Kako zatvoriti ured za praznike

Što učiniti prije nego što odete na praznike

Priprema vašeg ureda prije nego što se zatvorite za blagdane zahtijeva pažljivu pripremu. Pravilno slanje poruka osigurat će da vaši klijenti, prodavači i zaposlenici mogu planirati oko isključivanja, a to znači da se nećete morati nositi s puno ljutitih pritužbi prije i poslije pauze. To bi trebalo omogućiti bezbrižan odmor i zasluženi odmor.

Evo jednostavnog popisa za provjeru koraka, od postavljanja poruka o odmoru na odmor na resetiranje termostata, što će vaš odmor učiniti gladnim i profitabilnim.

  • 01 - Obavijestite zaposlenike, kupce i dobavljače

    Obavijestite dionike u svojoj tvrtki najmanje dva do četiri tjedna ispred vremena. Zaposlenici se mogu obavijestiti i podsjetiti putem kalendarskih sustava u uredu, obavijesti putem e-pošte, znakovima i knjiženjima oko ureda, te umetanjem u njihove plaće. I ne zaboravite one podsjetnike koji slijede; ne svaka poruka ga čini prvi put.

    Možete obavijestiti korisnike putem svoje web stranice i automatizirane poruke polaznika na vašem telefonskom sustavu.

    Dobavljači (posebno oni s ponavljajućim rasporedom isporuke) trebaju biti obaviješteni putem e-pošte, telefona ili redovite poštanske pošte.

  • 02 - Obavijestiti sigurnosno osoblje ili usluge

    Obavijestite svoje sigurnosno osoblje ili sigurnosnu službu o nadolazećim datumima zatvaranja. Pobrinite se da vaši davatelji usluga imaju ažurirani popis hitnih popisa koji sadrži podatke o kontaktima, uključujući telefonske brojeve, za vas i vaše ključne zaposlenike. Oni bi trebali znati koga se obratiti u slučaju sigurnosnog problema čak i kada je ured zatvoren za poslovanje i tko je ovlašten biti u zgradi tijekom zaustavljanja.

  • 03 - Promjena automatiziranog pozdravnog pozdravnika

    Tjedan ili dva prije zatvaranja zabilježite automatski pozdravni pozdrav na vašem telefonskom sustavu koji objašnjava da će ured biti zatvoren dulje vrijeme. Uključite datum kad se zatvori i kada očekujete ponovo otvaranje. Neposredno prije odlaska zabilježite drugi automatizirani pozdrav koji naglašava kada ćete se vratiti i, kada je to prikladno, kome pozivatelji trebaju uputiti upite u vašoj odsutnosti.

    Ako pružate hitne službe, kao što su grijanje i hlađenje, vodovod ili druge ključne usluge kupcima, obavijestite pozivatelja kako doći do telefonske sekretarice ili mobitela u slučaju nužde.

  • 04 - Obavijestiti vašu sekretaricu

    Obavijestiti vašu sekretaricu o datumu zatvaranja ureda i ažurirati popis kontakata s telefonskim brojevima zaposlenika koji će biti na poziv. Pazite da znaju koga se obratiti u određenim situacijama; na primjer, ne želite da se glavni menadžeri upozoravaju u slučaju problema s isporukom.

  • 05 - Promjena pozdravnih poruka govorne pošte

    Ako vaš telefonski sustav omogućava zaposlenicima primanje vanjskih poziva na svojim stolovima, uputite ih da snimaju poruku "zatvorena za odmor" ili "izvan ureda" pozdravna govorna pošta koja pozivateljima daje bitne detalje o zatvaranju. Zaposlenici bi trebali obavijestiti pozivatelje kad će se vratiti u ured i što učiniti ako im je potrebna hitna pomoć dok je ured zatvoren. U većini slučajeva ne želite da zaposlenici daju osobne podatke za kontakt.

  • 06 - Smanjite termostate, isključite uredsku opremu

    Uštedite energiju i novac postavljanjem ili reprogramiranjem uredskih termostata tijekom isključivanja. Bit ćete iznenađeni zbog uštede troškova koje možete prikupiti i to može biti dobra PR prilika; pokazuju da je vaša tvrtka predana očuvanju resursa.

    Također možete uštedjeti energiju i novac isključivanjem neovisne uredske opreme, uključujući stolna svjetla, fotokopirice, pisače i računala.

  • 07 - Sigurnosni poslužitelji

    Ako imate računala i poslužitelje, pobrinite se da ciklus sigurnosnog kopiranja radi ispravno prije i nakon isključivanja. Smanjite izloženost katastrofi tako što ćete zakazati izvanmrežnu sigurnosnu kopiju za rano podizanje, umjesto da čekate da se posao ponovno otvori. Ovo je područje na kojem želite jasne upute za koga se obratite u slučaju problema, stoga provjerite je li vaša telefonska sekretarica ispravno obaviještena.

  • 08 - Nemojte se isključiti

    Postoji neka uredska oprema koju ne biste trebali isključiti, uključujući:

    • Faks uređaji
    • Telefonski sustav
    • Poslužitelji i rezervni sustavi
    • Rashladne jedinice
    • Sigurnosni sustavi