Prodavačima planiranja stranaka svaki bi događaj trebao znati

by Rob Hard

Najbolji planeri događaja ostati aktualni s trendovskim događajima na njihovom području od hotela do odmarališta do restorana . Ono što je najvažnije, oni uspostavljaju dobre, pa čak i prijateljske radne odnose s prodajnim i ugostiteljskim menadžmentom na tim prostorima, jer će oboje pomoći u izradi ili prekidanju događaja. Ti će se odnosi također pokazati vrijednima za buduće događaje i nadamo se da će vaš posao lakšeg isporuka izvrsnog događaja.

Isto tako, svaki planer događaja (neovisan ili unajmljen kao planer sastanka u nekoj organizaciji) trebao bi imati osobnu poslovnu mrežu pouzdanih prodavača i dobavljača događaja koji se mogu unajmiti za različite događaje.

Ne samo da će ta mreža smanjiti na vrijeme posvećenu traženju tih izvođača, već će planer događaja naučiti kako raditi s tim tvrtkama i pojedincima kako bi dobili najbolju uslugu za svog klijenta. Na kraju, umrežavanje je nevjerojatno važno u industriji sastanaka i događaja.

Kada je riječ o preporukama, vaša mreža (ili nedostatak istih) može značiti razliku između slijetanja na posao i gledanja na natjecanje. Ovdje su distributeri, dobavljači i izvođači usluga događaja koji svaki veliki planer događaja treba imati na svojoj mreži.

01 - Tvrtka za upravljanje destinacijom (DMC)

Tvrtka za upravljanje destinacijom (DMC) može se pojaviti na površini kao konkurencija lokalnom planeru događaja, s obzirom da se usredotočuje na održavanje odnosa sa svim lokalnim prostorima i ugostiteljskim uslugama, ali u stvarnosti oni mogu biti izvrsni partneri za planere događaja.

Kada planirate događaje izvan grada ili izvan vašeg područja stručnosti, dobar DMC može postati vaš najbolji prijatelj i najbliži saveznik. Njihovi odnosi i opsežna lokalna znanja često pokrivaju sve aspekte planiranja događaja. DMC-ovi se najčešće angažiraju kako bi pomogli u planiranju i izvršavanju svih izvanjskih i večernjih aktivnosti.

02 - Savjetnik za komunikacije

Ogroman iznos informacija mora biti priopćen klijentima i gostima, ali mnogi planeri događaja nemaju jedinstvenu stručnost za izradu svih komunikacijskih materijala kao što su pozivnice, dnevni redovi, konferencije i sl.

Savjetnik za komunikaciju pomoći će kreiranju predložaka koji slijede odgovarajuće etikete i formate za svaku vrstu komunikacijskog alata.

Rad s pisacima i grafičkim dizajnerima (ili izravno obavljanje tih odgovornosti) ta osoba će osigurati da materijali ugrađuju temu događaja, poruke i standarde klijenata klijenta. Oni čak mogu pomoći u stvaranju i tiskanju tih materijala.

03 - Dizajner tiskanice

Intimniji događaj, veća fleksibilnost sa stilom papirnih materijala koji se mogu koristiti. Lokalne ili online prodavaonice odjeće imaju nevjerojatne mogućnosti, a većina se papira danas može tiskati na korištenju inkjet pisača koji može dodati neke uštede.

Pokušajte surađivati s vlasnikom trgovine. On ili ona bi trebala inventarirati stotine stilova izravno u trgovini (i imati mogućnost naručivanja prilagođenih materijala po potrebi). Dizajner tiskanica će vam dati prijedloge i pomoći u pisanju riječi i tiskati svoje materijale.

Stacionarni savjet: uz više klasičnih ili tradicionalnih tiskanica i pozivnica, provjerite sadrži li inventar još više jedinstvenih opcija.

04 - Distributeri promidžbenih proizvoda

Jedno od pravila bilo kojeg događaja je da nikada ne dopustite gostu da ide kući praznih ruku. Bez obzira planirate li sastanak klijenta, seminar, konferenciju, sajam, poticajno putovanje ili slično, jedna stvar ostaje česta: vaši gosti bi trebali primiti i odvesti kući važnu darovnu stavku.

Kontaktiranje promotivnih proizvoda trebalo bi vam omogućiti pristup oznaci imena, notepadovima, olovkama, olovkama, odjeći, nagradama i svim ostalim stavkama koje vi ili vaš klijent možda želite dati onima koji pohađaju vaš program.

Gift Tip: Uvijek je najbolje odabrati darove koji odražavaju sliku / brand hosting organizacije. Kada je to prikladno, možda čak želite imati mogućnost označavanja određenih stavki s tvrtkom ili logotipom udruge.

05 - Fotograf

To je proračunska stavka koju mnogi klijenti žele izbjeći, ali veliki fotograf će uhvatiti bit događaja ili više dnevnih programa i dati gostima uspomena. Nekoliko izvrsnih fotografa u vašoj mreži može biti osobito neprocjenjivo kada ste unajmljeni za planiranje osobnijeg događaja poput vjenčanja.

Vaš fotograf bi također trebao održavati mrežu resursa kao što su video produkcija, tehničari A / V i drugi fotografi. Fotograf koji utjelovljuje tehničku stručnost s marketinškim pametom je onaj koji želite u vašoj mreži. On ili ona će razumjeti umjetnost i poslovne razloge za bilo koji događaj.

06 - Privatni ugostitelj

Nisu svi događaji odvijaju se u hotelu ili restoranu gdje se automatski pružaju ugostiteljske usluge. Interni sastanci i događaji često se planiraju u samim organizacijama, a naručuje se i isporučuje ugostiteljstvo. Neki od najatraktivnijih događaja kao što su umjetničke galerije, znamenitosti ili čak prekrasni parkovi zahtijevaju i privatne ugostiteljske usluge.

Ugostitelj može imati vlastiti restoran, banketni objekt ili trgovinu. Osim što nudi niz opcija izbornika koji će privući opće ili etničke blagovaonice, on ili ona trebaju ponuditi nevjerojatne mogućnosti za doručak, ručak, pauze i / ili večeru.

07 - vlasnik vinoteke / sommelier

Vaš će ugostitelj vjerojatno voditi brigu o potrebama vašeg događaja, no planer događaja ima svoje vlastite razloge za uključivanje vinskog stručnjaka u svoju mrežu.

Dobar vinogradar može osigurati inventar (za potrošnju ili priznanje darova) kao izravni resurs za privatne stranke, ali što je još važnije, ovaj sommelier može pomoći educirati planera o vinu.

Wine Tip: Dodatni bonus izrađuje izravan odnos s vlasnikom vinskog dućana kako bi isporučio oglasni prostor izravno svojim klijentima i uključio vam osobnu bilješku.

08 - Chocolatier

Slično kao i vinoteka, veliki čokoladni izvođač može zaista napraviti planer događaja koji izgleda dobro. Svatko voli ručno izrađene čokoladne ganache i tartufi.

Ako možete, radite s lokalnim čokoladom koji koristi sve svježe sastojke, ali postoji mnogo gurmanskih proizvođača čokolade koji će izravno prenijeti na vaš događaj. MarieBelle New York stvara prekrasno prikazane čokolade.

Čokoladni savjeti: Ako stvarno želite dobiti fancy, veliki chocolatier može uključiti prilagođene slike na vrhu čokolade ili čak stvoriti skulpturu čokolade ili centerpiece. Također nije loša zamisao da pitajte svog kontakta kako bi svoje osobne posjetnice u trgovini držali za personaliziranu isporuku klijentima.

09 - Cvjećar

Veliki cvjetni aranžmani u sobi će dodati boju, sofisticiranost i miris. Mnogi će događaji sadržavati cvjetne aranžmane kao dio dekorova događaja kao što su centerpieces stolova.

Dobar cvjećar će ponuditi razne ideje koje se bave temom, bojama i proračunom za vaš događaj. On ili ona također će savjetovati koje cvijeće će se držati najbolje za vrijeme i temperaturu vašeg događaja (npr., Otvoreni događaji) i sezone.

10 - Dobavljač strana za iznajmljivanje

Iako će većina mjesta održavati veze izravno s tvrtkom za iznajmljivanje stranaka, korisnicima je da planeri događaja imaju vlastiti odnos s pouzdanim dobavljačem za iznajmljivanje stranaka.

Veliki događaj može uključivati bilo koji broj predmeta za ukrašavanje, posteljinu, podove, rasvjetu, audio / vizualnu opremu, posuđe, staklene stvari, rekvizite, šatore, itd. Dobra tvrtka za iznajmljivanje stranke će ponuditi sve ovo i još mnogo toga. Dobavljač vašeg iznajmljivača može također biti odličan resurs koji vam pomaže u razmišljanju o najboljim načinima podrške temi vašeg događaja.

11 - Ured za konvencije i posjetitelje (CVB)

Ured za konvencije i posjetitelje (CVB) pružit će vrijedne informacije o odredištu događaja, njegovim uslugama i objektima. CVB će uštedjeti vrijeme i energiju svakom planu sastanka kad treba istraživanje lokalnih usluga. Neki CVB-ovi čak nude mrežne alate za planere kako bi zatražili informacije o sudjelovanju hotela i ostalim uslugama i prostorima.

CVB je odgovoran za promociju lokalnog odredišta i općenito može pružiti informacije o povijesti i jedinstvenim karakteristikama odredišta. Planeri događaja trebaju doprijeti do CVB-a i njegovog osoblja kao jednog resursa za detaljne informacije o lokalnom putovanju i turizmu.