5 koraka do poslovnog zapisa Održavanje sustava koji radi

Sustav CCRRA - snimanje, provjera, pregled, snimanje, djelovanje

Vjerojatno ste čuli izraz "Garbage In, Garbage Out". Ovaj izraz, izvorno primijenjen na računalni hardver i softver, također radi za financijsku stranu vašeg poslovanja. Ako želite uspjeti, morat ćete izraditi financijski sustav koji briše smeće i to vam daje točne i korisne informacije kako biste vidjeli kako radite i kako biste znali kada ćete reagirati na ove informacije.

Evo pet jednostavnih koraka u stvaranju jednostavnog sustava financijskog bilježenja : Snimanje, Provjera, Snimanje, Pregled, Djelovanje.

Prvo, PRIKAZITE podatke.

Ako nije, ne postoji. Kao što započnete svoje poslovanje, naviknite se na hvatanje sve, pa postaje automatski. "Snimanje" je najteži i najvažniji dio procesa; to je stvar formiranja navike prikupljanja informacija. Pratite svaku količinu koju potrošite za svoju tvrtku i svaki iznos koji unesete kao prodaju. Ne brinite u ovom trenutku da radiš nešto s informacijama. Samo budite sigurni da sve što uhvatite sadrži (a) opis stavke, (b) iznos i (c) datum.

Drugo, provjerite da su podaci potpun i točan.

Svakih dva tjedna provesti jedan sat kroz sve i provjeriti. Provjerite je li sve informacije koje ste spremni za snimanje.

Provjerite jeste li uključili datum i iznos, a dovoljno detalja o tome što vam je trošak za to možete točno snimiti. Na primjer, bilješka za "papir, 3,55 dolara, 7/12" možda nije dovoljno informacija. Koji je bio papir? Je li to bila novina koju ste kupili za ured? Ili si kupio komad papira za računalo?

Postavite određeno vrijeme za sastanak sa sobom na kraju drugog tjedna (svaki drugi petak, na primjer) kako biste provjerili sve. Nemojte dugo čekati; to češ čekati to učiniti, to će biti teže zapamtiti i prikupljati informacije.

Treće, ZAPISI informacije da je spremite.

Snimanje znači stavljanje financijskih podataka u korisni oblik. Nakon što je sve provjereno, prebacite ga svom knjigovcu na snimanje ili snimite ga sami. Učinite to mjesečno. Unesite podatke u proračunsku tablicu ili računovodstveni softver. Možda ćete također pronaći da on-line softver radi za vas, tako da vi i vaš knjigovođa mogu vidjeti informacije i raspravljati o njima. Samo budite sigurni da ste snimili svaki mjesec, tako da je možete pregledati.

Četvrto, konsolidirajte i pregledajte informacije.

Nakon što vaše financijske informacije bilježe svaki mjesec, ispišite četiri izvješća:

• bilance
• račun dobiti i gubitka (p & l)
• izvješće o starosti potraživanja i
• izvješće koje se plaća računi.

Za svako izvješće uključite usporedbu s istim izvješćima iz prethodnog mjeseca. Posebnu pozornost obratite posebnim informacijama unutar ovih izvješća.

Konačno, ACT, na temelju onoga što znate.

U većini slučajeva, "ACT" može značiti da ne radi ništa, ako sve izgleda dobro.

U drugim slučajevima, to može značiti izmjenu. Izradite "okidače okidača" gdje vas informacije tjeraju da djelujete. Evo nekoliko predloženih okidača:

1. Bilanca stanja . Ako vidite da se obveze povećavaju svaki mjesec za tri mjeseca (što vjerojatno znači da imovina i / ili troškovi također povećavaju), smanjite potrošnju.
2. Račun dobiti i gubitka . Ako vidite da se određeni trošak povećava kao postotak prodaje, zapitajte se zašto se povećava. Ako je povećanje potrebno, možda biste htjeli smanjiti potrošnju na ostale troškove kako biste zadržali svoju razinu zarade.
3. Starenje starosti potraživanja . Budite uvjerljivi u odlasku nakon spora platitelja. Što duže pustite dug neplaćeni, to je manje vjerojatno da ćete primiti novac. Postavite sustav zbirki, kao što sam prethodno raspravljala, kako biste bili sigurni da vam se odmah plaća i da polagani platitelji ne napuštaju pretpostavku da ne želite svoj novac.

1. Obveze prema dobavljačima . Platite što god možete što brže. Pokušajte platiti rano kako bi dobili popuste. Ako ne možete platiti sve svoje račune, platite one koje će vam nanijeti kazne ili koje će utjecati na vašu kreditnu rejting. Čak i ako je netko drugi odgovoran za plaćanje računa, vi ste osoba koja je u konačnici odgovorna za osiguravanje plaćanja poslovnih dugova.

Čak i ako niste upoznati s financijskim sustavima, trebali biste to moći postaviti i nastaviti s radom. Najteži dio prikuplja podatke. Nakon što formirate "naviku zbirke", naći ćete da će ostali zajedno s njom.

Zapamtite, CCRRA - Snimite financijske informacije za svoju tvrtku, provjerite svaki drugi tjedan, zabilježite i pregledajte informacije mjesečno, a zatim postupajte kako je potrebno kako bi se financijska situacija glatko mijenjala. Ako slijedite ovaj jednostavan sustav s pet koraka, smanjit ćete "smeće" i probleme koji dolaze s njim, a povećat ćete svoju financijsku situaciju.

Dobro organizirani financijski sustav zadržat će vaše poslovanje financijski održivim već dugi niz godina.