Ovo je jedna lekcija koju sam brzo naučio kao koordinator mjesta, a kasnije sam razvio moj popis za postavljanje kako bi klijenti ostali zadovoljni (i zauzeti) tijekom razdoblja postavljanja napunjenih stresom.
Spremite svoje kolica
Prva stvar koju će vaš klijent željeli učiniti je raspakirati sve svoje zalihe događaja iz svog vozila. To može biti težak zadatak, pogotovo ako je parkirno mjesto teško za navigaciju. Zamislite da netko hoda u vaš dom s opterećenjem teških kutije - što je prvo što će tražiti? Odgovor je naravno kolica ili bilo što drugo što će olakšati njihovo opterećenje i olakšati zlokobni posao istovara. Korištenje kolica dostupnih pravo kada hodaju u prostoru je jednostavan način da ih se osjete "olakšanjem" samo prikazivanjem.
Pripremite registracijske tablice
Dalje na popisu stvari koje treba obaviti za većinu klijenata dobiva registraciju. To znači da je vaše mjesto bolje imati sve komponente registracije na mjestu prije nego što stignu.
To uključuje sve stolove, stolice, električnu i podrezivanje. Organiziranje oznaka s imenom i materijala za prijavu potrošit će puno vremena za planere događaja i ne bi trebali čekati da dobijete ove jednostavne stvari kako bi ih počeli.
Sve sobe imaju stolove i posteljinu
Postavljanje svih stolova i stolica u prostor događaja očito može potrajati neko vrijeme.
Nadamo se da, ako ste došli iz ranijih događaja, unaprijed ste rekli klijentu kada treba očekivati da će se sve komponente prostorije postaviti. Ako vaš klijent ulazi u sobu s desecima radnika koji se šalju na stolove i stolice koje su nepovezane, vjerojatno će paničariti. U idealnom slučaju, vaš će tim za poslovanje imati sve što je postavljeno sa stolnjakom tako da planeri mogu započeti stavljati centerpieces, artikle aukcije itd.
Izvucite sve znakove rano
Samo zato što glavni planer zna kako kretati zgradom ne znači da njezina posada podupire. Svima možete uštedjeti puno nepotrebnih poteškoća ažuriranjem natpisa u zgradi čim početak postavljanja započne. Imajte na umu da dobavljači poput cvjećara i DJ-a također trebaju znati gdje krenuti. To su sve stvari koje treba pregledati s vašim klijentom prije dana događaja, ali je također potrebno paziti na veliki dan.
Pregled BEO-a i faktura
Ponovno ste vjerojatno poslali e-poštom ove dokumente nekoliko puta tijekom dana koji su vodili do događaja, ali nikada ne boli da ih pregledaju posljednji put. Iako vrijeme postavljanja je užurbano, trebate izrezati 15 minuta da biste zajedno pregledali ove dokumente. Koordinatori mjesta trebaju imati gotov paket za svog klijenta koji uključuje BEO, dijagram sobe i buduću fakturu.
Vrlo malo iskusnih planera proći će priliku da pregledaju ove ključne radove.
Upoznavanje
Svakako unesite ključne članove vašeg tima vašem klijentu za formalno predstavljanje. Ovaj popis uključuje voditelja ugostiteljstva , kapetana banketa, nadzornika operacija i audio / vizualnog koordinatora. Razmislite u ime svog klijenta prilikom uvođenja tima - da li postoje detalji koji bi trebali biti razgovarani licem u lice sa svojim timom za upravljanje? Pokretanje kratkog razgovora učinkovit je način označavanja tko je zadužen za svako područje.
Ovaj kratki popis stavki za postavljanje događaja otići će dug put prema održavanju vašeg klijenta sretnim pri dolasku. Kao primarni predstavnik za svoje mjesto, uvijek je najbolje dati klijentima svoj broj mobitela u slučaju da nešto pođe krivo dok radite u svom uredu.
Zapamtite, oni bi mogli biti frustrirani ako im trebaju nešto, ali će biti još više frustrirani ako ne mogu pronaći nikoga da im pomogne!