Što trebate znati kako biste izbjegli konfuziju korisnika
Jednako je frustrirajuće za iskusne profesionalce suočene s klijentima koji pogrešno razumiju ponuđene usluge.
"Upravljanje događajima" i "planiranje događaja" često se izmjenjuju iako su dvije vrlo različite stvari. Vrlo jednostavno, planiranje i upravljanje nisu isti. Dok se skupa vještina ove dvije funkcije preklapaju, one su dvije različite funkcije. To stvara probleme za one koji se bave klijentima koji pogrešno misle da im je potreban upravitelj događaja kada im je potrebno planer događaja. A za one klijente koji imaju dojam da se svi upravitelji događaja također bave planiranjem događaja. Zato razjasnimo zbunjenost jer je važno da vi i vaši klijenti imaju isto razumijevanje.
Planiranje događaja
Počnimo s planiranjem događaja . Ključna operativna riječ ovdje planira . Svi događaji - od mladenkih tuševa do prekretnica rođendanskih proslava do velikih korporativnih okupljanja - počinju s nekim planom.
Početna rasprava s klijentima o idejama događaja, temama, poželjnim datumima i smjernicama proračuna dio su procesa planiranja događaja.
Planiranje događaja počinje na početku , od ranih faza koncepta i nastavlja sve do stvarnog događaja. I, iskreno, nekoliko tjedana nakon događaja kao planeri događaja završavaju detalje i obrađuju sljedeće stavke.
Planiranje događaja uključuje blisku suradnju s klijentom za dizajniranje događaja koji odražava klijentovu viziju okupljanja i ispunjava cilj događaja. Klijenti koji angažiraju planer događaja angažiraju nekoga da planira sve aspekte događaja, uključujući povezane pojedinosti i akcijske stavke, i da vidi taj događaj sve dok ne završi.
Odgovornosti planiranja događaja mogu uključivati, ali nisu ograničene na:
- odabirom opće teme za događaj
- razvoj proračuna
- odabir mjesta
- pregovaranje o hotelskim ugovorima
- zapošljavanje vanjskih dobavljača
- planiranje izbornika
- unajmljivanje ugostitelja
- uređenje gostujućih govornika ili zabave
- koordiniranje prijevoza
- odabirom sheme boja
- razvoj pozivnica
Planiranje događaja je sve što ide u sastavljanje događaja. Ova funkcija spada pod veći krug upravljanja događajima.
Upravljanje događajima
Svaka vrsta događaja sastoji se od brojnih dijelova koji se uklapaju poput komada slagalice. Svi ti dijelovi u konačnici dolaze zajedno kako bi stvorili događaj. Uspješni događaji imaju sve one povezane dijelove koji dolaze zajedno u pravo vrijeme i pravo mjesto, glatko i učinkovito i prema planu. Ovaj proces se zove upravljanje događajima. Jednostavnim riječima, upravljanje projektom samog događaja.
Upravljanje događajima uključuje stvaranje, koordiniranje i upravljanje svim različitim komponentama događaja kao i timovima ljudi koji su odgovorni za svaki aspekt. Neki aspekti upravljanja događajima mogu uključivati, ali nisu ograničeni na:
- rezerviranje mjesta za događaj
- koordiniranje vanjskih dobavljača
- izrada parkirališnog plana
- planiranje hitnih planova za slučaj nesreće
- osiguravajući poštivanje zdravstvenih i sigurnosnih standarda
- upravljanje osobljem odgovornim za svaku funkciju
- nadgledanje izvršenja događaja
- praćenje događaja
- rješavanje situacija događaja na web mjestu
Upravitelji događaja i planeri događaja rade zajedno
Definiranje ovih dviju funkcija izazovno je jer, ne samo da su usko povezane, odgovornosti se često preklapaju. Individualni planeri događaja mogu ponuditi usluge upravljanja događajima, a menadžeri događaja mogu također ponuditi planiranje događaja.
Sve ovisi o individualnom planeru ili timu za korporativno upravljanje događajima, mjesto događaja i sam događaj.
Važno je razumjeti razlike između njih i odrediti koje će usluge pružiti. Na primjer; Ako nudite usluge planiranja događaja za veliki događaj, radit ćete s upraviteljem događaja koji će koordinirati svoje usluge s onima voditelja ugostiteljstva, audiovizualnog tima itd. Definirajte svoju ulogu i usluge koje ćete pružiti i jasno komunicirati ovim potencijalnim klijentima kako bi se izbjegla konfuzija tijekom procesa planiranja.