Zašto plaćanje gotovinom je loša ideja
Iako nije nezakonito plaćati zaposlenike i samostalne poduzetnike u gotovini, to nije dobra poslovna praksa iz mnogih razloga. Neke tvrtke koriste novac za plaćanje zaposlenika u pokušaju izbjegavanja plaćanja poreza na plaće , a neki zaposlenici traže plaćanje gotovinom kako bi izbjegli porez na dohodak.
Ovaj članak govori o pravnim i poreznim pitanjima i saveznim zakonima koji se odnose na poreze na dohodak, poreze na plaće i druge porezne stvari.
Plaće i porezni izdaci pri plaćanju zaposlenih u gotovini
- Poslodavci moraju odbiti porez na plaće (porez na savezne i državne poreze na dohodak i porez FICA (Social Security / Medicare) od plaće zaposlenika;
- Poslodavci također moraju izvještavati i platiti porez na plaće, uključujući i zaposlenika i poslodavca dio poreza FICA, IRS-u
- Ostali porezi na zapošljavanje moraju biti plaćeni na plaću zaposlenika , uključujući i poreze na nezaposlenost , te plaćanja naknada od strane državnih radnika
- Poslodavci moraju prijaviti dohodak zaposlenika na obrascu W-2 svake godine. To uključuje novčani prihod.
- Poslodavci moraju provjeriti ispunjavanje radnih uvjeta novozaposlenih zaposlenika, koristeći obrazac I-9 ili sustav E-Verify. Ova provjera stavlja zaposlenika u savezni sustav, a ako se ovi zaposlenici plaćaju u gotovini, unakrsne provjere agencije mogu otkriti pokušaja izbjegavanja poreza na plaću plaćanjem gotovinom.
Učinak plaćanja gotovinom na zaposlenike
- Zaposlenici koji su plaćeni u gotovini koji nemaju zadržane poreze FICA, odbijena su zarada za socijalnu sigurnost koja bi se mogla upotrijebiti za izračunavanje njihovih potencijalnih socijalnih naknada.
- Isto tako, zaposlenici koji nisu "na platnom spisku" ne ispunjavaju uvjete za naknade radnika ili naknade za nezaposlene.
CPA Gail Rosen govori o plaćanju zaposlenika s gotovinom:
Plaćanje radnika ilegalno u gotovini može dovesti do ozbiljnih problema pored poreznih problema. Kada radnik "nije u knjigama", iznenada možete imati potencijalne obveze koje uistinu mogu biti katastrofalne.
Ako se radnik ozlijedi na poslu i nastavi u bolnici, pitat će se jesu li ozlijeđeni na poslu. Ako ozlijeđeni radnik odgovori da, tada će biti pokriveni naknadom radnika. Imate ozbiljne poteškoće, ako niste platili naknadu za radnike jer ste ih platili u gotovini. Isto vrijedi i za ne plaćanje u državni fond za invalidnost i nezaposlenost. Ako, na primjer, otpustite radnika i oni se prijavljuju za nezaposlenost, tada će vam revizori kucati na vrata.
Plaćanje djeteta, supružnika ili članova obitelji u gotovini
Plaće djece mlađe od 18 godina koji rade u vašem poslovanju podliježu istom porezu na odbitak, porez na plaće i zahtjeve za zapošljavanje kao i drugi zaposlenici. Ako zaposli svoju djecu, oni ne moraju biti podvrgnuti porezima FICA, ali njihova plaća mora biti prijavljena IRS-u. Pročitajte više o angažiranju vaše djece kao zaposlenika.
Unajmljivanje vašeg supružnika ili drugih članova obitelji da rade za vašu tvrtku i plaćanje gotovinom također mogu oduzeti tu osobu od socijalnih naknada.
I svi drugi gore navedeni problemi, uključujući vašu zakonsku odgovornost za prijavljivanje i plaćanje poreza na plaću, vrijede.
Plaćanje neovisnih dobavljača u gotovini
Mnoge tvrtke plaćaju ugovorne radnike (povremeni rad, ljetni radnici, dok plaćanja nezavisnim izvođačima imaju manje problema nego one zaposlenika, vrijedna su dva broja:
- Plaćanja radnicima ugovora moraju se godišnje prijaviti na obrascu 1099-MISC , i
- Morate potvrditi ID poreznog obveznika za samostalne poduzetnike; ako se ID poreznog obveznika ne može potvrditi, morate poduzeti zadržavanje zadržavanja iz plaće ugovaratelja.
Plaćanje gotovim novcem dobavljačima i drugima s kojima poslujete mora i dalje biti potkrijepljeno ako želite da se ta novčana plaćanja oduzmu kao troškovi na povratu poreza na tvrtku . Čak i male isplate u gotovini trebaju biti plaćene putem malog novčanog fonda , uz odgovarajuću dokumentaciju.