Koji su uvjeti za vođenje evidencije o plaćama zaposlenicima?

Federalni zakon zahtijeva da zapišete evidenciju o plaćama i druge dokumentacije

Održavanje evidencija plaće i druge dokumentacije zaposlenika ovlašćuje Odjeljenje za plaće i sat Ministarstva rada i Zakon o fer zakonima rada . Poslodavci moraju pratiti naknadu i odgodu, a Internal Revenue Service također zahtijeva da vodite evidenciju plaća za sve trenutne zaposlenike najmanje šest godina nakon završetka zaposlenja.

Što su zapisi o plaćama poslodavci dužni zadržati?

Obično biste zadržali većinu zakonskih zapisa samo tijekom poslovanja, tako da poštivanje ne bi trebalo puno zauzimati za dodatne korake ili rad.

Pregledajte zapise koje već imate kako biste bili sigurni da ste u skladu s IRS i FLSA zahtjevima.

Zapisnici se mogu održavati u bilo kojem obliku, uključujući elektronički. Moraju se čuvati svi zaposlenici bez oslobođenja i oni koji su obuhvaćeni minimalnim zahtjevima plaća:

Osobe koje nisu oslobođene plaćaju minimalnu plaću i dobivaju prekovremeni rad za radno vrijeme preko 40 tjedana. Zaposlenik može biti oslobođen ako plaća najmanje 455 dolara tjedno na osnovi plaća i ako obavlja određene poslove, tipično administrativne, izvršne ili upravne.

Ravnopravna plaća je ona koja se ostvaruje tijekom prvih 40 sati u tjednu rada.

Zapisnici potrebni za oslobođene radnike razlikuju se od onih za radnike koji nisu oslobođeni plaćanja, a posebni podaci potrebni su za zaposlene u kućanstvu, za zaposlene koji rade u neuobičajenim aranžmanima plaća, za zaposlenike kojima su namješteni smještaj ili druge prostore te za zaposlene koji dobivaju popravni odgoj.

Ako bilo koji od vaših radnika spada u te kategorije, posavjetujte se s odvjetnikom.

Oblici koje morate zadržati

Uz zapise o plaćama, trebali biste zadržati nekoliko drugih dokumenata na datoteci za svakog zaposlenika.

Koji je najbolji način vođenja evidencije o Paychecku?

Zapisi o Paychecku, uključujući one koji dokumentiraju sve radno vrijeme, promjene u statusu plaće i stopama plaćanja, trebaju se čuvati u zasebnoj datoteci.

Morate voditi evidenciju o svim promjenama koje se obavljaju na plaćama i naknadama zaposlenika, uključujući pristanak zaposlenika. Morate imati pisani pristanak na datoteku za bilo koji odbitak od plaće zaposlenika, s izuzetkom poreza i ukrasa FICA-e .

Susan Heathfield, stručnjak za ljudske resurse, ima detaljnije informacije o tome što se treba držati u zapisničkom dosjeu zaposlenika.

Tko je dopušten da vidi zapise zaposlenika?

Većina tvrtki vodi zapise zaposlenika u ograničenom području i dopušta pristup samo osobama koje možda trebaju vidjeti zapise zbog položaja ili položaja zaposlenja. Zapisnik zaposlenika nikada ne smije biti uklonjen iz rekordne sobe. Ako imate više od nekoliko zaposlenika, možda ćete htjeti postaviti politiku pristupa osobnim datotekama tako da zaposlenici za ljudske resurse znaju odgovoriti na zahtjeve.