7 savjeta za uspješan sastanak
Oprostite od onih dosadnih sastanaka i naučite kako provesti učinkovite sastanke koji ostavljaju zaposlenike angažiran i motiviran.
7 savjeta za učinkovite sastanke
Uspostaviti ciljeve sastanka
Prije slanja upozorenja za sastanak i postavljanja na kalendar, zapitajte se zašto želite održati sastanak i odrediti cilj. Je li to sastanak kako bi zaposlenici mogli ubrzati promjene u upravljanju? Donosiš odluku u vezi s projektom? Je li brainstorming sjednica za novu poslovnu strategiju? Budite sigurni da je prikupljanje zaposlenika u prostoriji za razgovor i interakciju licem u lice nužno za vaš cilj; ako je svrha sastanka ažuriranje statusa, možda je slanje e-pošte grupe bolja upotreba svih vremena.
Komunicirajte svrhu sastanka
Kada pozovete druge na sastanak, budite jasni o svrsi sastanka. To će vas ne samo zadržati usredotočeno, već će omogućiti zaposlenicima da prisustvuju sastanku pripremljenoj s dokumentima ili mislima o tome.
Komunikacija je neophodna za učinkovit sastanak.
Budite selektivni o sudionicima
Nitko ne cijeni sudjelovanje na sastanku koji nema veze s njima ili njihovim radom. Odredite tko stvarno treba biti tamo i zašto. Čiji ulaz trebate? Koje kolege moraju sudjelovati i vjerojatno će imati pitanja o tome?
Ako je netko na vašem popisu koji treba jednostavno biti obaviješten o raspravljanju, učinite im uslugu i izvadite ih s popisa. Mogu se jednostavno ažurirati s nastavkom e-pošte. Vrijeme je vrijedno i nijedan poslodavac ne želi negativno utjecati na produktivnost tako što će zaposlenici sjediti na sastancima koji su nepotrebni.
Morate stvoriti dnevni red sastanka
Držanje sastanka bez postavljenog dnevnog reda sastanka sličan je usponu na jedrilicu i nadajući se da će vas vjetar odvesti kamo želite ići. Vi ćete - sasvim doslovno - biti izgubljeni na moru. Vaš dnevni red sastanka će vas voditi do vašeg konačnog odredišta. Uključite teme za raspravu i tko će se obratiti svakoj stavci ako drugi sudjeluju. Pošaljite dnevni red e-poštom sudionicima ispred vremena, tako da svatko zna što očekivati i dolazi spremno.
Držite se vašeg plana
Čak i najbolji planirani sastanak će se probiti ako se rasprava oduzme i odlazi na tangencijalne teme. Zato većina sastanaka ne uspijeva postići svoj cilj - oni ne ostanu na pravom putu. Na samom početku vašeg sastanka postavite osnovna pravila i određeno vrijeme za svaku stavku na dnevnom redu, kao i cjelokupni sastanak. Na primjer, "Hvala vam što ste došli danas. Svatko je vrijeme dragocjeno i cilj mi je održati ovaj sastanak za manje od sat vremena.
Držimo se stavki pri ruci i rezervirajte raspravu o drugim temama za kasnije vrijeme. "Rein u svakome tko monopolizira raspravu ili uvodi teme, a ne na dnevnom redu.
Držite ih angažiranom
Vizualna pomagala idu daleko od toga da svi usredotočeni na sastanak, a ne na telefonima ili satu. Pošaljite dnevni red na Smart Boardu ispred sobe. Vizualne projekte na velikom zaslonu pomoću računala; bilo čega što bi im se oči gledale naprijed.
Sažmite sastanak
Jeste li ikada napustili sastanak i imali potpuno drugu prednost od vašeg kolege? Pobrinite se da se to ne dogodi s vašim sastankom slanje e-poštom u roku od 24 sata. Uključite sažetak, istaknite ključne teme koje su riješene, dodijeljene zadatke i naznačite rokove. Slanje ovo pravovremeno će osigurati da polaznici ne idu u pogrešnom smjeru.