5 Kritične pogreške u planiranju događaja koje treba izbjegavati

Bitni savjeti za planiranje događaja kako biste izbjegli katastrofalne posebne događaje

Murphyjev zakon propisuje da ako nešto može poći po zlu, to vjerojatno hoće. Stvari koje idu naopako je činjenica života s kojom svi moramo živjeti.

No, kada je riječ o planiranju događaja, nadležni menadžer događaja uvijek će gledati na ublažavanje Murphyjevog zakona prepoznavanjem potencijalnih stvari za kretanje i planiranje sukladno tome.

Kao voditeljica događaja, vaša je odgovornost osigurati da se poseban događaj vašeg klijenta pokreće glatko i sa što manje manjkavosti što je moguće ljudski.

U stvarnom svijetu nije moguće pokriti svaku mogućnost, ali u najmanju ruku morate biti svjesni kritičnih grešaka u planiranju događaja koji svaki menadžer događaja mora izbjegavati.

Predgovor je zaokružen, stoga pokupimo pet bitnih savjeta koji vam mogu pomoći da izbjegnete neizvjesnu katastrofu na sljedećem planiranom događaju.

1. Loša komunikacija - ovo je vjerojatno najčešća pogreška koju čine neiskusni planeri događaja i treba izbjegavati po svaku cijenu. Loša komunikacija (kao u miscommunication ili nema komunikacije) može spell disaster. Loša komunikacija često je rezultat nedostatka pažnje na detalje, pogotovo kada je u pitanju popis vašeg događaja. Apsolutno je važno da učinkovito komunicirate sa svojim timom internih događaja i vašim dobavljačima. Iako ne želite micromanage svima, morate znati tko će učiniti što i kada kako bi se osiguralo da svi koji su uključeni znaju što se od njih očekuje i čuva njihov dodijeljeni raspored.

1. Loše ili nedostaje planiranje slučajnosti - postoji dobra šansa da će barem neke stvari pogriješiti u danima i satima koji vode do vašeg događaja. Što je još gore, neke stvari će vjerojatno proći jako tijekom vašeg posebnog događaja. To je normalno i očekivati. Profesionalni planer događaja misli naprijed, identificira što bi moglo poći po zlu i ima dobar plan intervencija. Na primjer, što ako vaš sustav registracije ne radi na dan događaja? Što ako vam ponestane hrane jer se pojavljuju dodatni ljudi? Što ako vaš glavni govornik ne pokaže ili stigne kasno? Ako se bilo koja od ovih stvari dogodila, biste li se mogli nositi? Drugim riječima, biste li imali plan B?

1. Nedostatak prijevoza - jeste li apsolutno sigurni da je prijevoz koji ste organizirali da biste dobili delegate i izlagače na i iz vašeg događaja odgovarajući? Prijavite se tijekom tjedana koji vode do vašeg događaja, a na dan događaja, da su svi zahtjevi prijevoza na odgovarajući način ispunjeni. Morate razmišljati u smislu nepredvidivosti. Što se događa ako se vozilo raspada ujutro vašeg događaja? Imate li alternativni prijevoz na raspolaganju?
2. Nedostatak jasnih znakova - Ništa više nije frustrirajuće za one koji posjećuju poseban događaj nego biti zbunjeni oko toga gdje se održava sljedeća prezentacija. Izbjegavajte to tako da prikazujete odgovarajuću oznaku koja je jednostavna za čitanje i razumijevanje. Bolje je otići u more i imati previše znakova od gubitka rizika i kontinuirano tražeći upute.
3. Neadekvatno osoblje na ruku - na dan vašeg posebnog događaja vjerojatno ćete se baviti velikim brojem sudionika. Nemojte pogriješiti oslanjati se na samo jednu ili dvije osobe da se bave pitanjima ili problemima delegata. Provjerite imate li dobar broj sudionika i, prije svega, pobrinite se da između vašeg tima za planiranje događaja i osoblja koje pružaju dobavljači, adekvatno organizirajte svoj događaj.

Uz razmišljanje i planiranje naprijed o tome što bi moglo poći po zlu, kako bi se osiguralo glatki i uspješan događaj, najbolja je politika uvijek provjeriti i provjeriti.