorminga: Je li to obrazovna konferencija, seminar ili poticajno putovanje? Gdje se održava? Što je jedinstveno oko tog odredišta ili mjesta? Koji je grubi raspored događaja? Koji su neki od ciljeva programa? Zašto bi sudionik želio prisustvovati? Ta će pitanja pomoći u uspostavljanju velike teme događaja.
Izradite elektronski poziv. Mnoga formalna pozivna pisma i materijali za velike događaje sada su premješteni u online sustave registracije zbog obujma važnih logističkih događaja koji moraju biti uhvaćeni tijekom RSVP procesa: pravopis imena, kontakt informacije, prehrambeni zahtjevi, pristup invalidima, potrebe prijevoza, detalje o programu, aktivnosti i još mnogo toga. Napomena: Manje složeni događaji mogu koristiti jednu web stranicu ili grafičku sliku dizajna poslana e-poštom kako bi prenijeli detalje događaja i RSVP kontakte.
Izradite tiskanu pozivnicu. Ovisno o prirodi vašeg programa ili događaja, etiketa pozivnice može predložiti da biste trebali pisati pozivnice i bilješke kako biste svojim gostima doznali da stvarno cijenite njihovu prisutnost. To se razlikuje od događajnih materijala; Umjesto toga razmotrite jednostavnu pozivnicu koja korisnicima pruža vrijedne informacije, uključujući domaćin i njegov naslov, temu događaja, datum (e) i / ili vrijeme i kontakt RSVP-a.
Pisanje pozivnica za formalne događaje. Kao dio elektroničke pozivnice trebali biste navesti informacije visoke razine o programu i događaju. Na primjer, ako je to poticajno putovanje ili višednevna konferencija, poželjet ćete uključiti sljedeće: odredište, glavno hotelsko / konferencijsko mjesto, glavna tema, govornici (uključujući bios), raspored, aktivnosti, logistika i pojedinosti o registraciji. Pozivnice i materijali trebali bi pružiti gostima razlog da prisustvuju i uvijek uključuju poziv na radnju.
Etiketa pozivnice započinje pregledom odredišta / mjesta. Prilikom pisanja formalnih pozivnih pisama i materijala, uvijek je najsigurnije pretpostaviti da nitko nije bio na mjestu gdje ste domaćin programa. To znači da biste trebali napisati kratki pregled odredišta i / ili hotela / objekta / mjesta gdje se program održava. Ako planirate višednevni događaj, zadržite ovu informaciju na najvišoj razini, ali provjerite ima li dovoljno podataka kako bi gostu pružili jedinstven uvid u to mjesto i zašto bi s vama trebali uložiti svoje vrijeme.
Etiketa poziva zahtijeva raspored događaja. Ako planirate višednevni događaj kao što je poticajni program, pozivnice trebaju sadržavati što je moguće više detalja kako bi gosti mogli primjereno planirati svoje vrijeme s vama. To znači da vaša pozivnica treba utvrditi načine dolaska i vremena kada će se od njih očekivati sudjelovanje, vremena za poslovne sastanke i aktivnosti (i odabir aktivnosti), informacije o obrocima i informacije o odlasku.
Etiketa pozivnice zahtijeva opise aktivnosti. Prilikom pisanja formalnih pozivnih pisama i materijala dajte pregled različitih aktivnosti kako bi se gostima lakše utvrdilo što odgovara njihovim interesima. Je li vaš golf program 1/2 dan ili cjelodnevni događaj? Što je "klasa" tih riječkih brzaka plutaju? Koja je to visina na kojoj ste domaćin događaja i koliko će vas visinski program brdskog biciklizma odvesti? Koja je duljina vremena slikarskoj klasi i što će naučiti?
Etiketa poziva zahtijeva informacije o logistici sastanka. Ponovno, pretpostavljajući da ste domaćin višednevnim programom, gosti moraju dobiti pojedinosti o svakoj od sljedećih stavki:
- Rezervacije zrakoplova
- Registracija događaja
- Rezervacije soba
- Prijevoz iz zračne luke
- Odjevni kod
- Vrijeme
- Postupci prijave
- Stavke koje ne mogu nadoknaditi
- Kontakt osoblja domaćina
Razvijte dnevni red događaja. Ovo će izgledati drukčije od inicijalnih pozivnih materijala, ali bi se trebalo dostaviti pozvanim gostima prilikom dolaska ili neposredno prije dolaska na događaj. Trebao bi sadržavati sat vremena po satu (to je u redu kombinirati sate) pregled onoga što je na rasporedu kada i gdje. Ako imate istodobno planirano više obrazovnih staza, korisno je opisati te skladbe u grupama tako da sudionici znaju koje su teme planirane kada i gdje.
Izradite pismo dobrodošlice za događaj. Mnogi planeri se bore s onim informacijama koje bi trebali ili ne bi smjeli sadržavati u pozdravnim pismima. Najbolji savjet je da poruka dobrodošlice bude jednostavna i da gosti znaju da su dobrodošli i cijenjeni. Etiketa pozivnice sugerira da slovo treba potpisati službeni domaćin događaja.
Jedna od najočuvanijih stavki poziva na događaj je obavijest o polasku. Kao dio pisma dobrodošlice i darova za dolazak, važno je priložiti pojedinosti o tome kako će gosti otići.
Izradite kartice izbornika. Bilo da planirate doručak, ručak ili večeru, gosti uvijek cijene prikazivanje kartica izbornika koji opisuju stavke izbornika za svaki tečaj obroka. To im daje nešto za razgovor o tome kada se okuplja s drugima na njihovom stolu i omogućuje osoblju čekanja da brzo dobije izbor izbornika od gostiju, pomažući zadržati raspored na stazi. Napomena: Ako planirate posebno čuđenje tijekom obroka, kao što je tematski desert na neku jedinstvenu zabavu, korisno je držati te stavke s kartice izbornika kako biste poboljšali poseban efekt.
Napravite kartice darivanja zahvalnosti. Bilo je to dar za dolazak ili dar od jastuka, svaki darovni dar trebao bi imati svoju karticu s darovnicom. To je prilika da potaknete poruke "hvala" i učinite svojim gostima da se osjećaju posebnima. Korisno je uključiti riječi i poruke koje odražavaju temu samog događaja.
Napravite pojedinačne obavijesti o polasku.
Na dan prije odlaska dostavite obavijesti gostinjskim sobama koje ih podsjećaju kad će otići, uključujući broj leta i vrijeme polaska. To pruža priliku da popravlja bilo kakve last minute pogreške koje su možda previdjeli tijekom raspoređivanja logistike.
Savjet:
- Pobrinite se da imate velik grafički dizajner i postupak registracije na mreži. I danas je izazov taj što postoje mnogi sustavi registracije događaja na mreži , ali zahtijevaju puno prilagodbe ili upotreba sustava treće strane i dalje se smatraju skupocjenima po pozivu po pozivu. Zato se mnogi planeri još uvijek oslanjaju na svoje alate i resurse.
- Pronađite si veliku knjižaru. Premda se organizacije sve više i više kreću pri korištenju elektroničkih oblika komunikacije, to još uvijek ne zamjenjuje utjecaj tiskanih pozivnica i materijala događaja. Potražite novinski materijal koji će komplimentirati vašu temu događaja i razlikovati stilove papira i veličina kako biste stvorili više interesa i drame. Vaši će gosti primijetiti napore.
- Stvorite predložak i odvojite od tamo. Planeri trebaju stvoriti pozivna pisma i materijale za predložak i jednostavno ažurirati nove događaje iz predloška prethodnih programa i događaja. Naravno, treba odabrati i upotrebljavati novu tiskanicu, grafiku, tekst, itd., Pa je svaki put potrebno određena prilagodba.