Obrazac W-2 sadrži informacije o plaćama zaposlenika koje su platile prethodnu kalendarsku godinu i zadržavanje tih plaća, kao i podatke o naknadama i drugim odbitcima od plaća.
Kada su obrasci W-2?
W-2 su zaposlenici do kraja siječnja, za prethodnu kalendarsku godinu. Ako je 31. siječnja vikend ili praznik, izvješća trebaju biti sljedeći radni dan. Ovdje su ključni porezni prihod na kraju godine koji prikazuje datume dospijeća f ili tekuće godine.
W-2 obrasci su zbog uprave socijalne sigurnosti do 31. siječnja. Nakon što ste poslali obrasce W-2 zaposlenicima, morate također poslati ove obrasce, zajedno s obrascem za slanje obrasca W-3, upravi za socijalnu sigurnost (SSA).
Rok siječnja je pokušaj da se ograniči porezna prijevara, ali to znači da trebate dati W-2 obrasce zaposlenicima ranije u siječnju, pa im je prilika da ih pregledaju prije nego što su podneseni. Ranija distribucija zaposlenicima smanjit će pogreške u obrascima W-2 , tako da ne morate podnijeti ispravljen W-2.
Prikupljanje podataka za pripremu obrasca W-2
Podaci za ovaj obrazac dolaze iz vašeg registra plaća , koji prikazuje godišnje ukupne iznose za svakog zaposlenika za plaće i odbitak, uz odbitak za zdravstvene planove, zdravstvene štednje i ostale stavke.
Evo više pojedinosti o informacijama koje su vam potrebne da biste pripremili ove obrasce W-2.
Teškoća: Prosječna
Potrebno vrijeme: ovisi o broju zaposlenika i broju odbitaka i dodatnih plaćanja
Evo kako pripremiti obrazac W-2
Informacije o poslodavcima
Za svaki W-2 koji pripremate, morat ćete uključiti podatke o svojoj tvrtki: ID broj poslodavca (EIN) i ime i adresu poslodavca.
Kontrolni broj
Možda želite dodati interni kontrolni broj na svakom W-2, ako plaćate mnoge zaposlenike. Možete generirati broj, ili vaš softver za pripremu plaće može generirati taj broj.
Zarada zaposlenika Također će vam trebati
- Ukupne plaće, savjeti i ostale naknade (Okvir 1). To je bruto plaća za sve zaposlenike koji rade po satu i plaću.
- Ukupan iznos zadržavanja (okvir 2)
- Plaće ukupne socijalne sigurnosti (do maksimalnog iznosa socijalne sigurnosti ) (Okvir 3). Neka plaća nisu uključena u plaće socijalnog osiguranja , tako da ćete morati smanjiti unos tim iznosima.
- Ukupno zadržan porez na socijalnu sigurnost (Okvir 4)
- Ukupne plaće i savjeti Medicare (isto kao i ukupne plaće) (okvir 5)
- Porez Medicare zadržan (Okvir 6). Taj iznos uključuje iznos dodatnog poreza za Medicare za uposlenike s višim plaćama.
- Savjeti za socijalnu sigurnost (Okvir 7) i dodijeljeni savjeti (Okvir 8)
Zatim ćete trebati informacije o zaposlenicima i ukupnoj plaći i zadržavanju za svakog zaposlenika za prošlu godinu:
Ostale isplate. Možda ste platili plaćanja EIC plaćanja (zajam zarađenog dohotka) (okvir 9) i naknade za njegu ovisnih osoba (okvir 10) koji se isplaćuju zaposlenicima.
Informacije o sudjelovanju u planu mirovinskog osiguranja, zakonski zaposleni
Na svakom W-2 morate provjeriti odgovarajuću kućicu ako zaposlenik sudjeluje u planu mirovine (okvir 13) ili nekvalificiranom planu (polje 11), ako je taj zaposlenik zakonski zaposleni (okvir 13) ili ako je zaposlenik primio plaću za treće strane (Okvir 13.
Okvir 12
Okvir 12 odnosi se na iznose za ostale naknade ili izvještavanje, za ulazak u 1-4 kutije. Neke od najčešćih informacija za Box 12:- Neotplaćena socijalna sigurnost, RRTA (mirovina za željeznicu) ili porez Medicare, na savjete ili grupna životna osiguranja
- Izborni odgode na 401 (k), 403 (b) i ostale kvalificirane planove umirovljenja
- Neoporeziva bolovanja
- Plaćanja zlatnih padobrana
- Izuzeti povratni troškovi koji se kreću
- Doprinosi za zdravstvene štedne račune ili račune štednje
- Neupravljane opcije zaposlenika
- Imenovani Roth doprinosi pod 401 (k) ili 403 (b) planovima
- Troškovi zdravstvene pokrivenosti pokriveni poslodavcem, koristeći Code DD, prema zahtjevima izvještavanja Zakona o prihvatljivoj zaštiti
Okvir 14
Unosi u polju 14 odnose se na druge odbitke ili naknadu koja se moraju otkriti zaposlenicima za porezne prijave. Na primjer- Mirovina nakon oporezivanja
- Autorske naknade
- Posebni porezi za Kaliforniju, New York, New Jersey i Washington
- Dobrotvorni doprinosi odbijaju se od plaće zaposlenika
- Zdravstveno osiguranje i odbitak od povlastice
- Jednokratni odbitci ( za troškove odora )
- Odbitak članarine
- Neplaćeni dohodak
- Troškovi vozila uključeni u plaće (100% iznosa najma vozila namijenjenog zaposleniku i uključeni u plaću u okviru 1)
- Tu je i okvir za stavke "Ostalo - ne na popisu" koje ste oduzeli od zaposlenika
Državne i lokalne informacije
U ovom odjeljku unijet ćete podatke o državnim i lokalnim plaćenim i zadržanim zadržavanjem. Unesi:Imajte na umu da postoji prostor za dvije države i dva lokaliteta na obrascu. Ako je netko tijekom godine radio u više od dvije države ili lokaliteta, upotrijebite drugi W-2 da biste uključili dodatne informacije.
- Vaš dvoslovni državni kod i porezni broj poreza na državnu tvrtku vaše tvrtke (provjerite s odjelom prihoda države) (okvir 15)
- Državna nadnica (Okvir 16)
- Državni porez na dohodak zadržan (Okvir 17)
- Mjesečne plaće, ako ih ima (Okvir 18)
- Porez na lokalne poreze zadržan (Okvir 19)
- Naziv lokacije (polje 20)
Provjerite točnost
Provedite vrijeme kako biste bili sigurni da su informacije koje pružate zaposlenicima (i konačnici Službi za socijalnu sigurnost i IRS) točne. Provjerite ukupan broj evidencija plaće za godinu i pokrenite W-3 kako biste osigurali točnost svih podataka koje šaljete.Tiskani obrasci
Ako ispisujete svoje obrasce W-2, možete ih nabaviti iz nekoliko izvora:W-2 je multipartni oblik. Ovdje su stranice ovog obrasca:
- IRS web stranica za obrasce za obrasce (traje 7-15 dana)
- Online obrazac dobavljača ili uredske opskrbe trgovine.
- Kopija A odlazi u Administraciju socijalne sigurnosti. Kopija A obično se ispisuje na crvenom obrascu.
- Kopija 1 odnosi se na grad, državu ili lokalitet
- Kopija B je za podnošenje s federalnim poreznim prihodom zaposlenika
- Kopija C je za zapise zaposlenika
- Kopija 2 je druga kopija za drugi grad, državu ili lokalitet
- Kopija D je za zapise poslodavca.
Ispiši W-2
Ispišite obrasce, provjeravajući jesu li usklađeni s unaprijed otisnutim formatom ako ga imate.Distribuirajte W-2s
- Za zaposlenika: Kopira B, C, 1 i 2
- Za upravu socijalne sigurnosti - Kopiraj A. SSA zahtijeva da poslati kopiju A iz W-2 svakog zaposlenika, zajedno s obrascem W-3, do kraja veljače.
- Držite Copy D za svoju evidenciju.
Još uvijek zbunjeni o obrascu W-2? Odgovori na Vaša pitanja o 2011 W-2 obliku
Savjeti za pripremu obrasca W-2
- ID broj državnog poreza tvrtke nije NIJE vaš državni porezni broj poreza na promet. Mnoge države koriste federalni broj poreznog broja (EIN) i dodaju znamenke na kraj. Provjerite kod svog državnog odjela o prihodu za informacije.
- Prihod prihoda. Prihod od zaposlenika je podložan porezima na socijalnu sigurnost i porezima na Medicare, uključujući i dodatan porez Medicare.
- Okvir 12 - Više od 4 stavke
Ako imate više od 4 stavke za Box 12, morat ćete staviti dodatne stavke na drugi W-2. Ali ne uključujte plaću zaposlenika i zadržavanje na ovom dodanom W-2. - Obrazac W-3 , uz kopiranje A iz svih obrasca W-2 zaposlenika, dospijeva do uprave za socijalnu sigurnost do 31. siječnja. Kada završite s W-3 i imate sve obrasce W-2, pošaljite ih zaposlenicima što je prije moguće, kako bi imali priliku pregledati obrasce. Ako otkriju pogreške, možete ih riješiti prije nego što pošaljete konsolidirano izvješće SSA do 31. siječnja.
- Odricanje
Informacije navedene u ovom "Kako" su za opće namjene, kako bi vam pomogli prikupiti informacije potrebne za pripremu i ispis W-2 obrazaca. Nije namijenjeno poreznim savjetima i ni na koji način te informacije ne pokušavaju biti sveobuhvatne ili vam reći sve informacije koje moraju biti uključene u obrasce W-2 . Obratite se svojem poreznom savjetniku za informacije o vašoj specifičnoj situaciji. Natrag na podnošenje prijave za godišnji obračun plaća i poreza