Kako odabrati softver za obračun plaća za mala poduzeća

Značajke koje treba tražiti u online softveru za plaće

Izvlačiš li kosu preko plaće? Obavljanje vašeg plaća, čak i za samo jednog zaposlenika, ima mnoge zamke za vlasnika malih poduzeća. Mnogo je znati, a držanje koraka s mnogim saveznim, državnim i lokalnim propisima o porezu na plaću je bol. Osim toga, imate rokove za ispunjavanje, plaćanja i izvješća svim tim agencijama.

Nije čudo da se mnoge male tvrtke obrate uslugama plaća za ove poslove.

Ali koja je usluga plaće najbolja?

Što su usluge plaće?

Postoje dvije vrste usluga platnog prometa: online usluge i (zbog nedostatka boljeg termina) osobne usluge. Online usluge mogu biti aplikacije ili internetske usluge. Osobne usluge su posao u vlasništvu pojedinca koji može platiti online ili tko može biti lokalni.

Postupak procjene funkcionira na isti način za obje vrste usluga platnog prometa. No, ovaj članak će se usredotočiti na online usluge. Evo nekoliko značajki koje biste trebali uzeti u obzir:

Koliko košta troškovnik usluga online?

Prva stvar koju vlasnici poslovnih subjekata pitaju kada traže uslugu plaća jest "Koliko košta?" Dok je trošak važan, drugi čimbenici jednako su važni.

Razmislite o troškovima usluge sada iu budućnosti. Ako imate vrlo malu tvrtku s jednim ili dva zaposlenika, možda biste trebali ograničiti troškove pomoću skalabilne usluge, u kojoj je trošak minimalan samo za nekoliko zaposlenika i koji se povećava prilikom dodavanja zaposlenika i usluga.

Za većinu platnih usluga koje sam pogledao, cijena je mjesečno, tako da možete promijeniti bilo kada. Većina je zasnovala trošak na broj zaposlenika. Neki nude opciju 1099 za plaćanje izvođača radova, prodavača ili slobodnih prevoditelja. (Na kraju ovog članka pronaći ćete kratki popis s troškovima).

Troškovi dolaze na dvije razine za neke od usluga: osnovna usluga koja samo izračunava i isporučuje plaće, možda W-2 uslugu i punu uslugu koja također podiže i plaća poreze na plaće i porezne prijave, uključujući Obrazac 941 (tromjesečni obrazac za prijavu poreza na plaće).

Što bi trebala uključiti uslugu plaće s punim uslugama?

1. Postavljanje, Trening i Nadzorna ploča. Sustav bi trebao biti jednostavan za postavljanje. Trebali biste imati nadzornu ploču koja će vas voditi kroz procese i omogućiti vam da provjerite aktivnosti poput podnesaka i depozita plaće. Obuka bi trebala biti jednostavna, uz dobre videozapise koji će vam pomoći da radite kroz različite procese. Koju razinu znanja o plaćama pretpostavljaju da imate? Većina poduzetnika ima malo znanja, tako da vaša usluga mora pružiti detaljna osnovna znanja o uvjetima plaće, plaćanjima i zapisima.
2. Paychecks . Svaki od tih sustava omogućuje unos podataka za svakog zaposlenika, uključujući W-4 obrazac za zadržavanje poreza na savezne poreze i ostale informacije potrebne za pripremu plaća. Sustavi bi vam trebali dopustiti da napišete tiskane čekove ili da čekovi budu izravno pohranjeni (najbolji način). Provjerite kod banke o svojim zahtjevima.
3. W-2 oblika. Vaša bi vam usluga trebala pružiti Obrazac W-2 , godišnji obrazac o plaći zaposlenika i porezu koji morate poslati zaposlenicima u siječnju. Opcija s punim uslugama također treba podnijeti te obrasce s upravom za socijalnu sigurnost u odgovarajuće vrijeme.
4. Podignite porez na plaće i platiti porez na plaću. Ovo je vjerojatno najvažnija usluga. Ako netko spoji i isplati te poreze, velika je odgovornost. Sustav cjelovitih usluga treba podnijeti sve relevantne poreze na plaću i porez na papire za Vas. Trebali bi izvršiti uplate u vaše ime s odgovarajućim saveznim, državnim i lokalnim regulatornim tijelima. Obrasci trebaju sadržavati Obrazac 941 - Tromjesečna plaća i porezna prijava te savezni i državni porezni obrasci.

Usluga također treba pratiti državne i lokalne poreze na plaće, što je velika pomoć ako imate zaposlenike koji rade u različitim gradovima i državama.

Koje druge značajke biste trebali očekivati?

Porezna jamstva. Vaša usluga bi trebala jamčiti da će porezni obrasci biti poslani prije svih rokova i da će isplate biti izvršene na vrijeme kako ne bi nastale novčane kazne ili kazne . Usluga bi se trebala obvezati da će platiti bilo kakvu novčanu kaznu ili kaznu za kasno podnošenje ili plaćanje. Ako ne daju ovo jamstvo, nemojte ih koristiti.

Mobilna dostupnost. Trebali biste moći pristupiti nadzornoj ploči i izvršiti izmjene, slati informacije na računalu, mobilnom telefonu ili tabletu ili čak nazvati informacije.

Samoposluga zaposlenika. Neke od tih usluga imaju nadzornu ploču koja se zaposlenici mogu prijaviti i dobiti informacije o njihovim godišnjim plaćanjima.

Možda će moći promijeniti informacije W-4 online.

Integracija s vašim računovodstvenim sustavom. Imajući vašu uslugu plaća integrira s vašim računovodstvenim sustavom štedi vam vrijeme i novac. Intuit Payroll se prodaje samo uz QuickBooks Online, pa to može biti dobar izbor za vas ako već imate QBO. Patriot softver ima računovodstveni sustav koji možete dodati na svoju uslugu plaća.

Ostala važna pitanja koja treba postaviti

Podrška i servis. Ovo je stvarno važno. Stvari se događaju, a plaće se moraju izvoditi u određeno vrijeme. Morate znati da je vaša usluga dostupna i korisna.

Najviša razina usluge je telefonski poziv. Koliko sati ima help desk?

Druga najviša razina je chat. Koji su sati?

Treća razina je e-pošta. Koliko brzo reagira usluga na e-poštu?

Tijekom probnog razdoblja ili prvih 30 dana, provjerite jeste li kontaktirali nekoliko puta kako biste procijenili pruženu podršku.

Nadopune. Porezni propisi i porezni propisi uvijek se mijenjaju. Dok procjenjujete sustave, pitajte kako ažuriraju svoj softver i kako prenose ta ažuriranja.

Sigurnost. Koliko je siguran njihov sustav? Je li to vjerojatno u oblaku? Koliko često se vrate?

Ostale dodatne usluge koje biste možda željeli

1099 Usluga. Neki od tih sustava imaju dodatak (dodatnih troškova) koji vam omogućuju plaćanje ugovornih radnika, prodavača i slobodnih profesionalaca i izdavanje obrazaca 1099-MISC (slično W-2 obrascima za zaposlenike). Usluga bi također trebala osigurati podnošenje obrasca 1099-MISC s IRS-om.

Odustajanje od pričuvne kopije . Ako plaćate ne-zaposlenike, možda ćete morati preuzeti rezervnu zadržavanja preuzete s njihovih plaćanja. Ako imate 1099 uslugu, vaša bi usluga trebala biti u mogućnosti to učiniti i izdati izvješća.

Gdje provjeriti moguće usluge

Kada ste suzili svoj izbor na nekoliko usluga, provjerite ih. Provjerite online ocjene, ali nemojte previše ovisiti o njima. Bolje mjesto za provjeru je Better Business Bureau . Pogledajte što su podnesene pritužbe protiv ove tvrtke i kako su riješene.

Koje su neke usluge platnog prometa koje treba razmotriti?

Ako pretražujete na internetu, pronaći ćete mnoge usluge platnog prometa. Evo samo nekoliko za početak pretraživanja. Odabrali smo opciju pune usluge za svaku od njih.

Ja ntuit Full Payroll usluge. Ova je usluga dodatak za QuickBooks Online. Cijena ovisi o verziji QBO-a koju želite i razinu usluga koje vam trebaju. Cijene su mjesečno.

Patriot Payroll Software. Njihov sustav plaće s punim uslugama počinje s 25 dolara mjesečno za jednog zaposlenika, povećavajući se s brojem zaposlenika.

Paychex. Njihov sustav temelji se na broju zaposlenika. Zahtjevaju pisanu ponudu potencijalnog klijenta prije objavljivanja informacija o cijenama.

Gusto: Njihova cijena je 39 dolara mjesečne osnovne cijene plus 6 dolara mjesečno po osobi (pretpostavljamo da se to znači da po osobi se plaća).

ADP ima tri razine plaće, uključujući HR. Nije bilo dostupnih cijena.

Kako isprobati sustav plaća

Jedno konačno pitanje: Problem s pokušajem ovih sustava je da oni zahtijevaju od vas da "idete živjeti", a ne možete izdavati platišta više od jednom. Patriot i Gusto imaju demo verzije koje možete isprobati. ADP ima dva slobodna mjeseca plaće, ali to znači da ste predani pokretanju dva mjeseca sa svojim sustavom.