Odaberite temu i lokaciju
Ovaj korak predstavlja dvije varijable koje će vaša publika htjeti znati prije svega.
"Gdje i zašto" sastanka odmah će utjecati tko će biti pozvan i hoće li prisustvovati.
Mjesto koje odaberete utječe na ukupni sastanak i utječe na druge odluke koje ćete morati izvršiti prilikom planiranja događaja.
Odredite sudionike
Veliki dio vođenja fokusiranog i produktivnog sastanka izbjegava distractions, što znači ograničavanje poziva vrhunskim donositeljima odluka. Postoji tendencija korporativne kulture da uključi sve povezane stranke u komunikaciju, ali možete povećati proizvodnju uklanjanjem suradnika koji bi mogli usporiti napredak s nevažnim raspravama. Umjesto pozivanja sudionika koji ne glasa, potaknite ključne sudionike da razgovaraju sa svojim podređenima prije dolaska na sastanak.
Ponuda tri datuma i vremena
Budite oprezni kako raspitati o dostupnosti svakog sudionika. Lako je otvoriti "Pandorinu kutiju" pitanja kada je riječ o raspoređivanju obostrano korisnog datuma za vaš sastanak.
Jedan od načina da to izbjegnete jest ponuditi nekoliko datuma i vremena, a zatim pitati svaku osobu koja najbolje djeluje. Ako imate sreće onda će jedan od datuma odgovarati za sve. Ako ne, nemojte se bojati pitati odstupanja ako mogu prilagoditi svoje kalendare za smještaj većine.
Izradi itinerer
Ključno je imati raspored za koje će se teme raspravljati zajedno s tko će voditi svaki segment sastanka.
Planeri možda trebaju zatražiti savjete od najviših rukovoditelja kako bi točno stvorili itinerer. Nakon dovršetka prvog nacrta treba ih poslati na odobrenje.
Raspravite o potrebama prezentacije
Mnogo je različitih načina predstavljanja ideje grupi, a svaki će zakazani govornik imati svoje vlastite sklonosti. PowerPoint funkcionalnost, pristup internetu i bijele ploče samo su neke od komponenti koje biste mogli dogovoriti. Budite proaktivni u traženju ovih pojedinosti i pratite ih kako biste ih potvrdili nekoliko dana prije sastanka.
Raspored ugostiteljstva
Ključ za naručivanje hrane za male sastanke je da izbornik bude funkcionalan. Ne želite da ugostiteljstvo ometa bilo koji aspekt poslovanja pri ruci, stoga izbjegavajte pretjerano formalne obroke ako je moguće. Ako se traži sjedeći ručak, pokušajte rezervirati susjednu sobu za obrok tako da se polaznici mogu vratiti na sastanak što je prije moguće.
Pošaljite završne pojedinosti
Približno sedam dana prije događaja želite poslati konačnu kopiju itinerera i pojedinosti svakom sudioniku. To bi trebalo obuhvatiti sve što je naređeno za taj dan. Također uključuju upute, informacije o parkiranju, brojeve soba i hitne kontakte.
Ako radite s rukovoditeljima, kopirajte njihove administrativne asistente i na e-poštu.
Dan susreta
Kao planer sastanka, vaš je posao osigurati uspješno pokretanje događaja. Naravno, željet ćete stići na licu mjesta rano da pregledate sobu i upoznate se s ugostiteljskim i A / V koordinatorima. Ovisno o lokaciji, možda biste htjeli postaviti znakove tako da svatko pronađe svoj put u prostoriju.
A tamo imate - osam relativno jednostavnih koraka za planiranje uspješnog malog sastanka.
Izvođenje svakog koraka očito će uzeti vremena i marljivost s vaše strane, ali komuniciranje vaših planova sudionicima je pola bitke. Što više ljudi zna što očekivati od sastanka, to će biti spremniji da se spuste na posao.