Što ako smatrate superorganiziranom i već koristite kontrolni popis prilikom planiranja događaja, ali ste naišli na situacije u kojima ste shvatili (prekasno) da niste imali neke važne pojedinosti. Kamo si pogriješio?
Svaki događaj zahtijeva popis za provjeru planiranja događaja koji je osmišljen s tim konkretnim događajem i prilagođen individualnim specifikacijama događaja. Stoga je svaki popis za provjeru planiranja događaja drugačiji. Međutim, postoji pet stavki koje morate imati na kontrolnom popisu događaja, bez obzira planirate li malu rođendansku zabavu ili veliku korporativnu funkciju.
Potpišite ugovore o događaju
To može zvučati očigledno, ali svakako potpišite - i primajte potpisane kopije zauzvrat - sve ugovore koji vam trebaju za vaš događaj. To uključuje ugovore o događajima s klijentom, mjestom za održavanje, dobavljačima, hotelima, zabavom itd. Čvrsti stisak ruke je lijep način vođenja poslovanja, ali ne i način osiguravanja unajmljivanja bilo kojeg dobavljača, a ne način na koji se obvezuje raditi za klijenta ,
Uštedite sve što ste napisali i ne radite ništa, niti trošite dime na planiranje događaja sve dok sve administrativne radove ne potpišete i ne isporučujete. Ako ste planer događaja koji treba ugovor o događaju za vaše usluge događaja, kliknite ovdje.
Potvrdite datum i vrijeme događaja
Vi ste koljeno duboko u fazi planiranja za ovaj događaj.
Kako bi bilo tko mogao dobiti pogrešan datum? Dobavljači često dolaze s drugim poslovima. Klijenti mogu pristati na datum i vrijeme za događaj, a zatim jednostavno zaboraviti obavijestiti vas o promjeni planova. Prije nego započnete s planiranjem događaja, dvaput provjerite datum i vrijeme početka i završetka te ih zapišite tako da su svi na istoj stranici.
Najam dodatne pomoći
Nemojte podcijeniti vrijednost dodatne pomoći na dan događaja. Uvijek postoji nešto što treba i većina organizatora događaja već je prezauzeta s prikazivanjem događaja kako bi posvetila pozornost na situacije koje se javljaju. Unajmljivanje dodatne pomoći važan je korak koji se često zanemaruje sve dok ne bude kasno da zaposli najbolje osoblje događaja za taj posao. Nemojte se riješiti za ostatke kada je u pitanju zapošljavanje osoblja događaja. Stavite ovu stavku na popis za provjeru događaja i osigurajte najbolje obučeno osoblje s potrebnim iskustvom koje odgovara vašem proračunu događaja.
Provesti web-lokaciju u prolazu
Ništa se ne uspoređuje s predodžbom o nečemu u vašem umu, prilično kao što je doživljavao iz prve ruke. Provođenje web mjesta događaja sa svojim klijentom i dobavljačima kritičan je korak u procesu planiranja događaja.
To predstavlja priliku za postavljanje pitanja, rješavanje problema i dogovor o uspostavi prostora, uređenju, smještaju registracije i cjelokupnom tijeku događaja. Često puta, čak i kad mislimo da jasno komuniciramo, naša vizija nečega je u suprotnosti s onim što netko drugi predviđa na temelju našeg opisa. Prošetajte fizički prostor tijekom faza planiranja pa nema iznenađenja na dan događaja.
Uključi podsjetnike na praćenje
U idealnom svijetu, reći nekome neko bi bilo dovoljno kako bi se osiguralo da posao bude gotov. Nažalost, pravi svijet rada ne radi na taj način ili barem ne posao planiranja događaja. S toliko detalja za upravljanje i više igrača uključenih u različite faze događaja, lako je da se nešto izgubi.
Stoga, kada razvite popis za provjeru planiranja događaja kako biste bili organizirani i na rasporedu, uključite podsjetnike za određene praćenje. Na primjer, ako ste razgovarali s ugostiteljem o idejama izbornika, uključite stavku na popis za provjeru planiranja događaja koji glasi: "Pratite se ugostitelju na predloženom izborniku" i "Raspored kušanja kod ugostitelja". takva stvar koja potvrđuje nešto previše puta.