W-4, I-9, Aplikacija za posao, registracija države i više
Vaša prva odgovornost za papire i propise za nove zaposlenike dolazi odmah nakon iznajmljivanja. Prije nego što zaposlenik započne s radom i dobije prvu uplatu , postoje neki obrasci za koje morate imati zaposlenika. Ti obrasci moraju biti ispunjeni od strane svakog zaposlenika, prema federalnim i državnim zakonima.
u većini slučajeva, ne morate vratiti obrasce nikome, ali ih morate zadržati. Kada ti obrasci budu dovršeni, trebali biste ih držati na određenoj lokaciji, dostupnoj zaposlenicima i ostalima koji ih trebaju vidjeti. Ministarstvo rada u SAD-u (pod odjelom Plaća i Sat) ima posebne zahtjeve za evidenciju plaća i osoblje koje se mora držati na svim zaposlenicima.
Savezne, državne i lokalne agencije također mogu pregledati zapise zaposlenika iz raznih razloga, pa je važno voditi evidenciju.
01 - Obrazac W-4 za zadržavanje poreza na dohodak od poreza na dohodak
Svi novi posloprimci moraju ispuniti obrazac W-4 prije nego što dobiju prvu uplatu. Ovaj obrazac sadrži informacije o bračnom stanju, broju uzdržavanih osoba i određenim dodatnim iznosima odbitka. Koristi se za izračunavanje zadržavanja poreza na savezne poreze. Ne morate kopirati sve obrasce W-4, samo najnovije.
Poslodavci ne bi trebali dati zaposlenicima savjete o tome kako popuniti ovaj obrazac, ali ih možete uputiti na IRS-ov članak koji im pomaže u ispunjavanju ovog obrasca.
Svakako koristite najnoviju verziju obrasca W-4. Zakon o porezima na smanjenje poreza i zapošljavanje 2017. godine donio je značajne promjene u tablicama odbitka, a zaposlenici možda žele promijeniti zadržavanje kako bi izbjegli previše poreza preuzetih iz njihovih plaća. Trebali biste koristiti obrazac 2018 W-4 za nove zaposlenike i zaposlenike koji žele izmijeniti svoj obrazac.
Zaposlenici mogu promijeniti oblik W-4 onoliko često koliko god žele. Na primjer, zaposlenik može primiti bonus i želi promijeniti zadržavanje. Vaša je odgovornost kao poslodavac pratiti najnoviju promjenu i osigurati da plaće zaposlenika odražavaju želje zaposlenika za zadržavanje.
02 - Obrasci I-9 i E-Provjera sustava prihvatljivosti za zapošljavanje
Kao poslodavac morate dokumentirati prihvatljivost novih zaposlenika za rad u SAD-u. Dokument koji morate upotrijebiti je F orm I-9 , Potvrda o prihvatljivosti za zapošljavanje koja mora biti završena svakim novim najamom. Novi zaposlenik mora dostaviti dokumentaciju o (a) identitetu i (b) ispunjavanju uvjeta za rad.
Dva su koraka za proces I-9. Prvo, zaposlenik ispunjava obrazac i navodi koji će se identiteti i radni dokumenti koristiti. Tada, vi kao poslodavac morate gledati te dokumente i provjeriti jesu li prikladni i prikladni.
Morate zadržati ovaj obrazac u zapisu zaposlenika, ali ga ne morate poslati nikome. Ako službenik za useljeništvo dođe u vašu tvrtku ili želi pregledati vaše dokumente zaposlenika, obrazac je vaš dokaz da ste potvrdili ispunjavanje uvjeta rada zaposlenika.
Veći poslodavci (s mnogim zaposlenicima) mogu se prijaviti za E-Verify sustav i koristiti je za provjeru prihvatljivosti novih zaposlenika za rad u SAD-u. Sustav koristi informacije o Obrascu I-9 za usporedbu s federalnim bazama podataka.
03 - Obrazac za prijavu za posao
Svaki novi zaposlenik mora ispuniti obrazac zahtjeva za posao, čak i ako je ta osoba već poslala životopis za taj posao. Obrazac za prijavu za posao sadrži podatke o novom zaposleniku koji se može potvrditi, poput prethodnih poslodavaca i obrazovanja. Ona također uključuje nekoliko izjava koje podnositelj zahtjeva mora potpisati.
Jedna izjava na prijavnom obrascu potvrđuje da su informacije o prijavi istinite i ispravne, dok druge izjave omogućuju poslodavcu provođenje referentnih provjera i provjere u pozadini.
Imajući obrazac za prijavu za svakog zaposlenika štiti vas kao poslodavca od podnositelja zahtjeva koji daje lažne tvrdnje i omogućuje vam da poduzmete akciju ako obrazac za prijavu nije točan.
04 - Državna zadržavanje i registracija
Poslodavci moraju registrirati nove zaposlenike sa svojim državnim novim sustavom obavijesti o najmu; ova registracija omogućuje državi prikupljanje isplata dječje potpore od tih zaposlenika. U ovom članku uključen je popis sustava za obavješćivanje države.
Svaka država koja prikuplja porez na dohodak ima zahtjeve za poslodavcima da prijave i plaćaju takve poreze. Obratite se svojem državnom odjelu za prihod (ili ekvivalent) za informacije o tome kako se registrirati kao poslodavac u državi. Ova državna agencija također će vam dati informacije o odbitku obrazaca i zahtjeva za izvješćivanje i plaćanje zadržanih iznosa.
Za države koje imaju porez na dohodak, morat ćete oduzeti te poreze od plaća zaposlenika i poslati zadržane poreze odgovarajućoj državnoj agenciji.
05 - Kontrolni popis za zapošljavanje novih zaposlenika
Evo 12-koraka provjere novih procesa najma, tako da ne zaboravite ništa. To uključuje dobivanje broja za poslodavca (federalni identifikacijski broj poslodavca) koji se registrira s IRS-om za porezno izvješćivanje i plaćanja te se registrira s poreznom osobom države (ako je potreban državni porez na dohodak). Također su navedene i druge registracije i zahtjevi.
06 - Još jedna stvar - vaš priručnik zaposlenika
Ako vaša tvrtka ima nekoliko zaposlenika, trebali biste imati priručnik za zaposlenike ili priručnike o pravilima i postupcima. Priručnik može uključivati opise procesa rada i pogodnosti uz pravila i postupke.) Svi novi zaposlenici trebaju dobiti kopiju ovog priručnika i potpisati da su ga pročitali i razumjeli.
Priručnik za zaposlenike postaje pravno obvezujući dokument za vas i vaše zaposlenike. Nakon što zaposlenici čitaju priručnik za zaposlenike, to može pomoći u sprječavanju nezadovoljnih zaposlenika, nezadovoljenim očekivanjima i mogućim tužbama.