Srećom, za organizatore događaja, dostupni su brojni alati za pomoć pri registraciji događaja . Izbor uključuje jednostavne platforme koje se bave osnovama registracije događaja i onih koje su naprednije, nudeći višenamjenske aplikacije. Neki programi registracije događaja procesiraju plaćanja događaja. Neki također daju automatske povrate ukoliko je registracija otkazana. Ostali paketi stvaraju oznake s imenom registra. Alati za registraciju događaja mogu također omogućiti integraciju s konferencijom ili web stranicom tvrtke, kao i povezivanje s njihovim platformama društvenih medija .
Nažalost, s toliko mogućnosti, proces odabira alata za registraciju događaja za vašu tvrtku može biti neodoljiv, u najmanju ruku. Evo jednostavnog vodiča za odabir alata za registraciju događaja koji najbolje služe vašem poslovanju za planiranje događaja.
Odabir softvera za registraciju događaja: gdje početi?
Prilikom odabira alata za registraciju događaja, najbolje je započeti određivanjem vaših potreba i želja.
Razmislite o svojim prioritetima registracije i vašem poslovanju za planiranje događaja. Zapitajte se sljedećih pitanja:
- Jesu li vaše potrebe jednostavne i zahtijevaju samo obradu prijava i plaćanja?
- Nudite li više sesija unutar glavnog događaja koji zahtijevaju dodatna registracija?
- Trebate li upravljati hotelskim rezervacijama ili aranžmanima za putovanje?
- Podržavate li konferencijsku internetsku stranicu?
- Hoćete li osigurati oznake s imenima, usklađivanje audio-vizualnih zahtjeva ili hosting posebnih izlaznih sesija?
- Upravljate istodobno više od jednog događaja?
- Je li vaš događaj godišnji događaj ili jednokratni događaj?
Odgovori na ova pitanja pomoći će vam pronaći softver za registraciju događaja koji najbolje odgovara vašim potrebama.
Alati za registraciju događaja
S toliko mnogo izbora u softveru za registraciju događaja, lako je uhvatiti se u nevjerojatnim značajkama i najnovijim alatima bez obzira na to rade li za vaš događaj ili će se uopće moći iskoristiti. Nemojte se privlačiti najnovijim i najvećim. Umjesto toga, napravite popis onih značajki koje trenutačno upotrebljavate u postupku registracije događaja i dodajte one koje želite uključiti da biste pojednostavnili postupak. Neke značajke dostupne uključuju sljedeće:
- Registracija događaja na mreži
- Event Registration na licu mjesta
- Registracija skupine sudionika
- Samoprocjena samog sudionika
- Obrada plaćanja događaja
- Upravljanje sudionicima i izvješća
- Stvaranje i upravljanje zastavom sudionika
- Prijava za individualne sesije
- Oblici razvoja
- Upravljanje hotelskim sobama
- Upravljanje marketingom
- Društveni mediji
- Ankete i povratne informacije o događajima
Nisu svi alati za registraciju događaja skupe
Mnogi alati za registraciju događaja nude standardne funkcije po razumnoj cijeni, što je prikladno prilikom upravljanja izravnim događajima.
Ovi programi uključuju osnovne obrasce za registraciju koji se mogu povezati s vašom web lokacijom. Oni mogu prikupiti podatke o registraciji, uključujući podatke o kreditnoj kartici, kako bi se registrirali i obradili plaćanja kreditnom karticom. Osim toga, popisi za registraciju sudionika mogu se sastaviti ili izvesti. Ovisno o vrsti događaja koje planirate i učestalosti događaja, ti jednostavni alati mogu biti prikladni za pružanje upravo onoga što vam je potrebno, a da ne budete srušeni sa svim vrstama dodatnih značajki koje vam nisu od koristi.
Alati za registraciju događaja s više slojeva nude dodatne mogućnosti
Ako planirate rad vašeg događaja planirate velike konferencije, alati za registraciju događaja koji nude dodatnu funkcionalnost izvan osnova mogu biti upravo ono što vam je potrebno. Rješenja uključuju one koji procesiraju registraciju događaja i kombiniraju tu značajku sa sposobnošću praćenja i izvještavanja različitih pojedinosti o većem, složenijem događaju.
Ako se sudionici događaja registriraju za konferenciju i potpišu za određene radionice unutar određene sesije, postoje alati za omogućavanje te funkcije.
Neki će softver omogućiti obradu više sudionika iz jedne organizacije s jednim izvorom plaćanja, kao i ponuditi različite strukture cijena temeljem skupnih popusta ili naknada za ranu registraciju. Ako trebate prilagođena izvješća, potražite paket za registraciju događaja koji će automatski generirati izvješća sastavljanjem popisa za pohađanje na temelju pojedinačnih radionica ili drugih parametara koje odaberete. Konferencije obično traže tiskane brojeve tako da to bude na popisu "mora imati" kako bi se one automatski stvorile kao dio procesa registracije događaja i potražite prilagodbu da bi se odrazilo je li sudionik registriran za cijelu konferenciju, dio tjedna ili samo određeni dan.
Alati za integraciju registracije
Za one planere događaja koji provode brojne događaje, integracijom podataka o registraciji u postojeću bazu podataka može biti kritična funkcija za vašu organizaciju. Razmislite o trenutnim metodama za dodavanje registriranih u vašu bazu podataka i prepoznajte područja poboljšanja. Važno je razmišljati na različite načine da se te informacije mogu integrirati s postojećim informacijama, kao što su pojedinci koji su dobrovoljno ili donirali. Većina aplikacija za registraciju događaja pruža mogućnost ručnog izvoza podataka. Međutim, ova metoda traži puno vremena jer zahtijeva ručno uvoz podataka u vašu bazu podataka sve više. Istražite pakete koji mogu zadovoljiti ne samo vaše zahtjeve za registraciju događaja, već i podršku vašim konstitutivnim potrebama upravljanja.
Prije nego što kupite testni pogon
Nakon što ste suzili svoj izbor softvera registracije događaja, utvrdite nude li besplatan probni period. To će vam pružiti priliku da ne samo da testirate značajke, već da vidite ima li funkcionalnost koja vam je potrebna i ako je prikladan za vaš događaj. Također je prilika da iskusite njihovu razinu službe za korisnike kada odgovarate na vaša pitanja ili rade na rješavanju problema koji imate.