Federalni zakon zahtijeva da zapišete evidenciju o plaćama i druge dokumentacije
Što su zapisi o plaćama poslodavci dužni zadržati?
Obično biste zadržali većinu zakonskih zapisa samo tijekom poslovanja, tako da poštivanje ne bi trebalo puno zauzimati za dodatne korake ili rad.
Pregledajte zapise koje već imate kako biste bili sigurni da ste u skladu s IRS i FLSA zahtjevima.
Zapisnici se mogu održavati u bilo kojem obliku, uključujući elektronički. Moraju se čuvati svi zaposlenici bez oslobođenja i oni koji su obuhvaćeni minimalnim zahtjevima plaća:
- Osobni podaci, uključujući ime zaposlenika, kućnu adresu, zanimanje, spol i datum rođenja ako je mlađi od 19 godina
- Sat i dan kada počinje radni tjedan
- Ukupno sati rada svaki radni dan i svaki radni tjedan
- Ukupna dnevna ili tjedna zarada uravne zarade
- Redovita plaća po satu za svaki tjedan kada je prekovremeni rad
- Ukupna plaća za radni tjedan
- Ukupne plaće isplaćuju svako razdoblje plaćanja
- Datum plaćanja i razdoblje plaćanja.
Osobe koje nisu oslobođene plaćaju minimalnu plaću i dobivaju prekovremeni rad za radno vrijeme preko 40 tjedana. Zaposlenik može biti oslobođen ako plaća najmanje 455 dolara tjedno na osnovi plaća i ako obavlja određene poslove, tipično administrativne, izvršne ili upravne.
Ravnopravna plaća je ona koja se ostvaruje tijekom prvih 40 sati u tjednu rada.
Zapisnici potrebni za oslobođene radnike razlikuju se od onih za radnike koji nisu oslobođeni plaćanja, a posebni podaci potrebni su za zaposlene u kućanstvu, za zaposlene koji rade u neuobičajenim aranžmanima plaća, za zaposlenike kojima su namješteni smještaj ili druge prostore te za zaposlene koji dobivaju popravni odgoj.
Ako bilo koji od vaših radnika spada u te kategorije, posavjetujte se s odvjetnikom.
Oblici koje morate zadržati
Uz zapise o plaćama, trebali biste zadržati nekoliko drugih dokumenata na datoteci za svakog zaposlenika.
- Potpisana kopija njegovog W-4 obrasca koji prikazuje savezno zadržavanje. Ovaj se obrazac može mijenjati mnogo puta, stoga pazite da najsvježiji oblik držite na vrhu.
- Kopija bilo kojeg oblika na kojem je zaposlenik ovlastio odbitke plaća, uključujući pogodnosti i posebne donacije poput United Waya ili drugih dobrotvornih organizacija
- Kopija izvornog prijavnog obrasca zaposlenika i svih popratnih dokumenata, poput životopisa ili transkripata.
- Zapisi o promjenama u razinama plaća, uključujući promocije ili poništavanja, te razloge tih radnji.
Koji je najbolji način vođenja evidencije o Paychecku?
Zapisi o Paychecku, uključujući one koji dokumentiraju sve radno vrijeme, promjene u statusu plaće i stopama plaćanja, trebaju se čuvati u zasebnoj datoteci.
Morate voditi evidenciju o svim promjenama koje se obavljaju na plaćama i naknadama zaposlenika, uključujući pristanak zaposlenika. Morate imati pisani pristanak na datoteku za bilo koji odbitak od plaće zaposlenika, s izuzetkom poreza i ukrasa FICA-e .
Susan Heathfield, stručnjak za ljudske resurse, ima detaljnije informacije o tome što se treba držati u zapisničkom dosjeu zaposlenika.
Tko je dopušten da vidi zapise zaposlenika?
Većina tvrtki vodi zapise zaposlenika u ograničenom području i dopušta pristup samo osobama koje možda trebaju vidjeti zapise zbog položaja ili položaja zaposlenja. Zapisnik zaposlenika nikada ne smije biti uklonjen iz rekordne sobe. Ako imate više od nekoliko zaposlenika, možda ćete htjeti postaviti politiku pristupa osobnim datotekama tako da zaposlenici za ljudske resurse znaju odgovoriti na zahtjeve.
- Zaposlenicima bi trebalo dopustiti da vide svoje zapise. Možda biste željeli imati nekoga da ostane u sobi s zaposlenikom dok gleda vlastiti zapis.
- Odredite zaposlenike tvrtke koje mogu vidjeti zapise zaposlenika. Pristup je obično ograničen na zaposlenike u odjelu za ljudske resurse i menadžere i rukovoditelje iznad određene razine.
- Različitim saveznim i državnim revizorima može biti dopušteno pristup evidencijama zaposlenika radi revizije. Možete zatražiti nalog prije nego dopustite revizoru pristup zapisima zaposlenika.
- Odvjetnici koji predstavljaju zaposlenike u tužbama mogu dobiti pristup u određenim konkretnim slučajevima. Službenik najviše razine ili odvjetnik tvrtke trebali bi potvrditi zahtjev odvjetnika prije nego što dopuste pregledavanje zapisa.