Prije, tijekom, i nakon revizije ili inspekcije
- Lokalne vlasti , za vatrogasne inspekcije, građevinske kodove, pitanja zaštite zdravlja i sigurnosti i mogućih kršenja Zakona o zaštiti Amerikanaca s invaliditetom (ADA)
- Državne agencije , za porez na promet, registraciju poduzeća i pitanja zapošljavanja
- Federalne agencije, uključujući OSHA, ADA, odjel za nadnicu i sat i imigracija / običaji (ICE).
Evo popisa državnih i saveznih agencija koje mogu provjeriti ili pregledati vaše poslovanje.
Vrste revizije i inspekcija
- Neke agencije trebaju pregledati vaše poslovanje kada se otvori. To su obično lokalne tvrtke poput zdravstvenog odjela ili građevinskog odjela.
- Neke agencije redovito pregledavaju . Lokalni vatrogasni i zdravstveni inspektori obično dolaze na rotirajući raspored.
- Neke agencije mogu bez razloga doći bez vašeg dolaska na posao . OSHA je jedna od tih agencija.
- Neke agencije dolaze kao odgovor na žalbu zaposlenika ili kupca ili druge osobe. Imigracioni inspektori, ADA inspektori i OSHA inspektori reagiraju na pritužbe zaposlenika ili kupca. IRS revizori ili državni revizori poreza na plaće mogu doći kao odgovor na pritužbu nezavisnog ugovaratelja.
Pripremite se prije provjere ili inspekcije
Učini vrijeme da se pripremi za moguće revizije ili inspekcije:
- Napravite popis mogućih agencija koje mogu pregledati vašu specifičnu tvrtku. Uključite agencije koje bi se mogle pojaviti zbog specifičnosti vaše tvrtke. Na primjer, tvrtke koje se bave hranom mogu imati zdravstvenog inspektora.
- Upoznajte svoja prava za svaku vrstu pregleda. Možete li zatražiti od inspektora da se vrati kasnije, kada vam je više prikladan? Imate li pravo pratiti inspektora ili revizora?
- Sjednite sa svojim odvjetnikom i razgovarajte o svojim pravima i odgovornostima tijekom tih revizija i inspekcija.
- Postavite postupke za vas i vaše osoblje da biste ih pratili kada se pojavi inspektor ili revizor i obuče vaše osoblje o tome što učiniti. Možda je dobra ideja staviti te procese u bilježnicu negdje.
- Odlučite tko bi trebao biti obaviješten kada stigne inspektor. Što bi vaše osoblje trebalo učiniti ako niste dostupni? Tko je sljedeći? Treba li vaš odvjetnik obavijestiti i kada?
- Provjerite poslovne zapise koji se odnose na ovu inspekciju kako bi bili sigurni da su točni, potpuni i u skladu sa zakonom. Primjerice, federalni ili državni inspektori za plaće i satove žele vidjeti vremenske listove ili druge zapise o vremenu.
Broj jedan za napraviti tijekom inspekcije ili revizije:
Budite pristojni i korisni. Vaš stav bi trebao biti: "Želimo pokoriti laika i učiniti ispravnu stvar. Pomozite nam da znamo što je to. Ako postoje pitanja, želimo ih ispraviti."
- Potvrdite identitet inspektora i uvjerite se da inspektor ima odgovarajuće papire, uključujući nalog, ako je potrebno. Lažni inspektori ponekad se pojavljuju pokušavajući zastrašiti poslodavce da podnesu inspekcije, a zatim plaćaju kazne ili kazne ili kupuju kompleta za sukladnost.
- Zatim stavite svoj plan na mjesto.
- Snimite fotografije, ili vodite evidenciju pregleda ili revizije. Slijedite inspektora ili pitajte možete li sjediti na reviziji.
- Ne volontirajte ništa . Ako vam se postavlja pitanje, odgovorite. Nemoj dodati ništa na svoj odgovor.
- Na kraju revizije ili pregleda zatražite pregled. Većina inspektora ili revizora neće se posvetiti ničemu specifičnima, no trebali bi vam dati opću ideju da li postoje kršenja i što sljedeće očekivati.
Nakon revizije ili inspekcije
Ako je inspektor navela prekršaje, možda imate pravo na žalbeni postupak. Kako se ovaj korak obrađuje ovisi o specifičnoj agenciji. Kao praćenje, svaka agencija trebala bi vam dati pisani zapis o kršenjima, bez obzira na to jesu li to ispravljive i kako, i koje kazne i kazne se nameću.
U ovom trenutku, vjerojatno ćete se želite obratiti svom odvjetniku kako biste raspravili odgovor.
Ako ne dođe do kršenja inspekcije, raspitajte se sa svojim zaposlenicima što je dobro prošlo, ono što ste čuli ili vidjeli i što ćete naučiti učiniti bolje sljedeći put.
Za gotovo svaki posao, bit će sljedeći put.