Kako proces funkcionira
Proces veza s dobavljačem obično započinje stvaranjem RFP / RFQ ili drugog dokumenta koji dobavljači reagiraju kako bi tvrtka objektivno procijenila mogućnosti i resurse dobavljača.
Kada je odabran najbolji dobavljač za zadatak , započinje postupak pregovaranja o ugovoru koji opisuje sve smjernice za izvedbu i očekivanja koja će se prodavatelj pravno obvezati.
Nakon što su kupac i prodavatelj dogovorili uvjete ugovora, izvršava se obvezujući sporazum koji sažima međusobna očekivanja, posebice što se tiče čestog praćenja i mjerenja uspješnosti dobavljača. Redovita i česta komunikacija potrebna je kako bi se osiguralo uspješno upravljanje procesom dobavljača
Praćenje izvedbe dobavljača
Kao što je navedeno u vodiču Best Practice za upravljanje dobavljačima , jedan od ključnih kriterija uspješnosti je proces praćenja izvedbe dobavljača. Da biste to učinili, potrebno je imati karticu rezultata upravljanja dobavljačima. Bez obzira na veličinu poslovanja, bodovna kartica upravljanja dobavljačima trebala bi se baviti sljedećim kriterijima:
- Kartica s rezultatima trebala bi mjeriti ključne pokazatelje uspješnosti (KPI) koje je dobavljač dužan. Jednostavan način izrade ovog popisa jest upotreba odredbi ugovora o prodavatelju kao popisa izmjerenih stavki. Drugim riječima, oslanjajte se na napor koji je korišten za izradu uvjeta ugovora za izradu popisa najvažnijih stavki za mjerenje pomoću tablice rezultata.
- Tablica rezultata trebala bi biti jednostavna za upotrebu od strane svih zaposlenika koji trebaju stupiti u interakciju s ovim alatom. Nije važno koliko je opsežan popis pokazatelja uspješnosti ako je alat pretjeran i neprihvatljiv korisniku. Iako će tablica rezultata biti potpuna u svojoj definiciji onoga što treba izmjeriti, ako nije intuitivno, nitko ga neće upotrijebiti - što porazi svrhu dobivanja tablice rezultata.
- Kartica s rezultatima treba imati odgovarajuću vremensku traku i skup prekretnica koje su usklađene s pokazateljima izvedbe. To jest, izvedba je funkcija vremena i kvalitete. Dvije nisu međusobno isključive, a tablica rezultata treba biti vrijeme, kao i kvaliteta izvedbe.
- Kartica s rezultatima ne bi trebala biti iznenađenje da poslovanje iznenada odluči upotrijebiti kod dobavljača ako ustanovi da je dobavljač nedovoljno uspješan. U idealnom slučaju prodavatelj je obaviješten da će se njihova izvedba pratiti i izmjeriti tijekom trajanja ugovora. Mjerenje će se temeljiti na dosljednim i redovitim revizijama ili procjenama koje su obje strane dogovorile. Ta se svijest trebala stvoriti tijekom faze pregovaranja o ugovoru dobavljača.
- Podaci koji se prikupljaju i analiziraju pomoću tablice rezultata trebaju se koristiti za praćenje s dobavljačem. Koji su dobri podaci o izvedbi prodavača ako poslovanje ne poduzme radnje s dobavljačem na temelju zaključaka o izvedbi dobavljača koji je kartica s rezultatima postala vidljiva i pruža uvid u to.
Ovisno o veličini tvrtke, možda je jednostavna proračunska tablica s rezultatima upravljanja dobavljačima, kao što je ovaj, dovoljna za tu svrhu. Za veće tvrtke, postoje mnoge komercijalno dostupne oznake dobavljača koje su dostupne.