Analizirajte poslovne zahtjeve
Prije nego počnete prikupljati podatke ili obavljati intervjue, sastavite tim ljudi koji imaju zainteresiran interes za ovaj proces odabira dobavljača. Prvi zadatak koji je potreban tim za odabir dobavljača jest definirati, u pisanom obliku, proizvod, materijal ili uslugu koju tražite dobavljač. Zatim definirajte tehničke i poslovne zahtjeve. Također, odredite zahtjeve dobavljača. Konačno, objavite svoj dokument na područja relevantna za taj proces odabira dobavljača i potražite njihov unos. Neka tim analizira komentare i izradi konačni dokument. U sažetku:
- Skupite evaluacijski tim
- Odredite proizvod, materijal ili uslugu
- Odredite tehničke i poslovne zahtjeve
- Odredite zahtjeve dobavljača
- Objavite dokument zahtjeva za odobrenje
Traženje dobavljača
Sada kada imate dogovor o zahtjevima tvrtki i dobavljača, tim mora početi tražiti moguće dobavljače koji će moći isporučiti materijal, proizvod ili uslugu.
Što je veći opseg procesa odabira dobavljača, više prodavača trebali biste staviti na stol. Naravno, svi dobavljači neće ispuniti vaše minimalne zahtjeve, a tim će morati odlučiti koji će dobavljači tražiti više informacija. Zatim napišite zahtjev za informacijama (RFI) i pošaljite je odabranim dobavljačima.
Konačno, ocijenite njihove odgovore i odaberite mali broj dobavljača koji će napraviti "Kratki popis" i prijeći na sljedeći krug. U sažetku:
- Sastaviti popis mogućih dobavljača
- Odaberite prodavatelje da biste zatražili dodatne informacije
- Napišite zahtjev za informacijama (RFI)
- Procijenite odgovore i izradite "Kratki popis" dobavljača
Zahtjev za prijedlog (RFP) i zahtjev za ponudu (RFQ)
Definirani su poslovni zahtjevi i imate kratak popis dobavljača koje želite procijeniti. Sada je vrijeme da napišete zahtjev za prijedlog ili zahtjev za ponudu . Koji god format odlučili, vaš RFP ili RFQ treba sadržavati sljedeće odjeljke:
- Detalji podnošenja
- Uvod i sažetak
- Pregled poslovanja i pozadina
- Detaljne specifikacije
- Pretpostavke i ograničenja
- Uvjeti i odredbe
- Kriteriji za odabir
Procjena prijedloga i odabir dobavljača
Glavni cilj ove faze je smanjivanje ljudske emocije i političkog pozicioniranja kako bi se postigla odluka koja je u najboljem interesu tvrtke. Budite temeljiti u svojoj istrazi, tražite unos svih zainteresiranih strana i koristite sljedeću metodologiju kako biste vodili tim u jedinstvenu odluku o odabiru dobavljača :
- Prethodni pregled svih ponuda dobavljača
- Snimanje poslovnih zahtjeva i zahtjeva dobavljača
- Dodijelite vrijednost važnosti za svaki zahtjev
- Dodjeljivanje vrijednosti izvedbe za svaki zahtjev
- Izračunajte ukupni rezultat izvedbe
- Odaberite dobavljača koji dobiva
Ugovorne pregovaračke strategije
Završna faza u postupku odabira dobavljača razvija strategiju pregovaranja o ugovoru . Zapamtite, želite "partnera" s dobavljačem, a ne "odnijeti ih čišćenicima". Pregledajte svoje ciljeve za pregovaranje o ugovoru i plan za pregovore obuhvatite sljedeće stavke:
- Popis rangiraju svoje prioritete zajedno s alternativama
- Znajte razliku između onoga što trebate i što želite
- Upoznajte svoju dno crta pa znate kada hodati
- Odredite bilo kakve vremenske ograničenja i mjerila
- Procijenite potencijalne obveze i rizike
- Povjerljivost, ne natjecanje, rješavanje sporova , promjene u zahtjevima
- Učinite isto za vašeg dobavljača (tj. Hodajte milju u svojim cipelama)
Pogreške u pregovaranju o ugovoru
Najmanju pogrešku može ubiti inače produktivan proces pregovaranja o ugovoru. Izbjegavajte pogreške u pregovaranju s ugovorima i izbjegavajte ugroziti inače produktivan proces pregovaranja o ugovoru