Nije početak rano dovoljno
Odugovlačenje je vaš neprijatelj. Ovo je jedna od najčešćih pogrešaka planiranja događaja koje želite izbjeći.
Neuspjeh da rano započne proces planiranja događaja može uzrokovati niz problema niz liniju. Čim odaberete datum i imate opći opseg svog događaja i proračuna, započnite raditi. Hoteli i ostala mjesta rezerviraju unaprijed, tako da je to što je prije moguće. Ako to ne učinite, to će ograničiti vaš izbor mjesta i, nažalost, ostat ćete bez obzira na to što je mjesto na raspolaganju. Gostujući govornici i zabava uživo također se rezerviraju na putu ispred datuma stvarnog događaja. Kada vaš datum događaja bude siguran, obavite svoje istraživanje i kada odlučite o izvođaču po izboru, odmah potpišite ugovor.
Organiziranje sebe s popisom planiranja događaja je još jedan zadatak koji treba odmah riješiti. Poklapanjem svih koraka u procesu planiranja događaja, utvrđivanjem kada trebaju biti dovršeni i izradom rasporeda za svaki, imat ćete vrijedan vodič da biste započeli i držali vas na pravom putu.
Pokretanje prekasno je jedna od najčešćih pogrešaka planiranja događaja.
Nije provjeravanje natjecateljskih događaja
Jeste li ikada zakazali svoj događaj samo za naučiti - kada je proces planiranja počeo i datum događaja postavljen - da postoji još jedan natječući događaj istoga dana? Samo jedan događaj privući će publiku tako da ne uzimate svoje šanse i prijeđite prstima da će oni pozvani odabrati vaš događaj.
Izbjegavajte potpuno situaciju.
Učinite vašu dubinsku analizu i provjerite sukob događaja prije nego što bude prekasno. Pogledajte rasporede za okupljanje industrije (velike i male), blizina blagdana, velikih sportskih događaja i lokalnih okupljanja koji mogu izazvati pustoš onima koji voze na događaj. Nakon što odlučite o datumu događaja, dobit ćete riječ svojim gostima. Dnevnici "Spremi datum" i "Predstojeći događaji" daju zainteresiranima priliku da obilježavaju vaš događaj na svojim kalendarima.
Ne potvrđuju dobavljače
Potpisan ugovor o dobavljaču je pravno obvezujući ugovor i daje vam nešto u pismenom obliku kako bi držatelj bio odgovoran za usluge koje trebaju pružiti. Međutim, za vas ne čini ništa u vrijeme događaja kada shvatite da je dobavljač ne-show. Taj događaj u ruci neće poslužiti hranu vašim gladnim gostima ili isporučiti stolove i stolice u praznu plesnu dvoranu. Potvrdite sa svakim dobavljačem ne jednom, već dva puta. Da, dva puta . Potvrdite prijem vašeg potpisanog ugovora u trenutku kada oboje prihvatite uvjete. Potvrdite ponovo prije samog događaja. Ovo nije razgovor koji ćete imati u vezi s pojedinostima o isporuci ili dekoraciji hrane; to je praćenje posebno kako biste bili sigurni da je vaš događaj još uvijek na kalendaru.
Prodavač događaja knjiga više događaja i vrlo je lako za vaše papirologije izgubiti u shuffle ili misfiled netko drugi u tvrtki. Stoga se pobrinite da se to ne dogodi krugom natrag na njih da se prijavite i potvrdite da vaš događaj i specifičnosti vezane uz datum, vrijeme i usluge koje se pružaju zapravo su na rasporedu. I držite taj dobavljač ugovor dostupnim.
Nemate "Plan B"
Imati plan za nepredviđene događaje je neophodan za bilo koji događaj, ali posebno za one događaje koji se trebaju održavati na otvorenom. Vremenski uvjeti su nepredvidljivi, a ako uragan, teška oluja o vjetrovima ili prijetnja vjetrovima prijete da će otkazati vaš događaj, imajte rezervni plan. Datumi kiše, alternativni događaji i izmijenjeni raspored aktivnosti su sve opcije ako se vaš otvoreni događaj - ili njegov dio - mora premjestiti u zatvorenom prostoru.
Osim priprema za vremenske neizvjesnosti, i druge neobične okolnosti mogu se rješavati ispred vremena. Snaga struje može se smanjiti generatorom na licu mjesta. Parkiralište za preljev može se premjestiti na drugo, unaprijed postavljeno mjesto. Pitanja s dostupnosti hotelske sobe mogu se riješiti održavanjem nekoliko dodatnih soba u rezervatu unutar vašeg hotelskog bloka . Razmotrite pojedinosti vašeg događaja i razmislite o područjima koja su podložna najčešćim pitanjima. Planiranjem budućnosti i razvojem alternativnih scenarija, možete izbjeći jednu od najcjenjenijih pogrešaka planiranja događaja.
Nije potrebna bespomoćna pomoć
Kada je riječ o zapošljavanju osoblja događanja, više je bolje. To će vam koštati više novca, ali može spasiti vaš događaj. Slikajte ovo: sigurnosna kopija automobila koji čekaju na ulasku u parkiralište, dok se parkirni polaznici mahnito pokušavaju držati korak dalje. Niz frustriranih gostiju koji čekaju naručivanje pića, budući da se jedan poslužitelj bori da održi korak s potražnjom. Zaposlenici za registraciju događaja osvajaju veliki broj gostiju koji su upravo stigli, ostavljajući umorne putnike čekajući predugo da se prijavite. Imate ideju. Imate dodatne osoblje za događanja koji vam pomažu tijekom zauzetih trenutaka, pružaju dodatnu uslugu potrebnim područjima, rješavaju probleme koji se javljaju ili predstavljaju gostoljubivu prisutnost dolaznih gostiju uz pitanja koja mogu podići vaš događaj od dobrog događaja do vrhunskog događaja.
Prilikom unajmljivanja osoblja događaja potražite one osoblje s iskustvom u vrsti događaja koji planirate. Najam samo profesionalne, visoko preporučene djelatnike. Educirajte ih o tome što je vaš događaj, gosti koji će sudjelovati, vaša očekivanja i tko im je točka kontakta trebaju imati pitanje ili problem. Osoblje za događaje - iako ih pruža vanjski dobavljač - predstavljaju vas i vaše poslovno planiranje događaja. Negativni susret s osobljem događaja živjet će u sjećanju kako gostu, tako i klijentu, te može probiti čak i najuspješnije događaje.