Teško je planirati proračun za događaje ako nemate dobru predodžbu o tome koje ćete troškove nastati. Čini se da je to dovoljno očigledno, ali troškovi povezani s planiranjem događaja mogu doći iz više različitih mjesta. Upravo kad mislite da ste identificirali sve svoje kategorije troškova, drugi se pojavljuje kako bi vam se vratio na ploču za crtanje. Kako bi se to spriječilo da vam se dogodi, sastavio sam ovaj pregled troškova planiranja događaja koji treba imati na umu prilikom izrade proračuna.
Troškovi na terenu
Ovdje su uključeni troškovi i naknade koje obično naplaćuju mjesto održavanja događaja . To je često najskuplja kategorija, ali je i najlakše predvidjeti jer ćete dobiti unaprijed formalnu procjenu troškova. Uz to, rekao je da ne zaboravite faktorizirati varijabilne troškove koji se mijenjaju s Vašim brojevima pohađanja. Ugostiteljstvo je dobar primjer toga jer će vam troškovi hrane povećati sa svakim dodatkom vašeg popisa.
Troškovi mjesta
- Iznajmljivanje soba
- Sigurnosni depozit
- Pokrivenost osiguranja
- Parkiralište
Hrana i ugostiteljstvo
- Prehrana
- Pića
- Naknade radnika / poslušitelja radnika
- Troškovi poreza i usluga / naknade
Audio / video
- mikrofoni
- Zasloni i projektori
- Pristup internetu
- Ostala specijalizirana oprema
Dobavljači treće strane
Ova kategorija predstavlja sve stavke i usluge isporučene od strane dobavljača izvan mjesta domaćina. Svatko će vas naplatiti neovisno, stoga je važno držati zatvorene kartice sa svima s kojima radite.
Korištenje proračunske tablice pomoći će vam organizirati kontakte dobavljača zajedno s troškovima povezanim s njihovim uslugama.
Najam događaja
- Posteljina, stolnjaci i presvlake za stolice
- Šatori, skele i zabavne atrakcije
- Fizičke predmete koji nisu predviđeni prostorom
- Rad i dostava za postavljanje / zaluživanje
Dobavljači dekor
- Osvjetljenje akcenta
- Cvijeće i središta
- baloni
Zabava
- Glazbenici ili DJ
- Naknade za zvučnike
- Ugovorni lovci (hrana, smještaj, prijevoz)
Rashodi proizvodnje
Proizvodnja uključuje sve osoblje i resurse potrebne za planiranje i izvršenje događaja. Ovi troškovi počinju u trenutku kada se događaj zamislio i nastavi preko papirologije nakon događaja. Ukratko, ova kategorija predstavlja trošak organiziranja događaja, privlačenje sudionika i upravljanje administrativnim elementima.
Marketing i registracija
- Ispis i dizajn
- Oglasi
- pozivnice
- Upravljanje registrom
Planiranje i organizacija
- Naknade planera događaja
- Radnici koji rade izvan radnog vremena i privremeni radnici
- Uredski pribor
- Troškovi komunikacije
- Putni troškovi
Administrativni troškovi
- Zadužene zaposlenike
- Troškovi računovodstva
- Pravne pristojbe
- Troškovi konzultanta
Trošak nadnice i interventni fondovi
Ne postoji čarobni broj za ono što biste trebali izdvojiti za neplanirane troškove, ali svakako morate očekivati neočekivane. Neki planeri događaja sugeriraju da je proračun za pet do deset posto veći od predviđenih troškova, dok drugi odabiru okrugli broj s kojim će raditi. Veći događaji, naravno, trebaju dodijeliti više jer se nadzor koji se naplaćuje po osobi može pokriti tisućama dolara.
Svrha ovog obrasca je upoznati vas s različitim vrstama troškova planiranja događaja koji se mogu pojaviti. Svaki događaj je jedinstven , tako da vaša može sadržavati više ili manje stavki koje su ovdje navedene. Važno je znati odakle dolaze troškovi. Pogled na troškove povezane s određenim dobavljačem ili kategorijom može izazvati pustoš na vaš proračun, ali najgori scenarij zaboravlja na trošak sve dok račun ne stigne.