Kako je APEX inicijativa promijenila planiranje korporativnih događaja

Izvorni push za standardizaciju komunikacije u industriji događaja

Jedan od najčešćih zahtjeva među organizatorima događaja i planerima sastanaka je za standardizirani softver za planiranje događaja koji pomaže u komunikaciji između stručnjaka industrije i ukupne učinkovitosti. Iako jedan potpuno standardizirani i propisani sustav ili softver još nije usvojen u cijeloj industriji, Vijeće Konvencije o industrijama (CIC) pokrenulo je inicijativu koja je donijela neodređeni smjer planerima događaja, stručnjacima industrije i, u konačnici, razvojnim programerima za planiranje događaja diljem zemlje što je poznato kao APEX.

CIC je Accepted Practices Exchange

APEX se zalaže za "Accepted Practices Exchange", inicijativu Konvencije Vijeća za industriju (CIC) koja je pokrenuta za ujedinjavanje svih sastanaka, konvencija i izložbi industriji za razvoj i provedbu dobrovoljnih standarda za softver za planiranje događaja i drugih alata. Unatoč dobrovoljnoj prirodi, to je bio igra-changer u industriji.

Više od 2.500 članova industrije u 60 gradova širom SAD-a i Kanade sudjelovalo je u raspravama na rukama, a od 2001. godine više od 350 stručnjaka iz industrije uključeno je kao hands-on volonteri. Kroz suradnju, oni koji su sudjelovali u APEX-u nadao se definiranju prihvaćene u cijeloj industriji praksi, koja bi definirala standarde za softver za planiranje događaja i druge alate. Ova se inicijativa s vremenom razvila u izradu alata za planiranje događaja APEX, koji uključuju niz resursa za planere događaja i kontinuirani razvoj novog softvera za planiranje događaja.

APEX Alati i resursi

Godine 2001., inicijativa APEX bila je jedina industrijska i kohezivna poticaj za razvoj standarda za alate za planiranje događaja. Naposljetku, to je dovelo do razvoja alata, predložaka i smjernica najbolje prakse koje mnogi planeri događaja još uvijek koriste u nekom obliku danas. Svi resursi su i dalje dostupni za online upotrebu ili su dostupni za preuzimanje u Microsoft Word PDF formata.

Alati su dostupni besplatno.

1. Online Rječnik APEX industrije
   Ovaj interaktivni, on-line alat je sveobuhvatna referenca za terminologiju, žargon i akronime koji se koriste tijekom industrije sastanka i događaja. To čini veliki resurs kako bi se osigurala dosljednost pojmova i još uvijek dokazuje da je koristan alat za obuku za nove zaposlenike.
2. Predložak ESG (Vodič za specifikacije događaja)
   Planeri događaja upotrijebili su pojam "nastavak" na referentne specifikacije sastanka. Akronim ESG (koji označava vodič za specifikacije događaja) zamijenio je taj pojam nakon pokretanja APEX-a standardiziranim alatom koji će se koristiti pri pripremi i dijeljenju cjelovitih uputa i pojedinosti za događaje svih veličina.
3. APEX stanovanje i registracija
   Ove prihvaćene prakse razvijene su za prikupljanje, izvješćivanje i pronalaženje potpunih podataka o stambenim i prijemnim sadržajima za sastanke, konvencije i druga događanja. Također se pokazalo kao resurs za rješavanje stambenih pitanja kao što su pružatelji usluga stanovanja, internetska pitanja, međunarodno stanovanje i otkrivanje.
4. Predložak PER (Post-Event Report)
   Zamjena starih izvješća "povijesti", izvješća nakon događaja ili PER još uvijek predstavljaju prihvaćeni format industrije za prikupljanje, pohranu i dijeljenje preciznih i temeljitih podataka o izvješćima o događajima svih vrsta (iako postoje nove verzije razni programi).

1. Predlošci zahtjeva za prijedlog (RFP)
   Zajedno s dokumentom koji objavljuje CIC u suradnji s predstavnicima APEX-a i Globalnim turističkim udruženjem (GBTA), CIC i dalje nudi standardne RFP formate koji se bave temeljnim informacijama i jedinstvenim potrebama za različitim potrebama RFP-a, uključujući: audiovizualnu, odredišnu društvo za upravljanje, izvođač usluga, pojedinačni objekt, prijevoz, raspored funkcija i postavljanje funkcija. Ovi predlošci olakšavaju traženje odgovarajućih informacija, usporedbu odgovora i donošenje informiranih odluka.

Resursi za planiranje događaja i softver

Cilj konvencije Vijeća za industriju bila je temeljna promjena načina na koji su stručnjaci prenijeli preko sastanaka i događaja industrije od organizatora događaja do dobavljača, dobavljača, izvođača radova i ostalih stručnjaka za usluge događaja.

Prije APEX-a, njegove standardizirane smjernice, najbolje prakse i konačno svoje on-line alate i resurse, komunikacija je bila glavni izazov za profesionalce u industriji.

Puno se promijenilo od ranih 2000-ih godina. Iako je ideja za APEX i ove ciljeve počela već 1997. godine, a CIC se uglavnom usredotočio na konceptualnu fazu od 2000. do 2004. koja je čekala da se pokrene do 2004. i 2005. godine. Od pokretanja standarda i alata APEX-a, mnogi drugi resursi i događaji razvili su se planerski softver, ali nikakav autoritet nije nadjačao CIC u propisivanju industrijskih standarda prakse.