Naučene lekcije u planiranju i izvođenju Dana majčinog Dana Y-ME-a
Posebni događajni planeri - posebno oni u neprofitnom svijetu - znaju da je organiziranje događaja za prikupljanje sredstava na otvorenom izvrsna ideja. Ove vrste događaja, poput drugih ideja za prikupljanje sredstava iz zajednice, zahtijevaju da planiranje za događaj sljedeće godine započne odmah nakon završetka ovogodišnjeg događaja za prikupljanje sredstava . Važno je objasniti događaj i razgovarati o tome što je dobro prošlo i što bi se moglo poboljšati, a događaj je još uvijek svjež u timskim mislima.
Raspravljajući o uspjesima i poboljšanjima, osigurati da te značajke mogu biti uključene ili poboljšane za događaj sljedeće godine. Takvo proaktivno planiranje također dodaje vrijednost za sponzore. I, neizbježno, sve uspješne zajednice hoda nada da će rasti i širiti iz godine u godinu.
Važno je ostati usredotočena na primarni cilj održavanja takvih događaja: prikupljanje sredstava. Za one planere događaja koji su prethodno održali zajedničku šetnju, jedno od najvažnijih vremena za planiranje zapravo se događa nakon završetka šetnje. Da bismo saznali o mnogim aspektima planiranja i provođenja hodnika za prikupljanje sredstava u zajednici, imat ćemo pogled na pozadinu na Majčin dan događaj u organizaciji Chicagu Y-ME organizacije za rak dojke.
Y-ME majčin dan raka dojke Fundraiser Walk
Y-ME je 1979. godine osnovala dva preživjela osoba s karcinomom dojke. Neprofitna je organizacija bila najpoznatija po svom višejezičnom nacionalnom programu za liječenje raka dojke za pacijente s rakom dojke.
Program je stekao slavu kao jedini 24-satni telefonski broj besplatne telefonske linije u zemlji u potpunosti odraslih od preživjelih raka dojke koji su obučeni savjetnici za ravnopravnost spolova. No, organizacija je također organizirala godišnji šetnja fundraiserom za Majčin dan, koji je podržavao svoje programe i usluge. Povratak U 2007. godini Y-ME je prikupio više od 7 milijuna dolara s gotovo 43.000 hodalica iz 12 gradova.
Do 2008. godine sudjelovalo je 15 gradova. Nažalost, Y-ME je 2012. godine zatvorila svoja vrata, ali nasljeđe godišnjeg prikupljanja sredstava ostaje velika studija slučaja za neprofitne organizatore događaja.
Velik dio Y-ME uspjeha za prikupljanje sredstava može se pripisati organiziranom pristupu planiranju i prvo paziti na najvažnije ciljeve. Liz Klug, bivša direktorica posebnih događaja ove organizacije, imala je to nakon rekordne godine 2007.: "Imamo plan za različite točke na vrijeme tijekom procesa planiranja. Zato ćemo poduzeti korake da promoviramo one najkritičnije točke na vrijeme kako bismo bili sigurni da smo uspješni. Na primjer, u gradu u kojem možemo prvi put održati događaj, moramo se usredotočiti na to da imamo veliko mjesto i mjesto na kojem će se ljudi htjeti vratiti. Na putu, možemo se usredotočiti na kave koje ćemo ispustiti iz brošura. "Pogledajmo kako su Klug i tim za planiranje događaja Y-ME organizirali takav uspješan događaj.
Planiranje Korak 1: Analiza brojeva
Hosting zajednice hoda ili sličnog događaja zahtijeva okupljanje nekoliko različitih konstitutivnih ciljeva, ali u konačnici, udruga ili dobrotvorna ustanova koja organizira događaj to rade kako bi prikupili novac za njihov uzrok.
Stoga prvi korak u planiranju sljedećeg događaja događa se kada trenutni događaj završi, a većina tog djela okružuje "brojeve".
"Pomno smo pogledali brojeve nakon završetka događaja", objašnjava Liz Klug, "usporedili smo kako smo ove godine u odnosu na prethodnu [godinu]. Pogledali smo iskustvo sudionika. Procijenili smo naše kategorije sponzorstva. Odgovorili smo na sve trenutne e-poruke o događajima. "Planeri događaja također će poduzeti neposredne korake kako bi se osiguralo da svi koji su uključeni u ovogodišnji događaj nastaviti iduće godine.
Klug je također iskopao u detalje. U svojim procjenama, sve je promatrala od broja volontera koji su sudjelovali u volumenu distribuiranih majica. Pitala bi je li potrebna više ili manje za sljedeću godinu.
Planiranje vremenske linije
Za one koji organiziraju šetnju za prikupljanje sredstava u zajednici, važno je znati koje korake treba postupati u različitim vremenima.
Većina neprofitnih organizacija nema luksuz mnogih članova osoblja i članova volonterskog odbora za vođenje uspjeha događaja. Ali planeri priznaju da moraju osigurati da blisko surađuju s gradskim gradonačelnikom i odjelom javnih radova kako bi dobili događaj na javni kalendar.
Klug sugerira da će prvi korak nakon analize prošlogodišnjih brojeva biti usredotočen na korporativno zapošljavanje. Ako događaj nije novi program, važno je dobiti korporativnu podršku za događaj sljedeće godine neposredno nakon završetka ovogodišnjeg događaja. "Usredotočili smo se na obnovu sponzorstva kada smo isporučili izvješće o završetku događaja", kaže Klug. Ona također nudi sljedeće naglaske za planere zainteresirane za organiziranje šetnje u zajednici kao događaj prikupljanja sredstava:
- Identificirajte korporacijske sponzore
- Razviti programe šetnju u društvu
- Odredite aktivnosti događaja
- Započnite zapošljavanje u šetnji
- Dovrši logistiku događaja
- Zadrži događaj
- Držite događaj "hvala"
- Procijenite i započnite naknadni događaj
Y-ME također bi angažirao vanjsku logističku tvrtku koja će nositi s mnogim logističkim zahtjevima. No, jedan od najkorisnijih bio je provesti sustav registracije na mreži.
Uspjeh online registracijskog sustava
Y-ME je brzo shvatio važnost korištenja interneta za registraciju na mreži i od tada se snažno zalagao za korištenje tehnologije za online registraciju i prikupljanje sredstava.
Ulagali su se u sustav upravljanja mrežnim konstitutivnim vezama kako bi poslužili kao web mjesto utrke 2003. godine. Ova vrsta sustava služi kao osobna web stranica za volontere kako bi personalizirane žalbe za donacije i druge angažmane. Ona bilježi podatke u jednu bazu podataka i služi kao alat za hodanje kapetana kako bi potaknuo svoje članove.
Sudionici na mreži povećali su se sa 4.000 na 11.594. Donacije na mreži povećane su od 5.000 do 19.650. Tim Y-ME-a vjeruje da je doprinijelo postizanju cilja od 2,35 milijuna dolara, a kao bonus tehnologija je smanjila administrativne troškove za oko 20.000 dolara.
Takav sustav može poslužiti i kao važan komunikacijski alat koji omogućuje organizaciji da prati i nastavi uključivati sastavnice izvan same utrke.
Dan utrke
Šetnje u zajednici najčešće se zakazuju ujutro. Ovisno o složenosti znakova i lokacije, postavljanje za događaj obično počinje već tjedan dana prije događaja, a većina aktivnosti se događa par dana prije pješačenja.
Kada bi Y-ME planirao svoj godišnji događaj prikupljanja sredstava, tim bi obično pokušao ograničiti područje na kojem su se održavali, tako da nije zahtijevao značajnu količinu vremena za resurse za izvršavanje određenih poslovnih zadataka poput zatvaranja ulica. Njihov hod bio je općenito ne-konkurentan, tako da pomaže da nisu morali uzeti u obzir zahtjeve potrebne za konkurentniju utrku.
Raspored dana utrke obično potječe kako slijedi:
- Tim za planiranje događaja stiže (2,5 sata prije hoda)
- Prijavljivanje volontera (2 sata prije hoda)
- Sponzor prijave i postavljanje (2 sata prije hoda)
- Registracija počinje (1,5 sata prije hoda)
- Početna linija za postavljanje (30 minuta prije hoda)
- Svečana otvaranja (10 minuta prije hoda)
- Utrka počinje
- Počinje Main Stage Entertainment (počinje 1 sat nakon hoda)
- Službeni glavni scenarij (nakon završetka šetnje, u 1,5 satnoj minuti)
- Program službeno završava (3 sata nakon početka hoda)
- Raspadanje događaja počinje (nakon službenog završetka događaja)
Savjeti za planiranje hodanja ili trčanja zajednice
Za one organizacije zainteresirane za održavanje zajednice hoda ili trčanje po prvi put, Klug nudi nekoliko prijedloga koji će vam pomoći osigurati uspješan događaj .
- Počnite s toplim vodičima, uključujući dobro povezane volontere, sponzore ili veliku momčad. Odredite mjerljive ishode.
- Procijenite natjecateljske događaje u vašem gradu / lokaciji kako biste utvrdili njihove najbolje prakse i područja za poboljšanje.
- Radite s gradskim gradonačelnikom i parkovnim četvrti kako biste razgovarali o potrebnim dozvolama i logistici događaja: vrijeme, mjesto i broj sudionika. Pobrinite se da ste spremni za te sastanke.
- Razumjeti svoj proračun i pobrinuti se da troškove poslovanja zadržite na 25-30% za novi događaj. Neke dobrotvorne udruge će težiti za 15-20% ukupnih troškova.
- Osigurajte sponzore da apsorbiraju 100% troškova poslovanja vašeg događaja.