10 savjeta za uspješne interne tvrtke događanja
Ako ste imali zadatak planirati godišnju zabavu za zaposlenike za svoju tvrtku, slijedite nekoliko osnovnih smjernica kako biste najbolje iskoristili svoj poseban događaj i pomoći vam da smanjite troškove bez utjecaja na njegovu kvalitetu. Pažljivo ocjenjivanjem najboljeg načina približavanja i izvršavanja ove blagdanske zabave možete stvoriti iskustvo koje ne samo da pojačava moral tvrtke nego i povećava zadovoljstvo zaposlenika i razine zadržavanja u cijelom odboru.
Važno je započeti s osnovama - kakva bi tema trebala imati stranka, gdje bi se trebalo dogoditi, koliko će ljudi doći, kada će se to dogoditi i kakva će se hrana i piće poslužiti tijekom tog prigoda - prije nego što se prebacujete na specijalno planiranje i eventualno izvršenje događaja.
01 - Osnovni elementi događaja tvrtke za odmor
Naravno, kao i bilo koji drugi događaj ili projekt, morate izraditi projektni plan koji identificira detalje događaja za stranku za odmor zaposlenika. Tema, mjesto, vrijeme, datum, broj gostiju, odabir hrane i napitaka, dekor i događaj dnevnog reda mora se razmotriti prije nego počnete izvršavati svoj događaj.
Svaka dobra stranka treba ove osnovne elemente da budu uspješni, ali ne mora sve biti postavljeno kamenjem prije nego što počnete izvršavati zadovoljenje vaših potreba (poput osiguravanja mjesta, rezervacije ugostitelja ili planiranja dnevnog reda).
Iako postoji mnogo načina za pristup tim odlukama, a odluke za višu razinu ideja poput teme i vremena često pada na rukovoditelje tvrtke umjesto proizvođača događaja, najbolje je da surađujete s timom da odlučite koji su detalji za vašu specifičnu društvo.
02 - Odaberite najdjelotvornije vrijeme za održavanje vašeg događaja
Nažalost, svatko može imati priliku sudjelovati u događaju jer se netko mora vratiti i odgovarati na pozive i upite klijenata. No događaj za ručak omogućuje organizaciji da kontrolira troškove i smanjuje obveze zaposlenika na osobno vrijeme i obveze.
Očigledno, ako organizacija ne organizira program ručka, tada će biti domaćin večernjeg događaja koji omogućava više zaposlenika da prisustvuju, ali često može doći s višim troškovima, ovisno o tome koja večer tjedna održava se događaj.
Pa kako ste dobili najveći prasak za mužjak ? Dok neki misle da je petak najbolji dan za održavanje događaja jer će većina zaposlenika biti vikend, petak je najpopularniji dan u tjednu u restoranima i drugim prostorima - najskuplje vrijeme. Neke organizacije će htjeti razmotriti nedjeljnu večer, pa se čini da je sljedeća najbolja opcija ponedjeljak navečer.
03 - Razmislite o održavanju stranke u sezoni
Početkom listopada i krajem siječnja velika je vremena održati godišnju aprecijacijsku zabavu jer možete pronaći veću dostupnost opcija izvan mjesta događaja, uštedjeti novac na troškove ugostiteljstva i potencijalno postići bolju ponudu na party paketima tijekom ove sezone izvan sezone.
Jedan od nedostatka stvaranja godišnjeg uvažavanja stranke umjesto da slavi zajednički godišnji odmor je da zaposlenici možda ne sjećaju ove kao tradiciju, kao i oni božićne ili novogodišnje zabave. Želite se pobrinuti za izgradnju hypea oko događaja ako nije tradicionalna zabava.
04 - Odaberite tim koji će vam pomoći izvršiti događaj
Odlučivanje o pravoj veličini tima i odabiru najboljih članova tima od ključne su važnosti za postizanje uspjeha vašeg događaja uz što manje poteškoća. Na kraju, ipak, nije veličina odbora, već kvaliteta onih koji rade na njoj koji određuje kalibar jednog tima za planiranje događaja.
Manja skupina pojedinaca vjerojatno će učiniti planiranje više prikladnim i isplativo, ali mnoge organizacije uključuju veliki odbor pojedinaca tako da su glasovi više zaposlenika zastupljeni u fazi planiranja i izvršavanja. Međutim, vrijeme provedeno u planiranju takvog događaja može ukloniti svakodnevnu produktivnost uključenih osoba, pa biste mogli razmotriti uspostavljanje manjeg tima pojedinaca koji su ovlašteni donositi odluke za veću grupu.
Odaberite te pojedince za njihovu sposobnost da pozitivno utječu na druge zaposlenike i koristite zadatak kao nagradu ili poticaj za one koji su izabrani. Organizator događaja organizacije trebao bi raditi s ovlaštenim liderom u ljudskim resursima ili marketingom - netko ovlašten da odobri plan - kako bi pomogao u vođenju tih odluka i odabiru najboljih članova tima.
05 - Stvorite Izbor izbornika s povoljnim troškovima
Pločasti obroci često su isplativiji od buffeta, a mogu se prikazati mnogo elegantnije nego da svi budu u skladu i služili se.
Naravno, vaš izbornik treba ojačati temu vašeg događaja i trebali biste pokušati odabrati stavke koje sadrže boje vašeg događaja ili marku, ali to ne znači da biste trebali unajmiti skupi dekorativni pokrivač i druge materijale.
Odabir skromnih artikala ili svježeg voća za centerpieces, ograničavanje konzumacije alkohola i hosting na mjestu koje ima standardne ukrase za odmor i opcije određivanja cijene hrane, također su izvrsni načini za smanjenje troškova, a vašim zaposlenicima dobre iskustvo.
06 - Odlučite o razinama i ograničenjima potrošnje alkohola
Ipak, većina zaposlenika ne želi prisustvovati događaju tvrtke koje ne sadrže neki oblik alkoholnog pića. Iz tog razloga, želite smanjiti izbor alkohola ili čak stvoriti jeftine koktele potpisa kako biste smanjili troškove i smanjili razine trovanja.
Također biste smjeli ograničiti odabir na samo vino, zatvarajući bar rano i ponudom pića samo za vrijeme obroka kako biste dodatno smanjili troškove i ograničili količinu zaposlenika koji piju dok zastupa tvrtku na vašem događaju.
07 - Podsjetite zaposlenike pravilne brižljivosti
Pogreške za izbjegavanje izbjegavanja zabave na blagdanima uključuju izbjegavanje prekomjernog pijenja, jedenja, govorenja ili žalovanja, prerano dolazak ili odlaska prekasno, neodgovarajuće odjeće i dovođenja pretjeranih gostiju - sve to ne samo da može utjecati na iskustva drugih na događaju ali i troškove tvrtke.
Iako je godišnja zabava za tvrtke trebala dovesti tim i smanjiti inhibicije koje se obično nalaze na radnom mjestu, podsjetite svoje goste da još uvijek predstavljaju tvrtku, čak i kada se prisustvuju ovom događaju nakon posla, te se stoga očekuje da se ponašaju na način pogodno za radno mjesto.
08 - Razmislite o postavljanju razmjene darova
Općenito, mnoge organizacije zapravo uključuju razmjenu darova između zaposlenika na svojim strankama za odmor. Međutim, ako je organizacija veća, možda je to najbolje ostaviti na razini odjela, a ne na događaj za sve zaposlenike jer se organizacija na takvoj skali može pokazati teškom - pogotovo ako niste upoznati s odjelima i njihovim zaposlenicima.
Međutim, ako postoji dar razmjena, možda bi moglo biti najbolje ako domaćin ili organizator zatraže financijsku kapu daru - možda 10 dolara - kako bi izbjegli probleme povezane s cijenama darivanja.
Osim toga, postavljanje "bijelog slona" ili sličnog oblika sveobuhvatne darovne razmjene gdje se svatko u tvrtki poziva da sudjeluje na pojedinačnoj razini može spriječiti organizacijske noćne more ili događaje u kojima jedan gost ne prima dar jer je drugi zaboravio donijeti jedan.
09 - Razmotrite ako je prikupljanje sredstava pravo za vaš događaj
Hrana, odjeća i igračke diskovi dio su kulture u mnogim organizacijama, dok neki potiču pogone s donacijom na gotovinu, ali to ne mora nužno značiti da je vaša organizacija koja uvažava zaposlenike na razini cijele tvrtke pravo mjesto za prikupljanje sredstava.
Iako je vrlo korisno povezati određeni uzrok za odmor stranke, može biti korisno za organizaciju samo poticati noncash darove i in-kind donacije koje mogu imati koristi ljubavi koju podržava. Na taj način, svatko je dopušten mogućnost da ponudi dar po vrijednosti koja odgovara vlastitim osobnim proračunima.
10 - Procijenite sponzorstva dobavljača za vaš događaj
Neki ljudi možda misle da je dobivanje sponzora dobavljača odličan način da nadoknadi troškove godišnjeg odmora za odmor; međutim, planeri događaja i njihovi klijenti možda žele ostati usredotočeni na cilj da njihova stranka za odmora ocjenjuje zaposlenike, a ne troškove outsourcinga sponzoriranim dobavljačima.
Zaposlenici često smatraju da bi troškovi tih posebnih događaja trebali biti pokriveni iz operativnog proračuna poslodavca. Ako organizacija ne može priuštiti ugostiti događaj za uvažavanje svojih zaposlenika ili ako nije iz bilo kojeg razloga dio poslovnog plana, onda poslodavac ne bi trebao tražiti vanjski prihod da pokrije trošak kroz sponzorstva.