Seminar je možda najčešći događaj koji će planeri organizirati. I većina seminara zakazana je kao ½ dan ili cijeli dan. Za one koji su zainteresirani za izradu kontrolnog popisa za planiranje seminara , sljedeće nudi strukturu na visokoj razini za planiranje i izvođenje seminara.
A za one koji planiraju konferenciju za više dana ili više sjednica, razmislite o sličnom pristupu. Međutim, vaš kontrolni popis planiranja seminara jednostavno će biti duži.
01 - Potvrdi Svrha događaja
- Tko je publika?
- Koja je tema seminara?
- Gdje se treba nalaziti?
- Zašto će ljudi sudjelovati?
- Kakav je program seminara?
02 - Pregledajte Apex Vodič za specifikacije događaja
Vijeće za industriju konvencije uspostavilo je niz alata koji bi se trebali promatrati kao izvrstan izvor najboljih praksi koji će pomoći događaju ili planeru sastanka pratiti detalje planiranja događaja. Uz besplatne alate za preuzimanje, pomoći će bilo kojem planeru događaja da stvori popis relevantnih pojedinosti. To uključuje, ali nije ograničeno na:
- Profil događaja (datum, vrijeme, lokacija, kontakti itd.)
- Organizator događaja / kontakt informacije za domaćina
- Informacije o kontaktu dobavljača
- Profil sudionika
- Potrebni prostor
- Hrane i pića
- A / V zahtjevi
- Funkcija / postavljanje prostora
03 - Stvaranje profila događaja
Jednom kada planer ima neka od temeljnih pitanja oko pokrivenog događaja, vrijeme je da istražite moguće mjesto održavanja sastanka. Važno je tijesno surađivati s organizatorom / domaćinom događaja kako biste odredili vrstu mjesta i gdje bi seminar mogao biti najprikladniji za organizator i goste (popis ideja može biti beskrajan):
- Lokalni hotel
- Lokalni konferencijski objekt
- Privatni restoran prostor
- Privatni klub muzej / galerija umjetnosti
04 - Potrebe za seminarima i prijedlozi natječaja za natječaj.
Većina mjesta s radošću daju procjenu mogućeg seminara. Ugostiteljski ili prodajni kontakti trebaju sljedeće informacije o BEO-u :
- Mogući datum (i) za događaj
- Broj sudionika
- Stil postavljanja prostora (učionica, u-oblik, itd.)
- Vrijeme događaja (račun za postavljanje / uklanjanje)
- Zahtjevi za hranu i piće
- A / V potrebe (uključujući zaslone, mikrofone itd.)
- Postavljanje prostora
Savjet: Najam tehničara A / V koji će biti posvećen vašem događaju iz hotela.
05 - Potvrda i / ili razvijanje dnevnog reda
Vrlo je važno da planer događaja blisko radi s organizatorom / hostom događaja jer se dnevni red događaja često mijenja od početnog razgovora do stvarnog datuma događaja. Planer događaja mora biti spreman prilagoditi plan i tijesno surađivati s prostorom kako bi se osiguralo da sve radi glatko.
06 - Potvrdi BEO ugovor
Jednom kada planer poznaje ciljani broj polaznika i logističke zahtjeve za seminar, on ili ona trebaju osigurati prostor događaja i srodne zahtjeve. Većina sporazuma trebala bi omogućiti planeru mogućnost smanjenja / povećanja zahtjeva za hranom i pićem do određenog broja dana prije događaja. Međutim, mnogi će sporazumi ograničiti koliko će dopustiti grupi da smanji količinu, stoga dobro procijenite.
07 - Stvaranje komunikacija događaja i materijala
Ovo je predmet koji neki planeri mogu biti uključeni, dok drugi ne mogu. U osnovi, neki planeri sastanaka bit će odgovorni za svako od sljedećeg:
- Izrada pozivnica za događaje
- Tiskarski program i drugi materijali
- Osiguravanje darova / tombola sudionika
- Izrada bedža imena
- Događanje i prikazivanje događaja o dostavi
08 - Raditi blisko s domaćinom događaja za finalizaciju logistike
Prije događaja, postoji nekoliko važnih koraka koje planer sastanka dovršava prije događaja. To uključuje potvrdu sljedećeg:
- Zvučnici događaja
- Zahtjevi A / V događaja
- Broj sudionika događaja
- Uloga i odgovornosti domaćina
- Potrebe materijala za događaj (provjerite više puta)
09 - Postavljanje događaja
Svakako dopustite vrijeme u rasporedu BEO za postavljanje događaja i preporučljivo je stići oko dva sata prije događaja.
Savjet: ako je seminar zakazan ujutro, zatražite od prodajnog mjesta kontakta da dopusti grupi da postavlja noć prije (ali ne ostavljajte ništa vrijedno na javnom web mjestu).
Svi događajni materijali, brošuri, natpisi, zasloni, pokloni, tablice za registraciju , značke imena i još mnogo toga moraju biti spremni za događaj.
Upozorenje: ZvuÄŤnici ponekad mijenjaju slajdove veÄ ‡ prije i pruĹľaju nove prezentacije koje treba dodati na toÄŤku snage 10 minuta prije događaja.
10 - Izvršenje događaja
Nakon što ste pripremili vrijeme za seminar. Očekujte sljedeće:
- Neki sudionici uvijek dolaze rano.
- Neki sudionici uvijek dolaze kasno.
- Često je neka vrsta tehničkog problema.