Kako osigurati da vaš izvršenje događaja bude glatko
Budući da je gost, a ne planer događaja, pruža vam priliku da promatramo osoblje operacija događaja u akciji, a perspektiva iz koje je često lakše primijetiti što dobro funkcionira - a što ne.
Evo tri pogreške koje ćete vjerojatno vidjeti na slabo upravljanim događajima, zajedno s savjetima za izbjegavanje takvih pogrešaka na vašim događajima.
Pogrešno upravljana tablica registracije
Kada gosti dođu do registracijske tablice , osoblje događaja treba biti dobrodošlo i spremno pomoći gostima - bez obzira na situaciju.
Nije uslužno ili čak pristojno pretpostaviti da netko tko dođe do tablice za registraciju ne pripada događaju. Ipak, upravo to se može dogoditi ako osoblje nije pravilno pripremljeno ili upućeno. Podsjetite osoblje događaja da registracijska tablica predstavlja sliku domaćina i organizacije koja stoji iza događaja. Osoblje bi trebalo pozdraviti sve goste u registracijskoj tablici i pitati jesu li na tom događaju prijavljeni za događaj ili ime domaćina. Ako je došlo do pogreške, većina gostiju će sami ispraviti i ispričati se. Ako ne, osoblje treba dati upute o tome kako najbolje pristupiti situaciji.
Ljubaznost ide daleko u događajima.
Postavljanje neprilika događaja
U većini mjesta, čišćenje prostora za događanja, a banket operacije osoblje onda dovršiti postava . Ako banketne operacije ispadnu staklo i ne uspiju očistiti krhotine, stoga krhotine ostaju na podu - osim ako se osoblje događaja ne očisti.
Krhotine razbijenog stakla i ostalih otpadaka ne ostavljaju samo strašnu sliku, već mogu stvoriti opasnost za sigurnost. Stoga će najbolji planeri događaja uvijek stići 1-2 sata prije vremena početka kako bi promatrali postavljanje i izvodili niz prolaza područja te potražili staklo i druge predmete 30 minuta i opet 15 minuta prije događaja. Ako nešto bude izvan mjesta, planer događaja može ga dovesti do pozornosti banketskih djelatnika.
Neispravno čišćenje
S bilo kojim događajem, bit će dva (ponekad natječajna) rasporeda: dnevni red organizatora i raspored rada osoblja operatera. Odgovornost je organizatora događaja da osiguraju da su oba odgovarajuće sinkronizirana.
Program prezentacije ili keynote obično će se pojaviti odmah nakon neke vrste prijema dolaska koji mogu uključivati tablice registracije, hranu i piće. Vremenski plan čišćenja i odstranjivanja aktivnosti mora biti pažljivo planiran kako se ne bi ometao ili prekinulo programski program. Kada se o čistom i suzavcu ne raspravlja s događajima operatera događaja ispred vremena, planer događaja može ustanoviti da se tablice i ostali predmeti mogu ukloniti izravno pred domaćinima ili gostujućim zvučnicima, što će zbuniti sve u sobi.
Trebaju li organizatori događaja podsjetiti goste na bankete kada trebaju raditi svoje osoblje i kada trebaju biti tihi? Odgovor je da.
Donja linija
Dok su dobro upravljani objekti s marljivim operacijama događaja menadžeri i osoblje trebali olakšati posao planera događaja, takva savršena izvedba događaja nije uvijek slučaj. Veliki planeri događaja čine svaki detalj događaja izvršenja svoje poslovanje. Potrebno je razmotriti sve aspekte postavljanja, servisa događaja i razbiti se s upraviteljima banketa prije samog događaja i nadgledati operacije događaja prije, tijekom i poslije kako bi osigurali najbolji mogući događaj za klijenta.