To je u osnovi konferencija prije konferencije.
Za one koji ne mogu planirati česte sastanke, pre-con sastanak može se činiti neugodno ili neugodno na početku jer može uključivati nove pojmove ili jezik, kao što je "životopis događaja" ili "događaj događaja banketa".
Što bi planeri događaja trebali očekivati od pre-con?
Pre-con je sastanak koji se održava s dobavljačima događaja i dobavljačima na kojima se održava događaj ili program. Održava se obično jedan ili dva dana prije stvarnog događaja i razlikuje se od prošlosti koja se događa na dan događaja.
Neki ljudi mogu povezati sastanke prije sastanka s planiranjem većih konferencija, konvencija, kongresa i programa poticaja. Međutim, također je uobičajeno održati sastanak prije sastanka za seminare i druge posebne događaje.
Što očekivati tijekom sastanka prije sastanka
Pre-con sastanak omogućuje organizatorima događaja mogućnost pregleda sve konačne logistike za određeni program s timom dobavljača koji su uključeni u program.
Tipično, sastanak prije sastanka usklađen je i zakazan od strane voditelja konferencijskih usluga na mjestu održavanja. On ili ona će pozvati menadžere iz različitih područja koji su uključeni u događaj da pregledaju logistiku njihove posebne uloge za događaj.
Ovo je izvrsno vrijeme za sastanak ili planer događaja da uspostavi odnos sa svima koji su uključeni.
Tijekom pre-con, prikladno je da planer događaja istakne neke od ključnih ciljeva događaja, uključujući važne informacije o organizaciji koja organizira događaj, ključne poruke koje se prenose na događaju i važne VIP osobe.
Pre-Con je pravo vrijeme za pregled događaja Nastavi
Životopis događaja poznat je i kao specifikacija događaja. Uključuje sve relevantne informacije o programu ili događaju, uključujući detalje o samom programu. Te stavke mogu sadržavati neke ili sve od sljedećeg: datume, vremena, kontakte, profile sudionika, hitne kontakte, hranu i piće, prijevoz, informacije o dostavi, naplata, audio / vizualne i druge posebne potrebe.
Svaki voditelj odjela će pregledati svoje razumijevanje događaja , uključujući relevantne detalje i njihove tipične operativne postupke. Također će pregledati njihovo razumijevanje ugovora o događaju i informacije koje su prethodno dijelile na narudžbama događaja na banketu.
Planeri sastanaka i događaja ne zaboravljaju postavljati detaljna pitanja vezana uz specifikacije događaja tijekom tog vremena, kao što su broj osoblja i imena ključnih kontakata tijekom stvarnog događaja sa svih zastupljenih područja. Ključni elementi rasprave prije konzultacije mogu uključivati pregled:
- Zahtjevi za hranu i piće
- Zahtjevi za popis soba za goste (ako je potrebno)
- Konferencija i sajam pokazuju zahtjeve
- Soba za sastanke i zahtjeve prostora za sajmove (tlocrte)
- Tehnički zahtjevi, kao što su električni i telekomunikacijski sustavi
- Pojedinosti o plasmanu znakova
Ovo je idealno vrijeme za bilo kakve last minute promjene. Iako oni možda uvijek ne vole, većina dobavljača i dobavljača očekuju razumne (i nerazumne) promjene. Naravno, ako je predinstalacija zakazana tijekom vremena kada je u tijeku postavljanje, razmislite o provođenju rane preglede soba kako biste bili sigurni da sve radi glatko.