U konačnici, ugovor će biti dokument koji opisuje sva pravila koja će upravljati vašim odnosom naprijed i što je jasnija i točnije, to se bolje može implementirati i pridržavati. Cilj je postići ravnotežu s dobavljačem i pogledati ih kao partnera kako bi obojica ispunili svoje ciljeve i ciljeve tvrtke potpisivanjem ugovora.
Uspješni pregovori o ugovoru znače da obje strane traže pozitivne elemente koji imaju koristi objema stranama u svakom području, dok postižu fer i pravi posao. Potpisani ugovor koji pogoduje objema stranama pružit će čvrst temelj za izgradnju dugotrajnog odnosa s vašim dobavljačem. U nastavku su jednostavne i jednostavne primjene ciljeva i strategija za uspješno pregovaranje o ugovorima.
Ciljevi ugovora o pregovorima
Ciljevi ugovora o pregovorima mogu se koristiti za procjenu ugovora na temelju svakog od ovih kriterija:
- Objasnite jasno sve bitne preduvjete, uvjete i odredbe.
- Roba ili usluge koje se pružaju detaljno su definirane.
- Naknada je jasno navedena, uključujući ukupne troškove, rasporede plaćanja i uvjete financiranja.
- Prikaz svih glavnih prekretnica kao što su datumi stupanja na snagu, datum završetka / prestanka i moguće datume obnove.
- Identificiranje i rješavanje potencijalnih rizika i obveza.
- Definiranje i postavljanje razumnih očekivanja za partnerstvo, uključujući komunikacijsku strategiju i vremensku liniju.
Strategije Ugovorne pregovore
1. Navedite rang prioritete kao i alternative: Imajući popis stavki koje su najvažnije u odnosu na stavke koje možda nisu toliko važne, omogućuju vam priliku da se dogovorite ako je to potrebno. Ovaj bi popis trebao biti dinamičan popis koji se čuva svježim na temelju potreba poslovanja s obzirom na rad s ovim dobavljačem. Nije praktično pretpostaviti da ćete moći odmah pregovarati o svim područjima ugovora. Dakle, želite biti sigurni da je ono što vam je najvažnije raspravljeno i dogovoreno prije nego što se prebacite na manje važne stavke.
2. Prepoznajte razliku između onoga što trebate i što želite: Pratite svoje prioritete često tijekom procesa planiranja pregovora i jednog posljednjeg vremena na kraju. Obratite pažnju na teška pitanja: "Je li to zaista prioritet naše tvrtke, ili je to" lijepo imati "?" "Je li to prioritet rezultat nekog unutarnjeg političkog džokeja, ili je to stvarno?" "Da smo morali žrtvovati ovu stavku, može li ova akcija još uvijek biti pobjeda za obje strane?"
3. Poznajete vašu dno crta pa znate kada hodati: Postoji li cijena ili naknada po satu da vaša tvrtka ne može prijeći?
Jeste li shvatili da su jedan ili dva od glavnih prioriteta doista neproblematični i da ćete biti bolje odmaknuti od ovog ugovora ako se dobavljač ne slaže s tim? Navedite ih zajedno s obrazloženjem kako biste ih mogli koristiti kako biste pregovarali o optimalnom dogovoru.
4. Definirajte sva vremenska ograničenja i mjerila: postavite standarde mjerenja performansi koje očekujete od svog dobavljača. To će biti ključna metoda za praćenje izvedbe dobavljača. Uspjeh dobavljača bit će ključan za dobivanje dobre vrijednosti iz ovog ugovora. Stoga ćete htjeti dogovoriti pravednu i pravičnu kaznu kada ključni pokazatelji uspješnosti (KPI) ne budu ispunjeni.
5. Procijeniti potencijalne odgovornosti i rizike: Razumjeti potencijal da nešto pogriješi ili ne bude provedeno kako je predviđeno kada je ugovor uspostavljen.
Što ako se naiđu na nepredviđene troškove? Tko će biti odgovoran ako se prekrši vladin propis? Čija će osiguranja obuhvatiti radnike ugovora? To su samo neka od uobičajenih pitanja koja se moraju riješiti u bilo kojem ugovoru. Baš kao što je važno razumjeti prioritete, jednako je važno ne samo znati mogućnost da nešto ne pođe krivo, već biti proaktivno o tome što učiniti u vezi s tim u slučaju da to učini.
6. Povjerljivost, ne natjecanje, rješavanje sporova i promjene u zahtjevima: Za zaokruživanje popisa, ove stavke predstavljaju samo nekoliko stvari koje treba razmotriti dok pregovarate s dobavljačem. Kada se proaktivno približi, ovaj bi popis mogao postati dobro mjesto za uspostavljanje zajedničkog terena s dobavljačem umjesto predmeta koji bi mogli biti potencijalni blokovi za pregovore . Na primjer, ako prodavatelj ili predstavnik dobavljača ima mogućnost izložiti povjerljivim informacijama tvrtke, tada bi trebala biti klauzula o povjerljivosti koja će ograničiti odgovornost i za vas i za dobavljača. Osim osjetljivih financijskih podataka, neophodno je poduzeti sve mjere predostrožnosti kako bi zaštitili sva intelektualna vlasništva i patente.
Konačno, prije nego što obje strane sjednu da pregledaju, razgovaraju i pregovaraju o uvjetima ugovora, pazite da ste uzeli u obzir još nekoliko ključnih kriterija koji bi mogli učiniti za glatki proces.
7. Utvrdite biste li vaše interese tvrtke najbolje zaštitili putem pravnog savjetnika: pregovaranje o ugovoru za jednu godinu usluga čuvanja u malim uredima znatno se razlikuje od pregovaranja o ugovoru o outsourcingu prilično velikog pozivnog centra. Ako se osjećate manje neugodno pregledavajući ugovor "legalese", ne ustručavajte se zadržati odvjetnika koji je specijaliziran za pregovore o ugovoru.
8. Odrediti hoće li ugovor zahtijevati nadzor od strane računovođe ili drugog financijskog stručnjaka: Jednako važno kao zadržavanje odgovarajućeg pravnog savjetnika može biti i zadržavanje ili dodjeljivanje od strane stručnjaka koji može upravljati financijskim uvjetima ugovora na početku pregovora, kao i tijekom cijelog procesa. Profona za samu transakciju, kao i tekuće financijsko izvješćivanje, može biti prilično složen, ali vitalno važan zadatak. Odvojite vremena da biste shvatili kako se taj proces može upravljati unutar kuće od strane računovođe ili ako je potrebno izdvojiti računovodstvu.
Druga prednost pažnje praćenja financijskih sredstava za određeni ugovor je da se to može koristiti kao KPI i objektivno sredstvo za praćenje izvedbe.