Organizacija ključna je za uspješnu konferenciju
Planiranje konferencija razlikuje se od ostalih vrsta planiranja događaja i uključuje dodatne korake.
Konferencije su obično događaji velikih razmjera koji obično traju godinu ili više za planiranje. Vaš popis obveza može uključivati odabir mjesta, rezervacije hotelske sobe, postavljanje online registracije, osiguranje zvučnika, uređenje ugostiteljskih apartmana, hosting izložbenog prostora, raspoređivanje sastanaka, rukovanje hranom i pićem i još mnogo toga. Priprema dobro organiziranog vodiča za planiranje konferencije koji prikazuje korake je neophodan za bilo koji uspješan planer konferencije.
Sljedeći koraci pomoći će vam pripremiti vodič za planiranje konferencije koji će poslužiti kao nacrt za planiranje bilo koje konferencije. Prilagodite i izmijenite vodič na temelju događaja koji planirate i držite je pri ruci. Kada se pravilno pripremite i koristite, uskoro će postati vaš najvrjedniji alat za planiranje konferencije.
Započnite s osnovama
Prvi dio vašeg vodiča za planiranje konferencije trebao bi sadržavati osnove vezane uz konferenciju:
- Datum i vrijeme događaja
- Lokacija događaja (ako je poznata)
- Svrha događaja
Uključite bilo koje druge poznate elemente, kao što su alternativni datumi ili broj sudionika.
Što je Plan?
Prije ulaska u planiranje raznih elemenata konferencije, morate shvatiti što su ti različiti elementi i gdje se uklapaju u cjelokupnu shemu vašeg događaja.
Zato izvadite olovku i jastučić ili sjesti ispred računala i počnite pisati sve što vam se svidi. Nemojte brinuti o uvrštavanju stvari u red važnosti ili u bilo kakvom kronološkom slijedu. To će doći kasnije. U ovom trenutku bit će vam u osnovi izraditi vrlo dugu, ali jednostavnu verziju vašeg popisa obveza, koja će biti razbijena u različite samostalne komponente koje će se pojedinačno rukovati tijekom procesa planiranja.
Ovaj odjeljak može navesti sljedeće:
- Odabir mjesta
- Odabir hotela
- Sastajalište
- Gostoljubivi apartmani
- Konferencijska dvorana i štandovi
- Svečanost otvaranja
- Prijava govornika / izlagača
- Registracija sudionika
- Putni aranžmani
- Značke sudionika
- Program događaja
- Hrane i pića
- Audiovizualna
- Osoblje na licu mjesta
Uzmite neko dodatno vrijeme u sastavljanju ovog popisa kako ne biste propustili ništa i nastavite naprijed i dodajte sve što se kasnije pojavljuje. Nemojte biti preplavljeni mnogim područjima odgovornosti koja je navedena; ovdje je svrha razmišljati o svemu, tako da možete učinkovito planirati i upravljati svakom stavkom.
Odaberite mjesto
Nakon što odredite kada se održava konferencija i da razumije cjelokupni opseg događaja, sljedeći korak je da odaberete mjesto održavanja.
Ovisno o veličini konferencije, možda ćete moći odabrati jedno mjesto za sve vaše potrebe za konferencijom, od izložbene dvorane do soba za sastanke, banketskih dvorana i hotelskih soba. Ako je konferencija prevelika da bi bila smještena na jednom mjestu, tražite mjesto koje je u blizini izvan hotela ili ugostiteljskih lokacija, tako da sudionici konferencije ne moraju putovati predaleko da bi se preselili s jednog događaja na drugi.
Razmislite o registraciji sudionika
Kako će se sudionici prijaviti za ovu konferenciju? Kako će dobiti potvrdu registracije? Kako će se oznake s imenima generirati i distribuirati na konferenciji? Vaš vodič za planiranje konferencije sadrži odgovore na sva ova pitanja i treba ih ažurirati kada se registracija konferencije vodi.
Ako se od nekog događaja očekuje da privuče velike gužve, tada je sustav za registraciju internetskih konferencija način na koji možete ići.
Sustav može obraditi plaćanja , pratiti registraciju i organizirati druge relevantne informacije te pomoći pri stvaranju izvješća.
Izlagači i izložbeni saloni
Izložbeni prostori su zajednička značajka na konferencijama, pružajući priliku sponzorima i prodavačima za iznajmljivanje prostora za promociju svojih proizvoda i usluga. Ovo je također prilika za konferencijsku voditeljicu da donese prihod ako se značajka eksponata učinkovito promovira i dobro primi. Ovisno o veličini vaše konferencije, upravljanje izlagačima i izložbenim dvoranama zahtijevat će dodatno vrijeme i resurse tako da planiraju prema tome.
Kao što je gore navedeno, sustavi online registracije konferencija najbolji su način za praćenje registracije pa ako očekujete veliki broj izlagača, onda razmislite o uključivanju registracije izlagača u svoj sustav registracije sudionika. Izlagači će također trebati sljedeće:
- Značke izlagača
- Karta konferencijske izložbene dvorane s popisom kabina
- Priručnici za izložbenu kabinu postavljeni i odrezani
- Ugovori o izložbi
- Popis dobavljača na licu mjesta koji su vam dostupni za pružanje pomoći s iznajmljivanjem i uslugama izlaganja
Kao konferencijski planer bit ćete odgovorni za zapošljavanje sigurnosti kako biste osigurali sigurnost materijala koji se nalaze u izložbenoj dvorani.
Planirajte pojedinosti o konferenciji
S nekim od većih odgovornosti, kao što je odabir mjesta konferencije i registracija sudionika, možete se usredotočiti na planiranje pojedinosti konferencije. Kao što je slučaj kod planiranja događaja bilo koje prirode, organizacija je od najveće važnosti, kao što je pozornost na detalje.
Sada je vrijeme da izvadite onu dugu prašnu listu to-do stavki koje ste sastavili na početku procesa planiranja konferencije. Pregledajte popis i napravite potrebne izmjene ili dopune kako biste odražavali najnovije zadatke i odgovornosti. Zatim stavite ove stavke kronološkim redoslijedom, počevši od stavki koje mogu ili moraju biti dovršene daleko unaprijed. Na primjer:
- Rezervirajte hotelske sobe
- Rezervirajte prostor izložbenog prostora
- Istražite sustave online registracije konferencija
- Planirajte plan marketinga za konferencije
Počnite na početku i idite odande. Za svaki detalj koji se mora skrbiti, uključite praćenje kako biste bili sigurni da su ugovori potpisani i primljeni. Kako se datum konferencije približava, vaše akcijske stavke uključuju kratkoročne zadatke kao što su:
- Odaberite shemu boja i dekor
- Napravite cvjetne aranžmane
- Odaberite izbornik
- Organizirati prijevoz zračne luke za govornike ili VIP osobe
Razmotrite vodič za planiranje konferencije kao svoj go-to priručnik za sve što je uključeno u planiranje konferencije, bez obzira na to koliko je mala. Ovaj vodič će brzo postati neprocjenjiv alat koji će vam ne samo održati organizaciju i raspored, već će olakšati živce kada se približi veliki datum i pitate je li zaboravili nešto.