Koji troškovi zaposlenika trebaju platiti?
Najbolje je da se nadoknadite s povratom samo onih troškova koji su odobrili IRS kao odbitke od porezne prijave zaposlenika.
Prema IRS , deductible pokretnih troškova za zaposlenike uključuju samo
"razumni troškovi:
Premještanje kućanskih predmeta i osobnih stvari iz bivšeg doma u novi dom, i
Putovanje (uključujući smještaj) iz bivšeg doma u novi dom.
Naknade troškova koji se ne mogu odbiti uvijek su oporezivani zaposleniku, čak i ako se naknada može smatrati odgovornim planom (kao što je niže opisano).
Porezne posljedice naknada troškova prebacivanja zaposlenika
Općenito, svaka isplata koju ste uplatili zaposlenicima oporezuje se, a plaćanje troškova za zaposlenike smatra se oporezivom naknadom. Ali postoji način da se korist ne oporezuje zaposleniku.
Ako želite da troškovi zaposlenika budu neoporezivi za zaposlenika (IRS koristi izraz "izuzeti" od oporezivanja), morate ih platiti putem onoga što IRS zatraži kao odgovoran plan .
U tom slučaju, zaposlenik plaća troškove i nadoknađuje ih.
Da bi se ispunili kriteriji za izradu odgovornog plana, troškovi moraju biti specificirani i mogu biti plaćeni samo određeni troškovi. Troškovi moraju biti i za poslovnu namjenu.
Zaposlenik je morao platiti ili ostvariti odbitne troškove pri obavljanju usluga kao zaposlenik vaše tvrtke. Možda ćete morati dokumentirati da je potez potrebno za vašu tvrtku.
Postoje i neki računovodstveni postupci koji se moraju slijediti kako bi se planirao naknada
- Zaposlenik mora " adekvatno voditi računa o tim troškovima u razumnom roku". To znači da zaposlenik mora dati potvrdu o svim troškovima.
- Ako dajete zaposleniku predujam za ove troškove, zaposlenik mora vratiti višak novca u razumnom roku.
Na primjer, recimo da ste unaprijedili $ 5.000 za troškove prebacivanja i zaposlenik vam daje potvrde za 3.660 dolara. Zaposlenik vam mora dati provjeru za saldo (1.350 USD). Ako nisu ispunjeni svi kriteriji za odgovorni plan, plan nije odgovoran plan. I " naknade za neoporezive troškove " (zaposleniku) i naknade za razne ili neodređene troškove oporezuju se zaposleniku.
Da bi bilo apsolutno jasno: sve naknade zaposlenicima pod nepromjenjivim planom moraju se tretirati kao oporezive (uključujući zadržavanje), čak i ako je naknada za troškove koji se mogu odbiti zaposleniku. I sva plaćanja koja nisu potkrijepljena potvrdom, čak i ako su dio odgovornog plana, oporezuju se i podliježu zadržavanju.
Odbitak poreza na plaće za premještanje rashoda zaposlenicima
Ako su plaćanja izvršena prema kriterijima za izračun odgovornog plana i ispunjeni su svi potrebni uvjeti, plaćanja zaposlenicima za pokrivanje troškova ne podliježu zadržavanju.
Premještanje troškova koji nisu napravljeni prema kriterijima za odgovorni plan (opisani gore) podložni su zadržavanju poreza na savezne poreze na dohodak, poreza FICA (socijalna sigurnost i Medicare) i savezne nezaposlenosti.
Izvještavanje premještanja rashoda na obrascu W-2 zaposlenika
Ako naknada zaposleniku ispunjava sve uvjete odgovornog plana, kao što je gore opisano, ne morate uključiti ove naknade na zaposlenika W-2. Ako vam zaposlenik daje odgovarajuće računovodstvo troškova, ali višak se ne nadoknađuje, morat ćete provjeriti s vašom uslugom plaća ili pripremom poreza kako biste odredili kako prijaviti oporezive i neoporezive iznose. Morate prijaviti iznos ove naknade kada dovršite godišnje porezno izvješće W-2 za zaposlenika za prethodnu godinu.
Patriot Software pruža više pojašnjenja o tome kako se ovi troškovi upisuju na W-2 obrazac zaposlenika. Koristit ćemo gore navedeni primjer, gdje zaposlenik prima 5 000 dolara za troškove prijelaza, ima primitke za 3.660 dolara i zadržava preostalih 1.350 dolara. Iznos koji zaposlenik drži je oporeziv zaposleniku. Pretpostavljamo da se uplata obavlja prema zahtjevima za odgovorni plan, kako je gore opisano:
- Oporezivi iznos od 1.350 dolara uključen je u polje 1 W-2 (au polju 3, 5 i 16, ako ga oporezuje država ili grad).
- Federalni i državni porez na dohodak i FICA porezi moraju se izračunati za oporezive 1.350 dolara i uključeni u odgovarajuće okvire na W-2.
- Morate uključiti $ 3,660 (iznos koji je jednak potvrdjenoj vrijednosti (na primjer, neiskorišteni dio) u polje 12 obrasca W-2 pomoću koda "L."
Više pojedinosti o tome kako to funkcionira potražite u IRS publikaciji 15 (kružnica E).
Davanje zaposleniku dodatni novac za prebacivanje troškova
Neke tvrtke daju zaposlenicima određeni iznos za kretanje troškova, ovisno o vrsti kretanja i udaljenosti. Plaćanje se i dalje može odbiti vašem poslovanju kao poslovni trošak.
Ako želite davati novac zaposlenicima za troškove prebacivanja i neka zaposlenik odlučuje o tome kako će se taj novac potrošiti, imate besprijekoran plan prema propisima IRS-a. U tom slučaju, kao što je gore navedeno, ako ne želite da zaposlenik mora pokazati potvrde, sva plaćanja oporezuju se zaposleniku kao naknadu. Pored toga, porez na savez i porez na FICA mora se zadržati na plaćanju.
U tom slučaju možda biste htjeli dodati dodatni iznos plaćanja kako bi zaposleniku imao dodatne poreze koji se moraju platiti. To se zove "bruto up" ček, i to je učinjeno kako bi zaposleniku točan iznos plaćanja, nakon poreza.
Na primjer, ako plaćate zaposleniku 2.000 dolara u pokretnim troškovima, možete napraviti izračun bruto zarade da biste dobili više od 2.000 dolara za pokrivanje dodatnih poreza. Patriot Software ima bruto kalkulator koji vam može pomoći.
Troškovi koji se kreću od zaposlenika se odbijaju
Plaćanje troškova zaposlenih zaposlenika je odbitni poslovni trošak vašem poslovanju. Obračun troškova zaposlenika za zaposlenike trebao bi biti ograničen na one koje zaposlenik može odbiti na vlastitu poreznu prijavu. To znači samo troškove za premještanje kućanskih dobara i putnih troškova na novu lokaciju zaposlenika i njegove obitelji.
Obavještavanje zaposlenika o planu nadoknade troškovnih troškova
Kao i kod bilo koje druge naknade zaposlenicima, svi zaposlenici moraju biti tretirani isto. Možete postaviti kriterije za kvalifikaciju za plan prema vrsti zaposlenika (plaća prema satu, na primjer), ali ne možete dati jednom zaposleniku u istoj klasifikaciji više od ove koristi od drugog.
Uvijek je dobra ideja staviti ovu vrstu koristi u pisanom obliku i uključiti ga u svoje komunikacije s zaposlenicima. Vaš priručnik za zaposlenike ili priručnik o pravilima i postupcima dobro je mjesto za opisivanje plana. Nemojte zaboraviti uključiti informacije o poreznim posljedicama ove koristi.
Pomaganje zaposlenicima s njihovim smanjenjem troškova
Osim ako ste kvalificirani porezni pripremitelj , davanje poreznih savjeta zaposlenicima o odbitku poreza na dohodak nije dobra stvar za napraviti. Potaknite svoje zaposlenike da dobiju profesionalne porezne savjete ili koriste profesionalni porezni softver . Evo nekih stvari koje možete učiniti da biste zaposlenicima omogućili razumijevanje ove koristi za kretanje troškova i kako će to utjecati na njihove poreze:
- Dajte zaposlenicima paket za preseljavanje poslova koji objašnjava kako će i kada će troškovi premještanja biti nadoknađeni od strane vaše tvrtke.
- Dajte zaposlenicima priliku da promijene svoje zadržavanje (na obrascu W-4 ) na račun početne naknade za nadoknadu.