S obzirom da je Okus Chicaga započeo 1980. godine, planeri za Okus imaju veliko iskustvo u planiranju festivala zajednice za hranu. Ured za posebne događaje gradonačelnika upravlja programom i nadgleda planiranje i izvršenje. Njegov upravljački tim nudi sljedeće savjete za one koji možda po prvi puta stvaraju sličan festival ili proširuju elemente programiranja za postojeći festival.
01 - Savjeti za generalne menadžere festivala
Generalni direktor je osoba koja upravlja različitim elementima festivala. Mary Slowik, generalni direktor za Okus u Chicagu, nudi sljedeće prijedloge:
- Odredite svoju publiku i utvrdite žele li festival.
- Ako sličan program već postoji, izbjegavajte dupliciranje.
- Dobijte buy-in gdje želite zadržati događaj.
- Promijenite programiranje za događaj opće publike.
- Provjerite da prostor može ugostiti mnoštvo.
- Pobrinite se da dobavljači mogu obraditi količine sudionika.
- Izradite proračun i dobijte ponude od renomiranih tvrtki.
- Ako ovo prvi put planiraš događaj, zaposli van prodavača festivala.
02 - Savjeti za menadžere festivalskih operacija
Voditelj operacija nadgleda pripremu, fazu i produkciju web mjesta, podršku događaja i sigurnost. John Truck, voditelj poslova za okus Chicaga u posljednjih 19 godina, savjetuje sljedeće:
- Festivali zahtijevaju suradnju s ljudima, stoga budite spremni ostati dinamični i fluidni.
- Sigurnije ste dobili dobru opremu po povoljnoj cijeni.
- Pobrinite se da iznajmite strukturno prodane štandove i skele.
- Nabavite licitacije i provjerite povijest svih dobavljača, uključujući reference.
- Zadržite standarde i osigurajte da sve ostane pod kontrolom.
- Upoznajte se s dobavljačima dnevno tijekom programa kako biste upravljali radnim posadama.
- Budite vjerni svojoj riječi i dobavljači, izvođači i ljudi hrane će se vratiti i raditi s vama.
03 - Savjeti za upravljanje sponzorstvom festivala
Voditelj sponzora je osoba koja radi za dobivanje marketinških dolara za podršku događaju. Christine Jacob, voditelj sponzora za okus, nudi sljedeće savjete:
- Istražite slične događaje negdje drugdje i ponovite njihove uspjehe.
- Ciljanje sponzora da ponudi gotovinu, robu i vrijednost oglašavanja.
- Izradite kategoriju prezentacijskog sponzora.
- Napravite glavne sponzorske kategorije (npr. Auto, financijska, pića, mediji itd.).
- Izradite kategorije sponzora za svako od programskih područja.
- Nemoj dopustiti sponzorima da lutaju na licu mjesta tijekom događaja.
- Identificirajte rane zahtjeve sponzora kao što su struja, voda itd. I obavijestite tim za operaciju kako biste odredili najbolje lokacije.
04 - Savjeti za održavanje koncerata / talenata
Voditeljica je osoba koja pregovara kako bi izvođače dovela do festivala. Jenenne Brown Mosely, talent menadžer za okus Chicaga, nudi sljedeće savjete:
- Znajte svoj proračun: umjetnici s velikim imenom mogu između 60 do 90 minuta i između 500,000 i 1 milijuna dolara.
- Nemojte prekoračiti jednog umjetnika za događaj više dana.
- Usko surađujte s vašim medijskim pokroviteljima kako biste pomogli u nadoknadi troškova.
- Pregovarajte s umjetnicima koji se već nalaze na području oko vašeg događaja.
- Dajte talentu da li nudiš svoj koncert kao besplatnu emisiju (može smanjiti naknadu).
- Partner sa sponzorima poput zrakoplovnih tvrtki i hotela radi kompenzacije troškova izvođača.
- Osigurajte veliko ime za otvaranje, srednje i posljednje dane.
05 - Savjeti za upravljanje marketingom
Voditelj marketinga je osoba koja upravlja svim komunikacijama povezanim s festivalom. Cindy Gatziolis, voditelj marketinga za Okus, sugerira sljedeće:
- Medijski partneri pomoći će vam smanjiti potrebu za troškovima oglašavanja.
- Uključite festival u postojeće oglašavanje, odnose s javnošću i marketinške kampanje.
- Priručnik za izradu brošure za brošure događaja pomoći će u provedbi rokova planiranja festivala.
- Napravite individualne priopćenja za tisak na svakom proizvodnom elementu za festival.