Saznajte više o ključnim informacijama koje se nalaze u izvornom dokumentu
Zašto su izvorni dokumenti važni
Izvorni dokument bitan je za knjigovodstvenu i računovodstvenu procjenu jer je dokaz da je došlo do financijske transakcije.
Ako se tvrtka revidira, izvorni dokumenti sigurnosno kopiraju knjigovodstvene časopise i glavnu knjigu kao neodgovorni revizijski trag.
Održavanje izvornog dokumenta za poslovanje jednako je kao i zadržavanje računa za porezno odbitne stavke za osobne poreze. Ako se porezi revidiraju, daju dokaz da ste izvršili te kupnje. Isto vrijedi i za vašu tvrtku, ali u poslovanju ne držite potvrde samo za porezne olakšice. Zadržavate izvorne dokumente za svaku financijsku transakciju.
Koji izvorni dokumenti pružaju
Izvorni dokument opisuje sve osnovne činjenice transakcije, kao što je iznos transakcije, kome je izvršena transakcija, svrha transakcije i datum transakcije.
Evo nekoliko primjera uobičajenih izvornih dokumenata:
- otkazan ček
- dostavnica
- priznanica blagajne
- računalno generirana potvrda
- kreditni dopis za povrat kupca
- vremensku karticu zaposlenika
- potvrda o uplati
- narudžbenica
Kako postupati s izvornim dokumentima
Izvorni dokument treba zabilježiti u odgovarajućem računovodstvenom časopisu što je prije moguće nakon transakcije. Nakon snimanja, svi izvorni dokumenti trebaju biti podignuti u nekom sustavu gdje se mogu dohvatiti ako i kada su potrebni.
U određenim slučajevima, možda čak i bitno je osigurati lanac pritvora kako bi mogao utvrditi da je predmetni izvorni dokument ostao u vašoj kontroli.
Izvorni dokumenti i fotokopije
U većini okolnosti, fotokopije izvornih dokumenata su pravno prihvatljiva. Služba za unutarnje prihode, primjerice, prihvatila je fotokopije računa od 1997., sve dok su čitljive, sadrže sve informacije koje su prisutne u izvorniku i, u granicama postupka skeniranja, te podatke prikazuju u formatu identičnom izvornik.
Prihvat materijala koji je odredio kupljene objekte i plaćenu cijenu, ali koji su skenirani bez imena dobavljača, ne bi se kvalificirali. Dokument koji je prikazao sve podatke u izvornom prijemu, ali koji je bio ispisan u Word ili Excel formatu, također se neće kvalificirati.
IRS standard - kompletna, čitljiva i precizna reprodukcija izvornika - isti je standard koji se upotrebljava u mnogim tvrtkama i vladinim agencijama. Međutim, druge institucije dodaju ove opće zahtjeve.
Primjerice, Sveučilište u Washingtonu prihvaća samo kao nadomjestak kopije originalne dokumentacije skenirane na minimalnoj gustoći od 300 točaka po inču (dpi), a prikazane su u PDF ili TIFF formatu; ne prihvaća JPEG fotokopije.
Ako planirate skenirati računovodstvene ili zakonske dokumente kako biste olakšali pohranu, provjerite s relevantnom institucijom kako biste bili sigurni da će prihvatiti dokumente u formatu koji namjeravate koristiti.