Odlučite ako stvarno trebate sastanak
Prvo, odlučite je li stvarno planiranje sastanka stvarno potrebno.
Često mislimo na formalni sastanak kao najbolji način za razmjenu informacija ili raspravu o nekoj temi. No, ako se vaša vijest može dostaviti putem e-pošte ili konferencijskog poziva, ili samo tako da se u vašem uredu okupite nekoliko osoba 15 minuta, preskočite tajni sastanak.
Samo pozovite ljude koji stvarno trebaju biti tamo
Jeste li ikada bili pozvani na sastanak i pitali se - na pola puta - zašto ste tamo? Nemojte gubiti vrijeme ljudi pozivajući ih na sastanak da ne trebaju prisustvovati. To neće biti učinkovit sastanak. Da li netko iz računovodstva mora biti prisutan na sastanku kako bi odgovorio na proračunska pitanja? Potom pozovite jednog pojedinca od računovodstva koji je prikladan za taj zadatak.
Ako kolega ili nadzornik treba biti obaviješten o onome što se raspravljalo na sastanku, ne morate ih pozvati na stvarni sastanak. Jednostavno sastavite sažetak sastanka i pošaljite ih poslije. Oni će cijeniti vrijeme čuvara i imate uvjerenje da - jer ste stavili podatke u pisanom obliku - da su u potpunosti obaviješteni o raspravama.
Slanje podsjetnika za sastanke
Život je zauzet i kalendari se brzo rezerviraju s planiranim aktivnostima. Pošaljite podsjetnik za praćenje sastanka dva dana prije sastanka. To će potvrditi one ljude koji su odgovorili da će biti prisutni i također vam omogućiti da znate ispred vremena ako se rasporedi promijenili i ključni sudionici ne mogu napraviti zakazano vrijeme sastanka.
Imati dnevni red
Da biste planirali učinkovite sastanke, najprije morate planirati što će se raspravljati. Koji je cilj sastanka? Što želite postići? Razvijte raspored sastanka ispred vremena i podijelite ga sudionicima. Navesti početno vrijeme i uključiti kratki popis tema koje treba riješiti. Nemojte gnjaviti vlastiti sastanak s dugim, previše detaljnim dnevnim redom. Naznačite po imenu sve pojedince koji će biti odgovorni za izvještavanje o određenom području.
Biti jasno o očekivanjima
Kada prvi put pošaljete obavijest o sastanku, neka bude jasno o svojoj namjeni i vašim očekivanjima. Hoće li se sastanak okretati oko prezentacije, a sudionici bi trebali biti spremni uzeti bilješke? Ili je to brainstorming sesija gdje se očekuje da će se sudionici pojaviti s idejama i prijedlozima?
U nekim korporativnim kulturama, zaposlenici se okupljaju da bi slušali samo, a zatim se vraćaju u svoje radne prostore. U drugim tvrtkama slobodno sudjeluju zaposlenici. U današnjim zajedničkim radnim mjestima interakcija i razmjena ideja nisu samo dobrodošli na sastancima; često je svrha samog sastanka.
Počnite na vrijeme
Ako ste osoba koja se obično pojavljuje na sastancima na vrijeme, onda shvatite kako je frustrirajuće kada stvarni sastanak ne ide 15 minuta dok se ljudi curiti u sobu.
Ono što se neizbježno događa je da, naprijed, svatko zna da ti susreti nikada ne počinju na vrijeme tako da se svi počinju prikazivati kasno. Vodite računa o svom sastanku. Započnite odmah u zadanom vremenu početka. Zatvorite vrata i počnite. Oni će brzo dobiti poruku da kasno dolaze i trebali bi samo napraviti tu pogrešku jednom.
Držite ga kratkom i jednostavnom
Većina se sastanaka sastoji od sat vremena kada će - u mnogim slučajevima - biti dovoljno 30 minuta ili čak 45 minuta. Kada se dodijeli previše vremena, uobičajeni ishod je da se vrijeme gubi. Ljudi se zadržavaju nakon završetka sastanka ili predugo predaju na određenoj točki dnevnog reda. Čuvajte sastanke kratko i do kraja.
Ostanite na temi
Dnevni red ne smije učinkovito voditi vaš sastanak. Držite se na dnevnom redu i održavajte rasprave o tome da se bacate na tangente.
Obratite se bilo kakvom pitanju izvan teme, navodeći da je to tema za drugi sastanak, bit će upućena privatno ili slično. Nitko ne voli bjegunčani sastanak na kojemu je svrha sastanka zauzeo pozadinu na drugi razgovor.
Uzmi manje sastanke izvan sobe za sastanke
Sjedenje u istoj poznatoj konferencijskoj sobi okupljenima oko iste poznate tablice upravo je to - poznato. Da bi potaknuli zaposlenike na interakciju, kreativno razmišljanje i životne diskusije, razmotrite uzimanje sastanka izvan standardne konferencijske dvorane.
Razmislite o sastanku na vanjskom stolu ako vam mjesto i vrijeme dopuste. Pokušajte se okupljati u zajedničkom prostoru koji ima sofe i male stolove umjesto velikog konferencijskog stola i okretnih stolica.
Nemojte se bojati da se razlikuju
Ako pristup sastanku ne radi, nemojte se bojati prebaciti tečaj. Na primjer, ako se brainstorming sesija daje mirnoj sobi s vrlo malim dijalozom, promijenite smjer. Budite fleksibilni i obratite pažnju na to kako napreduje cjelokupni sastanak.
Koristite tehnologiju
Planirajte koristiti tehnologiju kako bi sudionici bili uključeni. U današnjem digitalnom svijetu većina ljudi koristi se za gledanje grafike ili videozapisa za podršku riječima koje čuju. Žalite na taj način i uključite audiovizualne osobe prilikom planiranja sastanka.
Računala na velikim zaslonima i prezentacije Smart Boarda koje potiču interakciju dobrodošli su promjena od standardnih dugotrajnih prezentacija programa PowerPoint.
Pošaljite sažetak sastanka
Unutar jednog dana nakon sastanka, pošaljite kratki sažetak onoga o čemu se raspravljalo. Podijelite ovo putem e-pošte svima prisutnima, onima koji nisu bili u mogućnosti prisustvovati sastanku i onima koje treba obavijestiti. Uključite i sve akcijske stavke, navodeći tko je odgovoran za svaku stavku, kao i datum dospijeća.