Započnite s osnovama
Najbolje ideje počinju čvrstim temeljem, stoga je važno postaviti okvir vašeg događaja prije nego što previše gledate unaprijed.
Stvari poput datuma, vremena i itinerara trebaju biti dovršeni prije nego što se prebacujete na sve zamršene detalje.
Odaberite pravi mjesto
Imat ćete lakše pronalaženje mjesta za manju skupinu, no pragovi kapaciteta bit će stroži. Ako se vaš događaj širi od 50 ljudi do 100, možda ćete se morati preseliti u veću sobu, ovisno o kapacitetima vašeg mjesta. Općenito govoreći, lakše je smanjiti prianjanje, tako da kupujte sobu koja može prilagoditi vašu najveću projekciju pohađanja.
Izraditi strategiju marketinga
Čak i ako ste domaćin "besplatnog događaja", još uvijek trebate predstaviti na način koji potiče prijave . Ljudi žele znati kako će imati koristi od prisustvovanja ovoj prigodi, a način na koji govorite svoje pozivnice i marketinške materijale može imati veliki utjecaj na to hoće li se pojaviti ili ne. Iako vam je vjerojatno vaš događaj zvučao uzbudljivo, pravi izazov je i uzbuđenje drugih.
Proračun po osobi
Jedna od manjih do malih događaja je da obično cijene više po osobi, jer cijene hotelskog i ugostiteljstva padaju kako se povećavaju količine. Da bi stvari bile još složenije, pad broja brojeva od 20% za mali događaj može utjecati na status grupe vaših cijena. Imajući to na umu, želite proračunati troškove po osobi pod najnižom predviđenom brojkom.
Ako točno to učinite, tada će se vaša profitna marža povećati za svaku osobu koju dodate tijekom projekcije.
Igrajte svoje snage
Male grupe nude više mogućnosti za organizirane razgovore, stoga koristite ovo u svoju korist prilikom planiranja itinerera. Nije zabavno biti "razgovarao" cijeli dan, zbog čega mnogi mali događaji nude grupne sesije ili mogućnosti izbijanja. Čak i grupni projekti mogu se integrirati u pravim okolnostima. Razmislite o načinima uključivanja vaših sudionika u dijalog jer to će povećati njihovu stopu zadržavanja svake prezentacije.
Uključite Q & A Sesije i obrasce za povratne informacije
Najbolji način za skok na planiranje vašeg sljedećeg događaja jest slušanje povratnih informacija od vašeg trenutnog. Ostavite dovoljno vremena za pitanja na kraju svakog segmenta. Također možete postaviti pitanja od vašeg osoblja kako biste započeli razgovor. Obrazac za povratne informacije dovoljno je jednostavan za uključivanje u vaše pakete informacija, ali svakako poučite sudionike o tome kako želite da ih podnesu.
Dodaj umrežavanje nakon događaja
Dobra mrežna funkcija može dodati ogromnu vrijednost svim sudionicima. Ako ste bili učinkoviti u poticanju dijaloga među sudionicima, svatko bi trebao znati nešto nešto jedni o drugima do kraja dana.
Uvijek pomaže da hrana bude dostupna u ovakvoj funkciji, a možda ćete čak htjeti preuzeti obveze prije dana događaja. Kao što kažu, ništa ne privlači publiku kao gomilu, stoga proaktivno promovirajte sve funkcije nakon događaja.
Mali događaji imaju potencijal da budu bogati i nagrađivani doživljaj za sve, ali morate svaki trenutak planirati s publikom na umu. Dobra je vijest da se svakog puta lakše razumije što će se vaši gosti nadati.