Dobavljač će izraditi ponudu temeljenu na razumijevanju zahtjeva navedenih u RFP-u, a natječe se ponude ocjenjuju kako bi se proizveli ili odabir dobitnog dobavljača ili kratkog popisa dobavljača koji će zatim predati prezentacije tvrtki ,
Određivanje zahtjeva za prijedlog dokumenta
RFP dokument je presudan za dobivanje dobavljača koji može ispuniti zahtjeve kupca. Ako je dokument manjkavan, bilo dvosmislenim zahtjevima, nedostajućim zahtjevima ili nerazumnim zahtjevima dobavljača , proces RFP-a dovest će do nepotpunih ponuda, ili u nekim slučajevima, uopće nema licitacija. Dobavljači ne moraju podnijeti ponude za svaki RFP koji prima, pa čak i ako bi mogli ispunjavati zahtjeve za RFP, oni možda nemaju sposobnost pravodobnog dostavljanja zahtjeva. Kasnije se često pojavljuje kada klijent pošalje RFP-ove na manje dobavljače koji mogu biti čelnici u svom području, ali nemaju sredstva ili kapacitete za ispunjavanje potreba kupca.
Svaki RFP će se razlikovati ovisno o definiranim zahtjevima i specifičnim potrebama kupca. Čak i unutar iste tvrtke, RFP dokument može se razlikovati ovisno o primarnim zahtjevima. Za neke RFP-ove, fokus može biti na cijeni, dok se drugi mogu usredotočiti na vrijeme isporuke ili zahtjeve za kvalitetom potrebnih artikala.
Posebne značajke RFP dokumenta
Postoje neke značajke RFP dokumenta koji su potrebni. Na primjer, svaki RFP trebao bi imati određeni datum i vrijeme na koje kupac zahtijeva da svi potencijalni dobavljači podnesu ponudu. Ako se poslije tog datuma podnesu ponude, one bi se trebale odbaciti. Ako dobavljač ne može podnijeti ponudu na vrijeme, to bi moglo ukazivati na moguće probleme s organizacijom i možda zabrinutost za isporuku.
Međutim, kupac mora dati dobavljačima dovoljno vremena za podnošenje ponude. Ako su zahtjevi posebno složeni, dobavljači možda trebaju sastaviti tim za odgovore kako bi razbili zahtjeve na područja koja mogu razumjeti, a zatim sastaviti ponudu. Ako je vremenska linija definirana u RFP-u prekratka, reakcije mogu biti potaknute, a dobavljači mogu nagađati o složenosti projekta, a ne potpuno razumjeti. To će dovesti do netočnih ponuda i gubitka RFP procesa.
RFP dokument bi trebao ukazati na proces ako dobavljači imaju dodatna pitanja o zahtjevima navedenim u RFP. Prodavačima se ne smije pozivati kupca, jer to može dovesti do toga da jedan dobavljač dobije dodatne informacije koji im daje konkurentnu prednost.
Najbolje je dogovoriti konferencijski poziv kako bi predstavnici svakog dobavljača mogli pitati i slušati pitanja usmjerena natrag klijentu. To osigurava pravednost u postupku licitiranja.
RFP dokument također mora jasno odrediti oblik RFP odgovora dobavljača. Ako to nije jasno definirano, šalju se odgovori koji su u različitim formatima i nemoguće je usporediti ponude dobavljača. Format odgovora treba utvrditi što se od dobavljača traži u svakom odjeljku, kao što su reference, nastavak potencijalnih članova tima, dokument s dobavljačima koji razumiju zahtjeve i format za određivanje cijene. Ako se svaki dobavljač pridržava točnog oblika odgovora, to će olakšati usporedbu licitacija.