Što javni događaj planeri mogu naučiti iz grada Chicaga
Susjedske organizacije u gradovima diljem zemlje organiziraju posebne događaje javnosti i zajednice kao što su otvoreni festivali, ulični sajmovi i karnevali. Mnogi od tih javnih događaja - osobito onih uspješnih - postaju očekivani blagdani, a ponekad i točka ponosa domaćinskoj zajednici. Iako postoje aspekti planiranja i izvršenja događaja koji se dijele na sve vrste događaja s vjenčanja na korporativne konferencije , javni događaji imaju svoje vlastite potrebe i izazove. Jedan od tih jedinstvenih čimbenika planiranja javnih događaja radi i prima dopuštenje od vladinih agencija.
Ponekad je najbolji način naučiti samo skakati. U drugim slučajevima vrijedi učiti iz lekcija i iskustava drugih. U ovom slučaju, učit ćemo se iz grada Chicaga. Doživjela je organizacija oko 350 posebnih događaja diljem Chicaga, Gradski ured za posebne događaje gradonačelnika stvorio je svoj Vodič za posebne događaje i paket posebnih događaja , koji uključuju praktične ideje koje bi drugi gradovi i gradovi mogli uključiti u njihove događaje u zajednici. Evo vrhunskih savjeta za planiranje uspješnih događaja zajednice samih majstora.
01 - Imati formalni postupak prijave
U Chicagu, općinski zakonik zahtijeva od organizacija koje žele ugostiti događaj zajednice da predaju formalnu prijavu koja se slaže s određenim smjernicama događaja, kao što su:
- Za prijem se ne naplaćuje naknada (postavite iznos donacije)
- Dobavljači hrane moraju imati licencu i posjedovati certifikaciju
- Licenciraju se dobavljači likera (samo pivo i vino)
- Dobavljači robe moraju imati licencu
- Mora biti obaviještena Chicago Transit Authority
Nakon formalnog procesa prijave za javne događaje i posebne događaje u zajednici može smanjiti opterećenje i pojednostaviti odobrenja, što je pobjeda za svakoga.
02 - Zahtijevati posebnu dozvolu za događaj
Uz proces prijave događaja, grad Chicaga također zahtijeva da organizatori dostave posebnu dozvolu za izdavanje dozvole, koja nosi vlastite zahtjeve kao što su:
- Prijava mora biti poslana najmanje 45 dana prije događaja
- Prijave moraju biti ovjerene
- Organizatori moraju izraditi potvrdu o osiguranju za milijun dolara u komercijalnoj općoj odgovornosti koja imenuje Grad Chicagu kao dodatnu osiguranu
Iako se u početku može činiti da Chicago jednostavno stvara dosta birokratskih obruča kako bi se skočio kada je riječ o događajima u zajednici, a da aplikacije nisu pretjerano teške, grad je osigurao da svi javni događaji ispunjavaju svoj skup zahtjeva - mnogi od njih koji se odnose na sigurnost.
03 - Zahtijevajte kartu događaja s dozvolom za prijavu
Kao dio posebnog zahtjeva za dopuštenje događaja, organizatori trebaju dostaviti kartu događaja koja identificira područja zatvaranja ulica i plan re-rute. Treba razmotriti javne garažne prostore, pristup kolima i prostor za vatru. Znakovi i barikade moraju biti u skladu s gradskim zahtjevima, a organizatori su dužni izravno nabaviti ove zalihe. Kod izdavanja dozvole smatraju se sljedeće stavke:
- Javna sigurnost
- Blizina drugog događaja u tom području istodobno
- Prethodno izdavanje dozvole za drugi događaj na istoj karti zemljopisne lokacije
04 - Zahtijevati dozvole za šatore i krovove
U Chicagu, šatori ili nadstrešnice koje su veće od 240 četvornih metara na javnim događajima zahtijevaju dozvolu grada. Ako je veći od 600 četvornih metara, crtež mora biti ovjeren od strane ovlaštenog arhitekta ili građevinskog inženjera, a izlazne i planove za slučaj opasnosti, uključujući znakove i rasvjetu, moraju biti dostavljeni. Ako je veličina veća od 4000 četvornih metara, zahtjev za izdavanje odobrenja mora podnijeti tvrtka odgovorna za podizanje građevine. Ovaj proces osigurava da se sigurnosne mjere ozbiljno shvaćaju.
05 - Zahtijevati partnerstva sa službenicima javne sigurnosti
Posebni događaji u Chicagu moraju uključivati i policiju i požarne odjele. Organizatori se moraju sastati s policijskim zapovjednikom (i / ili njegovim ili njezinim predstavnikom) kako bi se riješili pitanja kao što su prometna traka za vozila za hitne slučajeve, sigurnosne planove i određeno zapovjedno mjesto na događaju. Organizatori bi trebali odrediti pojedinca koji će djelovati kao veza s policijskim odjelima, odjelima za vatrogasce, ulicama i sanitarnim odjelima, uredom posebnih događaja i ostalima. Pomoći će vam da na vašem timu imate stručnu i iskusnu osobu kao mjesto koordinacije za sve ove javne službe.
06 - Pružite popis za provjeru protupožarne sigurnosti
Organizatori festivala i otvorenih događaja u Chicagu daju se popis za provjeru i zahtijevaju zadovoljavanje određenih zahtjeva za zaštitnim sustavom, uključujući:
- Šatori moraju biti izrađeni od materijala koji djeluju na vatru (zahtijeva se certifikacija)
- U svakoj se kabini zahtijeva protupožarni aparat
- Privremeni redovi sjedećih mjesta moraju imati najviše 5 do 14 osoba
- Privremeni prolaz za sjedenje mora biti najmanje 36 inča
- Zapaljive tekućine ne smiju se skladištiti u bilo kojem šatoru, krovištu ili kabini
- Ne smije se sakupljati smeće
- Električni kabeli moraju biti zalijepljeni dolje i preporučuje se više priključaka
- Preporučuju se požarne staze za hitne slučajeve (10-noga vatrenog lanca)
- Osnovni CPR i tečajevi prve pomoći preporučuju se članovima osoblja
Iskusni ili novi javni događaj planeri jednako svi poštovati dobar popis.
07 - Pobrinite se za sigurno rukovanje hranom
Grad Chicaga zahtijeva da dobavljači pohađaju nastavu od strane Ministarstva zdravstva prije slanja bilo kakvih zahtjeva. Također, dobavljači moraju dobiti obuku i certifikaciju sanitarne opreme za ljeto (koju nudi Udruga restorana Illinois). Zdravstveni službenik, koji određuje hoće li prodavatelj dobiti dozvolu za rad, zadržava pravo da suspendira bilo koju dozvolu u bilo kojem trenutku.
Grad opisuje detaljna pravila za hranu, spremnike, etikete, zaštitu hrane, higijenu osoblja, opremu za hranu, otpad, konstrukciju kabine i otrovne materijale. Također, zahtijeva od dobavljača da prisustvuju obveznom seminaru o sanitarnim uvjetima.
Na srodnu bilješku s posebnim događajem, licenca za piće mora biti zaprimljena 20 dana prije događaja.
08 - Imati plan ugovaranja gradskih službi
Javni ili privatni izvođači moraju biti angažirani za niz usluga, uključujući postavljanje parkirnih znakova, pružanje barikada, vuča, odbijanje bubnjeva, bubnjeva za recikliranje, košuljice, brišući, sakupljanje otpada, električne usluge i / ili zvučnu opremu. U Chicagu je Odjel za ulice i kanalizaciju dostupan za pružanje takvih usluga na satnoj tarifi zakazanom na temelju stručnosti.
Također, potreban je program recikliranja kao dio paketa posebnih dozvola za događaj u Chicagu. S porastom popularnosti zelenih događaja , ovo nije loša ideja!
09 - Zahtijevaju životinjske dozvole
Ako se životinje uključe u događaj na bilo koji način, grad Chicaga zahtijeva da ime lokalnog veterinara koji će biti prisutan na događaju mora biti podnesen uz prijavu za događaj. Ova će osoba biti odgovorna za pružanje svih bolesnih ili ozlijeđenih životinja. Također, Povjerenstvo za żivotinjsku skrb i nadzor może pregledati żivotinje prije njihove uporabe u javnim aktivnostima.
10 - Upravljanje potpisom i promocijom događaja
Organizatori javnih događanja u Chicagu imaju priliku dobiti dodatnu izloženost događajima s bannerima svjetlosnog pola. Naravno, grad upravlja tim zahtjevima koji zahtijevaju da organizatori dovrše aplikaciju dopuštenja za banner koji sadrži kopiju predložene banner grafike, datum događaja i sve druge značajne aspekte zahtjeva. Odjel ulica i sanitacija upravlja ovim vrstama zahtjeva.