Veličina i opseg svakog događaja može se brzo promijeniti, a trebate se osjećati ugodno s osobom koja plaća račune. Zato je vaš početni intervju s klijentima toliko važan.
Ako ne dobijete odgovore koji vam trebaju, ili ako stvari izgledaju čudno, možda biste željeli preuzeti svoje usluge drugdje kako bi izbjegli katastrofu niz cestu.
Navedene u nastavku su ključna pitanja koja bi planeri trebali postaviti prije sklapanja ugovora za svog klijenta.
Koji je predviđeni datum i lokacija za vaš događaj?
Ovo je možda najosnovnija pitanja, ali vašem klijentu je važno pružiti izravan odgovor. To može biti loš znak ako osjetite puno neodlučnosti ili sukoba s ovom temom. Sada, naravno, neki klijenti trebat će vam pomoć pri odabiru mjesta, no zaista bi trebali imati na umu barem dva mjesta. Možete potrošiti znatnu količinu vremena za shopping mjesta i trošiti ćete još više ako klijent nema pojma što žele.
Koliko će gostiju sudjelovati na događaju?
Razlika u troškovima između 200 i 500 sudionika je velika, tako da ako potencijalni klijent vam daje širok raspon broj onda oni vjerojatno nisu učinili nikakve istraživanja o troškovima.
U tom ćete slučaju odmah nastaviti s sljedećim pitanjem na popisu.
Koji je vaš proračun po osobi?
Radije vodim s proračunom "po osobi" jer pruža bolji uvid u to koliko je klijentica mislila na događaj. Odgovori s deklaracijskim brojevima kao što su $ 5.000 ili $ 20.000 previše su udaljeni od gostujućeg iskustva.
Bez obzira na broj koji vaš klijent koristi za zastupanje proračuna, trebali biste ga smanjiti na stopu po osobi kako bi obojica mogli vidjeti što stvarno morate raditi.
Koji su 3 morate imati elemente za vaš događaj?
Nakon što saznate više o proračunu, vrijeme je da saznate je li dovoljno velik da zadovolji očekivanja vašeg klijenta. U određenim situacijama potrebno je imati značajnu sinkronizaciju. Zamislite da vaš klijent želi da neka slavna osoba nastupi na svom događaju, ali nemaju pojma koliko troška ili je li ta osoba čak i dostupna. To su tipovi problema koje morate riješiti na početku, a ne možete se uvijek oslanjati na klijenta da ih spomenete.
Koje su 3 stvari koje ne želite na vašem događaju?
Iako je vrlo slično prethodnom pitanju, dodavanje negativne konotacije može dodati značajni uvid za planera. Recimo, na primjer, da je klijent neumoljivo protiv posluživanja piletine za večeru. Posljedica toga bila bi povećanje troškova hrane . Bez pileta kao opcije, morat ćete uzeti u obzir govedinu ili ribu, oboje su obično skuplji. Razumijevanje kako "ne-ne-popis" utječe na veliku sliku je kritična vještina u procjeni kompatibilnosti klijenta.
Stara izreka o tome da nećete imati kolač i jesti ga previše ilustrira točku savršeno.
Ovih pet jednostavnih pitanja o planiranju događaja puno će vam reći o vašem klijentu prije nego što se slažete da zajedno rade. I iako su nove perspektive bitne za vaš događaj , pogrešna vrsta klijenta trošiti će sve svoje resurse i trošak novca u dugoj vožnji.