Savjeti za povećanje prisutnosti vaših korporativnih događaja
Najvažniji korak u prevladavanju strahova o nedostatku pohađanja nekog događaja ili povećanju RSVP popisa jest prepoznati da ljudi stvarno uživaju pohađanje dobro izvedenih seminara i drugih događaja. Sudjelovanjem na poslovnim sastancima sudionik dobiva priliku za učenje novih informacija i interakciju s vršnjacima i vođama u svom području. No, najuspješniji sastanci nadilaze zvijezde i nadahnjujuće prezentacije; oni stvaraju toplo, prijateljsko okruženje za sve - što ih čini ugodnijim. Evo kako možete planirati ugodan poslovni događaj koji će privući veliko odaziv.
01 - Napravite veliku agendu
- 8:00 Dolasci i doručak
- 8:45 am Poruka dobrodošlice
- 9:00 Glavni govornik
- 10:00 Pauze
- 10:15 am Forum raspravu
- 11:30 Završne napomene
02 - Budite osjetljivi na kalendar i sat
- Sudionici preferiraju jutarnje planove za seminare
- Polaznici preferiraju uvažavanje događaja odmah nakon posla
- Utorkom i četvrtkom su popularni dani sastanka
- Izbjegavajte održavanje sastanaka petkom, ako je moguće
- Izbjegavajte zakazivanje sastanaka na blagdane i uoči blagdana
- Budite osjetljivi na zahtjeve putovanja sudionika za događaj
Jednako je važno uspostavljanje ugleda za početak na vrijeme i završetak na vrijeme - posebno za godišnja ili ponovljena događanja.
03 - Prepoznajte jedinstvenu i praktičnu lokaciju
- Odaberite mjesto koje je blizu većine sudionika
- Odaberite mjesto gdje će sudionici uživati
- Odaberite mjesto koje se doživljava pri hostanju sličnih događaja
Za više savjeta o odabiru mjesta, svakako provjerite Vodič planera događaja za planiranje mjesta .
04 - Sastaviti odgovarajući popis gostiju
Poslovni sastanak, konferencija ili seminar ne smije se smatrati naporom izravne pošte s 1-3% stopa RSVP. Radije volim trenirati klijente da generiraju određene popise ciljanih sudionika - ljudi kojima zaista žele pohađati nadu s RSVP stopama od 50% ili bolje.
Konačna misao o sudionicima: Pokušajte pozvati pojedince sličnog ranga i iskustva na sastanak.
05 - Pozovite, pozovite, pozovite!
Važno je generirati uzbuđenje oko događaja. Tradicionalna tiskana pozivnica prikladna je, ali postaje norma koja se također odnosi na e-poštu i čak društvene medije ovisno o vašoj publici. Pokušajte ovaj pristup:
- Spomenite događaj gostima koje vi ili vaš tim poznajete osobno prije slanja pozivnica.
- Spremite datum rano u procesu planiranja (papir ili elektronski).
- Pošaljite detaljnu pozivnicu, uključujući naglaske na dnevnom redu (papir ili elektronski) s zahtjevom za primanje zahtjeva za razgovor.
- Ponovno proslijedite detaljni poziv personaliziranom bilješkom osobnim prijateljima ili poznanicima (elektronskim putem). *
- Pratite s potvrđenim gostima jedan do dva dana prije zakazanog događaja (elektronički ili preko telefona).
* Također možete odabrati da službeno pozovete goste i produljite osobnu pozivnicu na događaj.
06 - Nemojte podcjenjivati moć osobnih pozivnica
Za neke događaje korisno je podijeliti tu odgovornost. Popis gostiju događaja često se sastavlja iz popisa kontakata koje održavaju razni pojedinci, a osobe s najbližim odnosima s pozvanima trebale bi proširiti izravnu pozivnicu svojim gostima.
07 - Uspostaviti reputaciju za izvrsne programe
Ključ je ovdje da pomognete klijentu da stvori ugled za isporuku izvrsnih poslovnih programa. Jednostavno kao što se može činiti, ako netko uživa u pohađanju vašeg posljednjeg događaja, vjerojatnije je da će prisustvovati budućim programima - i možda čak i dovesti prijatelja ili kolegu.
08 - Pošalji slijedne komunikacije i hvala sudionicima
Zahvaljujemo vam i pratite komunikaciju nešto što mnoge organizacije često zanemaruju, ali one koji ne žele imati koristi.