Saznajte više o odgovornim planovima za nadoknadu zaposlenih

Odgovorni plan je ugovor o naknadi za zaposlenike ili način naplate zaposlenika za poslovne troškove koji su u skladu s propisima IRS-a.

Ako vaša tvrtka ima odgovoran plan, naknada određenih poslovnih troškova nije oporeziva zaposleniku. Ako vaš plan za nadoknadu poslovanja nije u skladu sa zahtjevima IRS-a za odgovorni plan, ti se povrat plaćaju oporezivom zaposleniku, a takva plaćanja moraju biti odbijena od poreza na dohodak i poreza na dohodak.

Osim toga, vi kao poslodavac morate prijaviti ta plaćanja na obrascu W -2 zaposlenika.

Odgovorni planovi mogu uključivati ​​naknadu za niz različitih troškova zaposlenika, uključujući:

Odgovorni plan također mora uključivati ​​postupak koji zahtijeva od zaposlenika da poslodavcu vrate višak nadoknada (oni koji prelaze dopuštene iznose). Ako poslodavac postavlja i održava odgovorni plan, putni troškovi zaposlenika ne moraju se tretirati kao oporezivi dohodak.

Dopušteni zahtjevi za planom

Da bi vas IRS mogao smatrati "odgovornim planom", vaš aranžman mora sadržavati sve od sljedećeg:

  1. Troškovi moraju imati poslovnu vezu ; to jest, oni su morali platiti ili nastati prilikom obavljanja usluga kao zaposlenika.
  2. Zaposlenik mora odgovarajući račun poslodavcu platiti za te troškove u razumnom roku. Morate zahtijevati od zaposlenika da vam daju detaljne informacije o tim troškovima, uključujući datum, vrijeme, mjesto, iznos i poslovnu namjenu za trošak.
  1. Morate zahtijevati zaposlenika da vrati višak nadoknade u razumnom i određenom vremenskom razdoblju, ovisno o okolnostima

Ako se ne ispunjavaju sva tri navedena uvjeta, IRS određuje taj plan da ne bude odgovoran, a svi troškovi koje zaposlenik vraća vašem poslovanju oporezuju se zaposleniku.

Višak nadoknada

Višak nadoknade je naknada veća od dopuštenih iznosa. Ako zaposlenik ne vrati višak nadoknade u razumnom roku, ti višak iznosi se oporezuju zaposleniku. Najčešća okolnost bila bi slučaj u kojemu ćete davati zaposleniku unaprijed prije no što odlazi na putovanje, a troškovi za vrijeme putovanja su manji od iznosa unaprijed.

Razuman vremenski period za povrat višak nadoknada određuje IRS kao, na primjer:

Podnošenje odgovornog plana IRS-u

Ne, nema uvjet da pošaljete pisani plan IRS-u. Ali trebali biste dokazati da ste definirali svoje zahtjeve za naknadu zaposlenika za troškove. Trebat će vam nešto pisano da pokaže IRS-u da razumijete što je odgovoran plan i da svoj posao poslovate prema zahtjevima.

Prvo, te zahtjeve morate postaviti u pisanom obliku, kao dio vašeg pravila o zaposlenicima i postupcima.

Drugo, trebali biste dokumentirati sve transakcije s zaposlenicima za njihovu naknadu troškova, čuvajući evidenciju kako bi se pokazalo da su slijedili sve zahtjeve odgovornog plana.

Odgovorni plan utjecaj i porezi na poslovanje

Bez obzira na to jesu li ti troškovi izvršeni unutar odgovornog plana, to ne utječe izravno na vašu sposobnost odbijanja ovih troškova na povrat poreza na poslovanje. Ali još uvijek morate osigurati odgovarajuću dokumentaciju kako biste dokazali da su ti troškovi bili povezani s poslovanjem.

Primjerice, za naknade za putovanje možete oduzeti trošak na odgovarajućoj liniji na povrat poreza na posao. Na primjer, za troškove obroka i zabave, upotrijebite liniju 24b Rasporeda C (za vlasnike pojedinaca ili jednog člana tvrtke LLC).