Kako Plan kontinuiteta poslovanja može zaštititi vašu tvrtku

Poremećaji u poslovanju mogu se dogoditi u bilo kojem trenutku i često se događaju bez prethodne najave. Ovi neplanirani događaji mogu potrajati mnogo različitih oblika - prirodnih katastrofa, gubitka ključnog osoblja, kršenja podataka, ekonomskih okretaja, cyberattacija i IT katastrofa - no zajednička je tema da pojava ovih katastrofa ima potencijal usporavanja ili čak zaustavljanja, Vaše poslovanje.

Katastrofe mogu utjecati na svaki posao.

Ako mislite da je vaša tvrtka premalena da biste bili u opasnosti, razmislite ponovo. Ako uzmemo u obzir samo internetske sigurnosne prekide, nevjerojatnih 43 posto cyberattacks specifično cilja malu tvrtku. A to ne utječe na sve druge vrste katastrofa koje mogu zaustaviti vaše poslovanje u svojim tragovima. Znajući da više od 40 posto tvrtki nikada neće ponovo otvoriti nakon katastrofe, teško je raspravljati s pozicijom da trebate planirati naprijed za nezamislivo. Kao vlasnik tvrtke, morate točno znati što trebate učiniti da biste se brzo vratili i pokrenuli poslovanje ako se dogodi nešto strašno. Ovo je mjesto gdje dolazi plan kontinuiteta poslovanja.

Što je plan kontinuiteta poslovanja?

Plan kontinuiteta poslovanja proaktivno skicira korake koje ćete poduzeti u vašem poslovanju da biste se oporavili (i u nekim slučajevima spriječili) katastrofe koje se mogu pojaviti. Cilj je analizirati potencijalne prijetnje, identificirati ključna područja poslovanja koja se trebaju usredotočiti na prvo mjesto i jasno opisati što bi se trebalo dogoditi da bi se izbjegli izgubljeni prihodi ili trajni prekid poslovanja.

Učinkovit plan planova kontinuiteta poslovanja trebao bi sadržavati sljedeće informacije:

• Sažetak najkritičnijih poslovnih procesa i funkcija.
• Temeljita analiza potencijalnih prijetnji koje bi mogle poremetiti poslovanje.
• Popis podataka o kontaktima u hitnim slučajevima na licu mjesta i izvan nje.
• Unutarnje i vanjske komunikacijske strategije.

• Identifikacija tima za oporavak i odgovornosti svake osobe
• Izbrišite upute za pristup i obnavljanje podataka o oporavku izvan mjesta.
• Identifikacija privremenih poslovnih ureda ili lokacija.
• Zapis promjena koji sažima ažuriranja izvršena na planu i kada su izrađene (za potrebe upravljanja verzijom).

Tko treba jedan?

Svaka tvrtka, velika i mala, trebala bi uzeti vremena za stvaranje plana kontinuiteta poslovanja. Složenost vašeg plana ovisi o veličini, vrsti i lokaciji vašeg poslovanja, ali ako upravljate tvrtkom, morate imati plan koji opisuje što ćete učiniti ako nešto prijeti svojim poslovima.

Dobro razvijen plan kontinuiteta poslovanja može zaštititi svaki aspekt poslovnih podataka, fizičko poslovno mjesto i opremu, osoblje, inventar i intelektualni kapital. Ako se vaše poslovanje suočava s prekidima, a nemate plan kontinuiteta poslovanja kako biste ublažili štetu, možete izgubiti prihod, ključno osoblje, konkurentnost u industriji, pa čak i vaš pozitivan javni ugled. Dno crta je da je plan kontinuiteta jednako važan kao i druge vrste poslovnih planova , tako da trebate imati jednu za zaštitu vaše tvrtke ako vam je potrebna.

7 savjeta za izradu i korištenje plana kontinuiteta poslovanja

Sada kada smo pokrivali važnost plana kontinuiteta poslovanja, vrijeme je za početak stvaranja.

Dolje navedeni savjeti pojednostavit će postupak i pomoći vam da stvorite najučinkovitiji plan kontinuiteta poslovanja moguć:

1. Upotrijebite predložak : svi planovi kontinuiteta poslovanja imaju slične informacije, tako da možete uštedjeti mnogo vremena tako da preuzmete predložak kontinuiteta poslovanja i prilagodite ga za svoju tvrtku. Dajte sebi glavu preuzimanjem i ažuriranjem ovog predloška od FEMA-e, ili ovaj na TechTargetu.
2. Olakšajte izvršavanje: ako je vaš plan kontinuiteta poslovanja neorganiziran i zbunjujući, korisnost i sposobnost izvršavanja na vrijeme bit će ograničeni. Olakšava razumijevanje i izvršavanje tako što uključuje jasne upute korak po korak ili kontrolne popise koji opisuju točno ono što treba učiniti. Također možete olakšati izvršavanje pomoću vizualnih pomagala kao što su dijagrami toka, grafikoni i dijagrami kako biste pokazali potrebne radnje.

1. Pad procijenjenog vremena oporavka: Plan kontinuiteta poslovanja uključuje izradu pretpostavki i procjena o tome što bi se moglo dogoditi, što će trebati učiniti i koliko će dugo trajati oporavak. Jedan od načina da osigurate dovoljno vremena da se posao vratite na stazu dodavanjem dodatnog vremena za oporavak da biste se vratili i pokrenuli. To vam može dati vašem poslovanju malu sobu za disanje tijekom faze oporavka.
2. Temeljito je ispitajte: izbjegavajte izradu plana kontinuiteta poslovanja i samo se nadate najboljem. Trebali biste ga testirati i planirati nekoliko proboja kako biste bili sigurni da su sva najkritičnija poslovna područja ugrađena i planirana na adekvatan način.
3. Redovito ažurirajte podatke : Nemojte dopustiti da vaš plan sjedne i skuplja prašinu. Ako uložite vremena za izradu plana kontinuiteta poslovanja, trebali biste provesti i potrebno vrijeme kako biste bili sigurni da je točna. Rasporedite redovite prijave (najmanje svakih šest mjeseci) kako biste pregledali i ažurirali sve informacije sadržane u dokumentu, uključujući osoblje, podatke za kontakt, lokacije i strategije.
4. Podijelite ga s ključnim osobljem: Svatko tko ima odgovornosti u planu kontinuiteta poslovanja trebao bi biti svjestan njih i imati jasno razumijevanje uloga koje će igrati u izvršenju plana. U mnogim slučajevima, također će imati smisla zadržati ostalo osoblje na širem nivou kako bi se mogli skočiti i pomoći ako je potrebno.
5. Osigurajte obuku kako bi podržali plan: Pravilno izvršavanje plana kontinuiteta poslovanja može zahtijevati da neki vaš djelatnik nadilazi svoje svakodnevne odgovornosti za dovršavanje dodatnih zadataka. Pobrinite se da odvojite vrijeme da obučite svakog od tih zaposlenika na ono što im je potrebno, tako da nema jaza znanja ako se plan treba pokrenuti.

Nakon što stvorite svoj plan kontinuiteta poslovanja, trebali biste također razviti plan oporavka od katastrofe koji možete izvršiti kako bi se vaše operacije vratile i pokrenule ako dođe do katastrofe.