Odlučite: Zahtjev za prijedlog ili zahtjev za ponudu
Zahtjev za prijedlog (RFP)
RFP se koristi za usluge ili složene proizvode gdje kvaliteta, usluga ili projektirani konačni proizvod razlikuju se od svakog dobavljača koji odgovara.
Zahtjev za ponudu (RFQ)
RFQ se koristi za robu, jednostavne usluge ili jednostavne / jednostavne dijelove s malo ili bez mjesta za razlikovanje proizvoda ili usluga između dobavljača koji reagiraju. Pregovaračke točke mogu uključivati rokove isporuke, opcije pakiranja itd.
Ciljevi RFP-a ili RFQ-a
- Dohvatite detaljne prijedloge kako biste procijenili odgovor svakog dobavljača tako da se na svim frontama zadovolji najbolji interes vaše tvrtke
- Iskoristite konkurentsku prirodu postupka odabira dobavljača kako biste pregovarali o najboljem mogućem dogovoru
- Osigurajte da će interesi svih dionika u vašoj tvrtki biti ispunjeni i postići konsenzus
- Postavlja vašu tvrtku nadzor nad cjelokupnim procesom odabira dobavljača i postavlja pravila za odabir prema naprijed
- Počinje izgraditi partnerstvo između vas i dobavljača od samog početka
Odjeljke zahtjeva za prijedlog ili zahtjeva za ponudu
RFP ili RFQ treba sadržavati sljedeće odjeljke. Imajte na umu da će svaki dokument biti različit, ovisno o vrsti tvrtke i proizvoda koji tražite.
Prilagodite svaki odjeljak za svoje individualne potrebe.
- Detalji podnošenja
Rokovi, poštanska adresa vaše tvrtke, kontakt osoba za pitanja i pojašnjenja - Uvod i sažetak
Napiši ovaj odjeljak zadnji nakon završetka cijelog dokumenta. Ovo se koristi za pružanje potencijalnim dobavljačima kratki pregled vaše tvrtke i zahtjeve za vaš proizvod ili uslugu. - Pregled poslovanja i pozadina
Dajte kratak pregled vašeg poslovanja, proizvoda i tržišnog sektora koji vam dostavite. To će vašim potencijalnim dobavljačima pomoći razumjeti poslovne potrebe koje pokušavate ispuniti postupkom odabira dobavljača. Također, pružite važne informacije u pozadini koje će imati koristi od dobavljača prilikom odgovaranja. - Detaljne specifikacije
To bi trebao biti najduži dio dokumenta. Za RFP sadržavat će kvalitativne mjere i zahtjeve koji će utjecati na odluku o odabiru dobavljača. Za RFQ ovaj odjeljak trebao bi pružiti kvantitativne mjere koje ćete tražiti u odgovoru dobavljača. Primjer kriterija uključuje:- Crteži proizvoda
- Odstupanja u tehnikama
- Razine usluge
- Dostignuća
- Isporuka i rokovi isporuke
- Tehnički ili poslovni zahtjevi
- Softverska funkcionalnost
- Hardverski zahtjevi
- Pretpostavke i ograničenja
Ovdje treba navesti sve pretpostavke i / ili ograničenja koja potencijalni dobavljači moraju biti svjesni. Neuspjeh da se izravno i unaprijed s dobavljačem će otvoriti vrata za pregovore o sporazumu na kasniji datum i pokreće mogućnost naprezanja odnos imate sa svojim dobavljačem. Moguće teme uključuju putne troškove, troškove nadogradnje / izmjene, prava na licenciranje itd. - Uvjeti i odredbe
Bilo koje odredbe i uvjeti ugovora moraju biti navedeni kako bi dobavljač dao pravičan i pošten odgovor. To može uključivati opcije financiranja, duljinu ugovora, opcije obnove, jamstva, kazne za isporuku, razine usluge itd. - Kriteriji za odabir
Završni odjeljak trebao bi biti pregled kriterija odabira koji ćete koristiti za donošenje odluke. Neke tvrtke preferiraju da ove informacije ostanu potpuno povjerljive; dok druge tvrtke vjeruju da će to pomoći budućim dobavljačima da se usredotoče na ono što je važno za vašu tvrtku.
Distribuiranje RFP / RFQ za odabrane dobavljače
Naposljetku sastavite pismo pokrivanja i pošaljite dva kopija vašeg RFP-a ili RFQ-a svakom od dobavljača koje ste odabrali iz procesa pretraživanja. Provjerite jesu li uključeni odgovarajući kontaktni podaci kako bi pružili pomoć bilo kojem dobavljaču koji ju treba.