Kako se izrađuje i koristi zapisnik o zaradi zaposlenika
Zapisnik o zaradi zaposlenika bilježi kako se obračunava plaća zaposlenika za svako razdoblje plaćanja tijekom godine s tekućim ukupnim brojem.
Što je uključeno u zapisnik o zaradi zaposlenika
Zapisnik o zaradi zaposlenika uključuje sljedeće informacije i izračune za svaku plaću.
- Prvo, izračunava se bruto plaća , za zaposlenike koji rade po satu i za plaće.
- Zatim se izračunavaju savezni, državni i lokalni porezi po odbitku, na temelju bruto plaće. Savezni iznos poreza na dohodak izračunava se na osnovi W-4 obrasca zaposlenika .
- FICA porezne odbitke (socijalna sigurnost i Medicare) izračunavaju se na temelju bruto plaće.
- Uključene su i druge dobrovoljne odbitke.
- Ukupno zadržavanje i odbitci su ukupno.
- Bruto plaća izračunava se kao bruto plaća umanjena za ukupno zadržavanje i odbitke.
Primjer jedne linije iz zapisa zarade zaposlenika:
Ovo je jedan zapis, od jednog razdoblja plaćanja za jednog zaposlenika. Iznosi su se zadržali. Neto plaća je bruto plaća minus ukupno zadržavanje.
Zapisnik o zaradi zaposlenika
| Bruto plaća | Federalni porez na dohodak zadržan | Državni porez na dohodak zadržan | Porez FICA zadržan | Ukupno zadržan | Neto plaća |
| $ 850.00 | $ 170.00 | $ 65.02 | $ 25.99 | $ 261,01 | $ 588,99 |
Kako se koristi zapis o zaradi zaposlenika
Informacije o zapisu o zaradi zaposlenika imaju nekoliko svrha:
- Primarna svrha ovog zapisa je izračunavanje neto plaće zaposlenika (paycheck)
- Zapisnik se daje zaposleniku da pokaže kako su izračuni učinjeni, ukoliko zaposlenik ima pitanja.
- Zapis se koristi za praćenje svih zarada zaposlenika za godinu, kako bi se pripremio W-2 obrazac - godišnja plaća i porezna prijava - dane zaposleniku nakon kraja godine.
- Ukupni iznosi za sve zaposlenike za razdoblje plaćanja, za federalni, državni, kraj FICA porezne odbitke, unose se u obveze plaćanja računa, za potrebe izvještavanja za Obrazac 941 - tromjesečno izvješće poslodavca
- Račun za isplatu FICA poreza također se dodaje doprinosom poslodavca, koji odgovara zadržavanju zaposlenika. Dakle, u gornjem primjeru, i zaposlenik i poslodavac duguju 65,02 dolara za ovaj razdoblje plaćanja.
- Kombinirani ukupni iznos odbitka zaposlenika za poreze na dohodak i poreze FICA, kao i doprinos poslodavca na poreze FICA, obračunava se i šalje IRS-u.
- Ukupni iznosi za zadržavanje FICA-e prate, kako bi bili sigurni da se dio socijalne sigurnosti zaustavlja kada zaposlenik dosegne maksimum socijalne sigurnosti za godinu.
- Bruto plaća prati se da uključuje dodatni porez Medicare ako bruto plaća zaposlenika prelazi određeni iznos.
Ostale stavke koje mogu biti uključene u zapisnik o zaradi zaposlenika
Ime, adresa i broj socijalnog osiguranja zaposlenika,
Bračni status zaposlenika i broj izuzeća (iz obrasca W-4), u svrhu izračunavanja odbitka poreza na dohodak od strane savezne države.
Odbitke za dobrovoljne doprinose od strane zaposlenika na zdravstvene planove zaposlenika,
Odbitak za doprinose zaposlenika na 401 {(k) ili 403 (b) planove
Evidencije povlastica koje se isplaćuju zaposlenicima i način njihove utvrđivanja vrijednosti
Datumi zaposlenja za svakog zaposlenika
Posebna plaćanja, kao što su bolovanja, plaćanja paušalnih plaćanja, plaća za invalidnost i plaćanja životnog osiguranja.
Naknade za putnike zaposlenika , obroke i zabavu , ili dnevnice rashoda
Naknada za korištenje zaposlenika osobnog vozila u poslovne svrhe.
Sva plaćanja zaposlenicima i naknada zaposlenicima moraju se svrstati u zapisnik o zaradi zaposlenika, tako da se oni mogu ispravno zabilježiti za porezne svrhe na obrascu W-2.